有価証券届出書(新規公開時)
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社のミッションである「Matching, Change your business」の実現のためには、サービスの向上、業容拡大、持続的な成長と企業価値の向上が不可欠です。それらの達成のためにも、内部統制の有効性を高めるための環境を整備し、コーポレート・ガバナンスの充実を図ることが経営上の重要な課題と認識しており、コーポレート・ガバナンスが適切に機能する組織体制の構築に努めて参ります。また、自社のみならず、株主、顧客企業、取引先及び従業員等のステークホルダーの立場を尊重するとともに、法令遵守の徹底に努めていくことも重要と考えております。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
a.企業統治の体制の概要
当社のコーポレート・ガバナンス体制の概要は以下のとおりであります。
b.企業統治の体制の概要及び採用理由
イ 企業統治の体制の概要及び採用理由
当社は会社法に基づく機関として、株主総会、取締役会、監査役会及び会計監査人を設置するとともに、日常的に業務を監査する役割として、内部監査室を設置しております。取締役会が経営全般に対して監督機能を有するとともに、監査役会が、執行、経営に対する適法性及び妥当性の監査を行うことができ、また、各機関が相互に連携することによって、経営の健全性、効率性及び透明性を確保することができると認識しているため、現状の企業統治の体制を採用しております。
ロ 取締役会
取締役会は常勤取締役3名と非常勤の社外取締役2名で構成されております。取締役会は、原則として毎月1回定期的に開催され、経営の意思決定機関として、重要な経営事項の審議及び意思決定を行います。また、迅速な意思決定が必要な課題が生じた場合には、臨時取締役会を開催することになっております。取締役会には、全監査役が毎回出席し取締役の業務執行の状況の監査を行っております。
ハ 監査役及び監査役会
監査役会は、社外監査役3名で構成され、うち1名が常勤監査役であります。また、社外監査役のうち1名は弁護士の資格を有し、1名は公認会計士の資格を有しております。監査役会は、原則として毎月1回の定期的な開催に加え、重要な事項等が発生した場合、必要に応じ臨時監査役会を開催しております。監査役会では、法令・定款及び当社規程に基づき取締役会の意思決定の適法性について意見交換されるほか、常勤監査役からの取締役等の業務執行状況の報告を行い、監査役会としての意見を協議・決定しております。
監査役監査は常勤監査役を中心に年度監査計画に基づき実施しており、監査等を通じて発見された事項等については監査役会において協議されており、取締役会に対する監査指摘事項が提出されております。
ニ 会計監査人
当社は、有限責任 あずさ監査法人と監査契約を締結し、独立の立場から適時適切な監査を受けております。
ホ 内部監査室
当社の内部監査は、代表取締役社長が任命した内部監査責任者が、「内部監査規程」に基づき実施しております。また、内部監査と監査役会、会計監査人が監査を有効かつ効率的に進めるため適宜情報交換を行っており、効率的な監査に努めております。
へ 指名・報酬委員会
取締役の指名及び報酬の決定プロセスの透明性と適正性を高めることを目的に、取締役会の諮問機関として、指名・報酬委員会を設置しています。
指名・報酬委員会では、取締役会の諮問に応じて、取締役の選任及び解任に関する株主総会議案、取締役候補者の選任基準等の内容について審議の上、取締役会に対して答申し、また取締役会の諮問に応じて、取締役の報酬等に関する株主総会議案、取締役の報酬等の内容に係る決定に関する方針等の内容について審議の上、取締役会に答申いたします。
委員会は、社外取締役が委員長を務め人数は3名で構成しています。メンバーは、以下の通りです。
委員長:中村 恒一(社外取締役)、委員:佃 勇吾(社外取締役)、西森 康二(代表取締役社長)
ト コンプライアンス委員会・リスク管理委員会
当社の経営に悪影響を及ぼすおそれのあるリスクの低減及びコンプライアンス活動に必要な情報の共有を図るため、コンプライアンス委員会及びリスク管理委員会を設置しております。両委員会は、代表取締役社長 西森康二を委員長に、また、取締役 御子柴智美、取締役 天野竜人、社外取締役 中村恒一、社外取締役 佃勇吾、常勤監査役 清水有滋、社外監査役 長尾二郎及び社外監査役 南方美千雄を委員として構成されており、それぞれ四半期に1回開催しております。
