① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、「アシロに関わる人を誰よりも深く幸せにすることで、よりよい社会の実現に貢献する」という企業理念の下、株主をはじめとする様々なステークホルダーの信頼に応えるとともに、公正で透明な意思決定を迅速に実現するべくコーポレート・ガバナンスの充実、強化に取り組んでおります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
ⅰ.企業統治の体制の概要
当社は、取締役会設置会社であり、かつ監査役会設置会社であります。併せて代表取締役社長が内部監査担当を指名して内部監査を実施することで、経営に対する監督の強化を図っております。
(取締役会)
当社の取締役会は、取締役6名(うち、社外取締役2名)で構成され、業務執行の最高意思決定機関であり、法令、定款及び当社諸規程に則り、経営に関する重要事項や業務執行の意思決定及び取締役の業務執行の監督を行っております。経営の意思決定を合理的かつ迅速に行うことを目的として、原則として毎月1回開催し、必要に応じて臨時取締役会を開催しております。取締役会の議長は代表取締役社長の中山博登であります。
取締役会の構成員につきましては、「(2)役員の状況 ① 役員一覧」に記載のとおりであります。
(監査役会)
当社の監査役会は、監査役3名(うち、社外監査役3名)で構成され、監査方針・計画の作成、監査の方法、監査業務の分担、監査費用の予算、及びその他監査役がその職務を遂行する上で必要と認めた事項について協議の上、決定しております。監査役会は、原則として毎月1回開催し、必要に応じて臨時監査役会を開催しております。監査役会の議長は、常勤監査役の田中一吉であります。
監査役は、取締役会及びその他の社内会議に出席するほか、各取締役及び重要な使用人との面談及び各事業部門に対する業務監査を通じて、取締役の職務執行について監査を行っております。
監査役会の構成員につきましては、「(2)役員の状況 ① 役員一覧」に記載のとおりであります。
(指名・報酬委員会)
当社は取締役候補者選任及び取締役の報酬等の決定プロセスの客観性や妥当性を確保することを目的として、取締役会の諮問機関として委員5名(うち、社外取締役2名、社外監査役3名)で構成される任意の指名・報酬委員会を設置しております。指名・報酬委員会の委員長は互選により1名の社外取締役が務めます。
(経営会議)
経営会議は、代表取締役社長、取締役、各部の統括責任者で構成され、また、監査役もこれに出席して意見を述べることができる会議体となっており、取締役会への付議予定事項及び報告予定事項について協議しております。また、取締役会が決定した経営の基本方針に基づいて、経営に関する重要事項について審議・決定を行うと共に、当該重要事項についての報告を受け、構成員間における情報共有を行っております。経営会議は、原則として毎月1回開催し、必要に応じて臨時経営会議を開催しております。議長は代表取締役社長が務めます。
(コンプライアンス委員会)
コンプライアンス委員会は、代表取締役社長、取締役、各部の統括責任者で構成され、また、監査役もこれに出席して意見を述べることができる会議体となっており、コンプライアンス・プログラムの策定、改廃及び実施状況のモニタリング、内部通報制度の利用状況や内部通報制度において判明した事態の処理方法等を協議し、決定しております。コンプライアンス委員会は、原則として四半期に1回開催し、必要に応じて臨時コンプライアンス委員会を開催しております。議長は代表取締役社長が務めます。
(会計監査人)
当社は、EY新日本有限責任監査法人と監査契約を締結し、適時適切な監査が実施されております。
(内部監査担当)
当社は、小規模組織であることから、内部監査の専門部署または専任の内部監査担当者を設置せず、管理部責任者(1名)が内部監査責任者として、管理部の担当者(1名)が管理部以外の内部監査を実施し、管理部以外の担当者(1名)が管理部に対する内部監査を実施しております。
当社のコーポレート・ガバナンス体制は以下のとおりであります。
(コーポレート・ガバナンス体制の図)
ⅱ.当該体制を採用する理由
当社は、持続的な成長と中長期的な企業価値の向上のためにはコーポレート・ガバナンスの強化が重要であると考えており、業務執行に対し、取締役会による監督と監査役による適法性監査の二重のチェック機能を持つ監査役会設置会社の体制を選択しております。その中で、コーポレート・ガバナンスの基本方針に掲げた経営の透明性・公正性・迅速性の維持・向上を図るために、取締役会の監督機能の強化を進めております。
具体的には、監査役会設置会社の体制のもと、独立した外部の視点からチェック体制の強化を図るため、監査役3名全員が社外監査役となっております。また、取締役会の監督機能の一層の強化を図るとともに、迅速な意思決定や機動的な業務執行を図るため、取締役6名のうち2名を社外取締役とするとともに、取締役の任期を1年としております。