当社の取締役会又は監査役会の構成メンバー及び出席メンバーは、以下の通りであります。
(◎:議長、〇:構成メンバー、△:出席メンバー)
③ 企業統治に関するその他の事項
a.内部統制システムの整備の状況
当社は、2020年3月10日開催の取締役会において、「内部統制システムに関する基本方針」を定める決議を行い、当該方針に基づき、内部統制システムの運用を行っております。当該方針で定めた体制及び事項は以下のとおりであります。
1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・取締役及び使用人は、社会倫理、法令、定款及び各種社内規程等を遵守するとともに、ポーターズ行動規範に基づき誠実かつ公正な行動に努める。
・取締役会は、取締役会規程、組織管理規程等の職務の執行に関する社内規程を整備し、使用人は定められた社内規程に従い業務を執行する。
・コンプライアンス規程に基づき、代表取締役社長を委員長とするコンプライアンス委員会を設置する。コンプライアンスの状況は定期的に開催されるコンプライアンス委員会を通じて、取締役、監査役及び各グループの責任者に対し報告を行う。各グループの責任者は、グループ固有のコンプライアンス上の課題を認識し、法令遵守体制の整備及び推進に努める。
・内部監査規程に基づき、代表取締役社長が直轄する内部監査室を設置し、各グループの業務執行やコンプライアンスの状況等について定期的に監査を実施し、その評価を代表取締役社長に報告する。
・内部通報制度を導入し、社内規則、法令違反行為及び企業倫理違反行為等の発生を未然に防ぐとともに、それらの行為が発生した場合には、迅速に情報を把握し、その対処に努める。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・取締役の職務の執行に係る記録文書、稟議書、その他の重要な情報については、文書又は電磁的媒体に記録し、文書管理規程、稟議規程等に基づき、適切に保存及び管理する。
・取締役及び監査役は、いつでもこれら保存された文書等を閲覧できる。
3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・取締役会は、当社企業グループに影響を及ぼす可能性のある、事業環境、事業内容、コンプライアンス、個人情報、サービス品質、セキュリティ及びシステムトラブル等の様々なリスクに対処するため、リスク管理規程を整備するとともに、リスクを定期的に見直す。
・リスク管理規程に基づきリスク管理委員会を設置する。リスクの識別及びその対応策の策定はリスク管理委員会が行い、取締役、監査役及び各グループの責任者に対して報告を行う。
・内部監査室は、各グループのリスク管理状況を監査し、その結果を代表取締役社長に報告する。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・毎月1回の定時取締役会を開催し、また、必要に応じて臨時取締役会を開催する。取締役会では、法令に定められた事項のほか、経営理念、経営方針、中期経営計画および年次予算を含めた経営目標の策定及び業務執行の監督等を行う。各グループにおいては、その目標達成に向け具体策を立案・実行する。
・各グループの責任者は、代表取締役社長の指示の下、取締役会決議および社内規程等に基づき自己の職務を執行する。
・各グループにおいては、組織管理規程に基づき権限の委譲を行い、責任の明確化を図ることで、業務の迅速性および効率性を確保する。
5.当社グループにおける業務の適正を確保するための体制
・当社は、関係会社の経営の自主独立を尊重しつつ、グループ経営の適正かつ効率的な運営に資するため「関係会社管理規程」を定める。
・子会社の経営については、その自主性を尊重しつつ、重要事項については当社への事前協議を行う。また、子会社の財務状況や業績状況等について報告を求める。
・監査役は、子会社に対して、重要書類の閲覧や重要会議への出席等を通じ、業務執行状況を定期的に監査する。また、当社の内部監査室が子会社の内部監査を行い、子会社の業務活動全般が適正に行われているか確認・指導を行う。
6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び使用人の取締役からの独立性に関する事項並びに当該使用人に対する監査役の指示の実効性の確保に関する事項
・監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合は、補助を行う使用人を配置する。
・監査役は、補助使用人の権限、補助使用人の属する組織、補助使用人の人事異動、人事評価等に対する監査役の同意権に係る事項等の明確化を図ることにより、補助使用人の独立性及び指示の実効性の確保に努める。
7.取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制
・取締役及び使用人は、法令及び規程に定められた事項のほか、監査役から報告を求められた事項について速やかに監査役に報告する。
・監査役は、重要な意思決定のプロセスや業務の執行状況を把握するため、取締役会等の重要な会議に出席し、必要に応じ稟議書等の重要な文書を閲覧し、取締役および使用人に説明を求めることができる。
・取締役及び使用人は、監査役に対して、法定の事項に加え、業務または業績に重大な影響を与える事項、内部監査の実施状況、内部通報制度による通報状況およびその内容を報告する体制を整備し、監査役の情報収集・交換が適切に行えるよう協力する。
8.監査役へ報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
・法令違反行為等の内部通報をした社員に対し、内部通報をしたことを理由としていかなる不利益をも課さないことを内部通報運用規程に明記し周知徹底する。
9.監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
・監査役の職務の執行に協力し監査の実効性を担保するために、監査費用のための予算を確保する。
10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・監査役は、内部監査室と連携を図り情報交換を行い、必要に応じて内部監査に立ち会うものとする。
・監査役は、法律上の判断を必要とする場合は、随時顧問法律事務所等に専門的な立場からの助言を受け、会計監査業務については、会計監査人に意見を求めるなど必要な連携を図る。
b.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方・措置
・反社会的勢力に対しては、毅然とした態度で臨み、反社会的勢力との一切の関係を遮断、排除するとともに、不当な要求を断固として拒否するものとすることを基本方針とし、これを各種社内規程等に明文化する。また、取引先がこれらと関わる個人、企業、団体等であることが判明した場合には取引を解消する。
・管理部門を反社会的勢力に係る対応についての所管部署と位置付け、情報の一元管理・蓄積等を行う。また、役員および使用人が基本方針を遵守するよう教育体制を構築するとともに、反社会的勢力による被害を防止するための対応方法等を整備し周知を図る。
・反社会的勢力による不当要求が発生した場合には、警察、暴力追放運動推進センター、顧問弁護士等の外部専門機関の協力を要請し、有事の際の協力体制を構築する。
c.リスク管理体制の整備の状況
当社は、持続的な成長を確保するために「リスク管理規程」及び「コンプライアンス規程」を定めており、リスク管理及びコンプライアンスの統括を目的とした、リスク管理委員会及びコンプライアンス委員会をそれぞれ年4回開催し、全社的なリスク管理体制の強化を図っております。
当社のミッションである「Matching, Change your business」の実現のためには、サービスの向上、業容拡大、持続的な成長と企業価値の向上が不可欠です。それらの達成のためにも、内部統制の有効性を高めるための環境を整備し、コーポレート・ガバナンスの充実を図ることが経営上の重要な課題と認識しており、コーポレート・ガバナンスが適切に機能する組織体制の構築に努めて参ります。また、自社のみならず、株主、顧客企業、取引先及び従業員等のステークホルダーの立場を尊重するとともに、法令遵守の徹底に努めていくことも重要と考えております。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
a.企業統治の体制の概要
当社のコーポレート・ガバナンス体制の概要は以下のとおりであります。
b.企業統治の体制の概要及び採用理由
イ 企業統治の体制の概要及び採用理由