さらに、経営の客観性・透明性を確保するため、任意の諮問機関として「指名・報酬委員会」を設置しており、社外取締役を委員長として客観性の向上を図っております。
③ 企業統治に関するその他の事項
a.内部統制システムの整備の状況
当社は、2018年4月16日開催の取締役会において「内部統制システムに関する基本方針」を決議しております。
また、子会社である株式会社trientの設立に伴い、子会社及び子会社を含めた企業集団に関する規定を追加するため、2020年4月15日開催の取締役会において、当該基本方針の改定の決議を行っており、この方針に基づいて、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制並びにその他会社の業務の適正を確保するための体制を整備し、改善に取り組んでおります。今後も環境の変化等に応じて適宜見直しを行い、より一層の改善・充実を図ってまいります。
(a)当社の取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制並びに当社及びその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するために必要な体制
・当社の取締役の職務の執行が法令及び定款に適合すること並びに当社及びその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するため、「コンプライアンス規程」等を定める。
・当社の取締役会は、定時取締役会を原則として毎月開催し、法令に定める職務の他、経営の基本方針・戦略その他重要な業務執行の決定を行う。
・当社の取締役会が取締役の職務の執行を監督する為、取締役は、職務執行の状況を取締役会に報告すると共に、他の取締役の職務執行を相互に監視する。
・当社の監査役は取締役会、経営会議その他重要な会議に出席し、取締役の職務執行状況を監視すると共に、コンプライアンス上の問題点等について意見交換を行う。
・当社及びその子会社は、健全な会社経営のため、「反社会的勢力対応規程」を定め、反社会的勢力とは決して関わりを持たず、また不当な要求には断固としてこれを拒絶する。
(b)当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・当社の取締役の職務の執行に係る情報(文書その他の関連資料及び電磁的媒体に記録されたものを含む)については、法令及び「文書管理規程」、「情報セキュリティ管理規程」等に従って適切に作成及び保存を行う。
・当社の取締役及び監査役は、常時これらの文書を閲覧できるものとする。
(c)当社及びその子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・当社は「リスク管理規程」を制定し、全社的なリスクの洗い出しと評価及びリスク対策課題の策定と防止に関する事項を四半期ごとに経営会議において審議の上、リスク管理最高責任者である社長に報告する。
・事故発生時には、その度合内容により、リスク管理最高責任者である社長の指示により対策本部を設置し、情報の収集や対応策の検討、関係機関との連絡等を含め、当該事故に対して適切かつ迅速に対処する。
・法務関連のリスクについて、当社の管理部において契約書の事前審査を行い、内容に応じて弁護士等の外部の専門家の助言を受け、適切に管理する。
(d)当社及びその子会社の使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・当社の管理部をコンプライアンス管理に関する所管部署とした「コンプライアンス規程」を制定するとともに、原則として四半期に一回の頻度でコンプライアンス委員会を開催し、コンプライアンス体制の維持・向上を図る。
・コンプライアンスに関する教育・研修を適宜開催し、コンプライアンス意識の維持・向上を図る。
・内部監査担当部門において、「内部監査規程」に基づき、各部門及び子会社における業務プロセスについて内部監査を実施し、不正の発見・防止と業務プロセスの改善指導を行う。
・内部通報制度を導入し、使用人等は、当社及びその子会社においてコンプライアンス違反行為が生じ、または生じようとしている事実を知った時は、社内外に設置した当窓口に通報することができる。
(e)当社及びその子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社の毎月の定時取締役会に加え、必要に応じて臨時取締役会を開催することにより、重要事項に対して迅速に対応する。
・当社及びその子会社の取締役及び各部門長を中心とする経営会議を原則として月1回開催し、業務の詳細な事項について協議すると共に、迅速な意思決定と柔軟な組織対応が可能な体制を構築する。
・「業務分掌規程」、「職務権限規程」等の規程を整備し、決裁権限を明確化することにより、経営活動における意思決定と実行の効率性を確保すると共に、責任の明確化を図る。
・業務の運営について、将来の事業環境を踏まえ、中期経営計画及び年度予算を立案しており、全社的な目標設定をもとに各部門においてその目標達成に向けた具体策を立案・実行する。