当社は会社法に基づく機関として、株主総会、取締役会、監査役会及び会計監査人を設置するとともに、日常的に業務を監査する役割として、内部監査室を設置しております。取締役会が経営全般に対して監督機能を有するとともに、監査役会が、執行、経営に対する適法性及び妥当性の監査を行うことができ、また、各機関が相互に連携することによって、経営の健全性、効率性及び透明性を確保することができると認識しているため、現状の企業統治の体制を採用しております。
ロ 取締役会
取締役会は常勤取締役3名と非常勤の社外取締役2名で構成されております。取締役会は、原則として毎月1回定期的に開催され、経営の意思決定機関として、重要な経営事項の審議及び意思決定を行います。また、迅速な意思決定が必要な課題が生じた場合には、臨時取締役会を開催することになっております。取締役会には、全監査役が毎回出席し取締役の業務執行の状況の監査を行っております。
ハ 監査役及び監査役会
監査役会は、社外監査役3名で構成され、うち1名が常勤監査役であります。また、社外監査役のうち1名は弁護士の資格を有し、1名は公認会計士の資格を有しております。監査役会は、原則として毎月1回の定期的な開催に加え、重要な事項等が発生した場合、必要に応じ臨時監査役会を開催しております。監査役会では、法令・定款及び当社規程に基づき取締役会の意思決定の適法性について意見交換されるほか、常勤監査役からの取締役等の業務執行状況の報告を行い、監査役会としての意見を協議・決定しております。
監査役監査は常勤監査役を中心に年度監査計画に基づき実施しており、監査等を通じて発見された事項等については監査役会において協議されており、取締役会に対する監査指摘事項が提出されております。
ニ 会計監査人
当社は、有限責任 あずさ監査法人と監査契約を締結し、独立の立場から適時適切な監査を受けております。
ホ 内部監査室
当社の内部監査は、代表取締役社長が任命した内部監査責任者が、「内部監査規程」に基づき実施しております。また、内部監査と監査役会、会計監査人が監査を有効かつ効率的に進めるため適宜情報交換を行っており、効率的な監査に努めております。
へ 指名・報酬委員会
取締役の指名及び報酬の決定プロセスの透明性と適正性を高めることを目的に、取締役会の諮問機関として、指名・報酬委員会を設置しています。
指名・報酬委員会では、取締役会の諮問に応じて、取締役の選任及び解任に関する株主総会議案、取締役候補者の選任基準等の内容について審議の上、取締役会に対して答申し、また取締役会の諮問に応じて、取締役の報酬等に関する株主総会議案、取締役の報酬等の内容に係る決定に関する方針等の内容について審議の上、取締役会に答申いたします。
委員会は、社外取締役が委員長を務め人数は3名で構成しています。メンバーは、以下の通りです。
委員長:中村 恒一(社外取締役)、委員:佃 勇吾(社外取締役)、西森 康二(代表取締役社長)
ト コンプライアンス委員会・リスク管理委員会
当社の経営に悪影響を及ぼすおそれのあるリスクの低減及びコンプライアンス活動に必要な情報の共有を図るため、コンプライアンス委員会及びリスク管理委員会を設置しております。両委員会は、代表取締役社長 西森康二を委員長に、また、取締役 御子柴智美、取締役 天野竜人、社外取締役 中村恒一、社外取締役 佃勇吾、常勤監査役 清水有滋、社外監査役 長尾二郎及び社外監査役 南方美千雄を委員として構成されており、それぞれ四半期に1回開催しております。
当社の取締役会又は監査役会の構成メンバー及び出席メンバーは、以下の通りであります。
(◎:議長、〇:構成メンバー、△:出席メンバー)
| 役職名 | 氏名 | 取締役会 | 監査役会 |
| 代表取締役社長 | 西森 康二 | ◎ | - |
| 取締役副社長 | 御子柴 智美 | 〇 | - |
| 取締役 | 天野 竜人 | 〇 | - |
| 社外取締役(非常勤) | 中村 恒一 | 〇 | - |
| 社外取締役(非常勤) | 佃 勇吾 | 〇 | - |
| 常勤監査役 | 清水 有滋 | △ | ◎ |
| 社外監査役(非常勤) | 長尾 二郎 | △ | 〇 |
| 社外監査役(非常勤) | 南方 美千雄 | △ | 〇 |
③ 企業統治に関するその他の事項
a.内部統制システムの整備の状況
当社は、2020年3月10日開催の取締役会において、「内部統制システムに関する基本方針」を定める決議を行い、当該方針に基づき、内部統制システムの運用を行っております。当該方針で定めた体制及び事項は以下のとおりであります。
1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・取締役及び使用人は、社会倫理、法令、定款及び各種社内規程等を遵守するとともに、ポーターズ行動規範に基づき誠実かつ公正な行動に努める。