(f)当社及びその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・当社は、グループ全体の業務の円滑化を図り、関係会社を育成強化するとともに、相互の利益と発展をもたらすことを目的として「関係会社管理規程」を定める。
・当社は、「関係会社管理規程」に基づき、関係会社の業務執行上重要な事項は当社の取締役会における報告、審議事項としており、同会における審議を通じて企業集団における業務の適正性を確保する。
・当社内部監査人は、当社が関係会社を有する場合には、各関係会社に対しても定期的な監査を行う。
(g)当社の子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
・子会社の取締役等は、子会社の経営内容を的確に報告するため、その営業成績、財務状況その他の重要な情報について当社に報告もしくは書類を提出する。
・当社は、子会社のすべての役職員に、法令、定款、社内規程、社会一般の規範等、職務の執行にあたり遵守すべき具体的な事項について、コンプライアンスを確保するための体制を構築する。
・当社は、当社の内部監査人による内部監査を子会社に対して実施することにより、内部管理体制の適切性・有効性を評価並びに改善し、業務執行の適正性を確保する。
(h)監査役の職務を補助すべき使用人及びその独立性に関する事項
・監査役から、監査役が行う特定の監査業務の補助に従事させる使用人を求められた場合、監査役の職務を補助する者を、当社の使用人から任命するものとする。
・監査役の職務を補助する使用人の独立性確保の為、その任命・異動等人事に係る事項は、監査役の事前同意を得る。
・当該使用人が監査業務を補助するに当たり監査役から命令を受けた事項については、当該使用人は取締役及び上長の指揮・命令を受けない。
(i)当社の取締役及び使用人が監査役に報告する為の体制並びに子会社の取締役、監査役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が監査役に報告する為の体制及びその他監査役の監査が実効的に行われることを確保する為の体制
・当社の監査役は、取締役会、経営会議その他重要な会議に出席し、当社及びその子会社の取締役及び使用人から職務執行状況の報告を求めることができる。
・当社の取締役及び使用人並びに子会社の取締役、監査役及び使用人等は、法令に違反する事実、業務または業績に著しい影響を与えるおそれのある事実を発見したときには、当社の監査役に速やかに報告する。
・当社の取締役及び使用人並びに子会社の取締役、監査役及び使用人等は、当社の監査役から業務執行に関する状況の報告を求められた場合には、速やかに報告する。
・監査役に報告を行った者が、当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないことを確保する体制とする。
(j)当社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
・当社は、監査役がその職務の執行について、当社に対し、費用の前払い等の請求をしたときは、当該請求に係る費用または債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと証明された場合を除き、当該費用または債務を負担する。
(k)その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・当社の監査役会は、法令に従い、社外監査役を含み、公平かつ透明性を担保する。
・当社の監査役は、代表取締役と定期的に意見交換を行い、相互の意思疎通を図る。
・当社の監査役は、監査法人及び内部監査担当部門と定期的に情報交換を行い、相互連携を図る。
b.リスク管理体制の整備の状況
当社では、法令遵守体制の構築を目的として「コンプライアンス規程」を制定するとともに、原則として四半期に1回、コンプライアンス委員会を開催し、コンプライアンス体制の維持・向上を図っております。また、コンプライアンスに関する教育・研修を適宜開催し、全社的にコンプライアンス意識の維持・向上を図っております。
加えて、当社では、「リスク管理規程」を制定し、当社のリスクの洗い出しと評価及びリスク対策課題の策定と防止に関する事項を四半期ごとに経営会議において審議の上、リスク管理最高責任者である代表取締役社長に報告する体制を構築しております。
c.子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社は、子会社に取締役及び監査役を派遣し、当該取締役及び監査役が子会社における職務執行及び監督を行うことにより、子会社における取締役及び使用人の職務執行が法令及び定款に適合するように努めております。
また、当社は、子会社の業務活動全般も内部監査の対象とすることとしており、これにより子会社における不正を発見・防止する体制を整備しております。