・取締役会は、取締役会規程、組織管理規程等の職務の執行に関する社内規程を整備し、使用人は定められた社内規程に従い業務を執行する。
・コンプライアンス規程に基づき、代表取締役社長を委員長とするコンプライアンス委員会を設置する。コンプライアンスの状況は定期的に開催されるコンプライアンス委員会を通じて、取締役、監査役及び各グループの責任者に対し報告を行う。各グループの責任者は、グループ固有のコンプライアンス上の課題を認識し、法令遵守体制の整備及び推進に努める。
・内部監査規程に基づき、代表取締役社長が直轄する内部監査室を設置し、各グループの業務執行やコンプライアンスの状況等について定期的に監査を実施し、その評価を代表取締役社長に報告する。
・内部通報制度を導入し、社内規則、法令違反行為及び企業倫理違反行為等の発生を未然に防ぐとともに、それらの行為が発生した場合には、迅速に情報を把握し、その対処に努める。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・取締役の職務の執行に係る記録文書、稟議書、その他の重要な情報については、文書又は電磁的媒体に記録し、文書管理規程、稟議規程等に基づき、適切に保存及び管理する。
・取締役及び監査役は、いつでもこれら保存された文書等を閲覧できる。
3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・取締役会は、当社企業グループに影響を及ぼす可能性のある、事業環境、事業内容、コンプライアンス、個人情報、サービス品質、セキュリティ及びシステムトラブル等の様々なリスクに対処するため、リスク管理規程を整備するとともに、リスクを定期的に見直す。
・リスク管理規程に基づきリスク管理委員会を設置する。リスクの識別及びその対応策の策定はリスク管理委員会が行い、取締役、監査役及び各グループの責任者に対して報告を行う。
・内部監査室は、各グループのリスク管理状況を監査し、その結果を代表取締役社長に報告する。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・毎月1回の定時取締役会を開催し、また、必要に応じて臨時取締役会を開催する。取締役会では、法令に定められた事項のほか、経営理念、経営方針、中期経営計画および年次予算を含めた経営目標の策定及び業務執行の監督等を行う。各グループにおいては、その目標達成に向け具体策を立案・実行する。
・各グループの責任者は、代表取締役社長の指示の下、取締役会決議および社内規程等に基づき自己の職務を執行する。
・各グループにおいては、組織管理規程に基づき権限の委譲を行い、責任の明確化を図ることで、業務の迅速性および効率性を確保する。
5.当社グループにおける業務の適正を確保するための体制
・当社は、関係会社の経営の自主独立を尊重しつつ、グループ経営の適正かつ効率的な運営に資するため「関係会社管理規程」を定める。
・子会社の経営については、その自主性を尊重しつつ、重要事項については当社への事前協議を行う。また、子会社の財務状況や業績状況等について報告を求める。
・監査役は、子会社に対して、重要書類の閲覧や重要会議への出席等を通じ、業務執行状況を定期的に監査する。また、当社の内部監査室が子会社の内部監査を行い、子会社の業務活動全般が適正に行われているか確認・指導を行う。
6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び使用人の取締役からの独立性に関する事項並びに当該使用人に対する監査役の指示の実効性の確保に関する事項
・監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合は、補助を行う使用人を配置する。
・監査役は、補助使用人の権限、補助使用人の属する組織、補助使用人の人事異動、人事評価等に対する監査役の同意権に係る事項等の明確化を図ることにより、補助使用人の独立性及び指示の実効性の確保に努める。
7.取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制
・取締役及び使用人は、法令及び規程に定められた事項のほか、監査役から報告を求められた事項について速やかに監査役に報告する。
・監査役は、重要な意思決定のプロセスや業務の執行状況を把握するため、取締役会等の重要な会議に出席し、必要に応じ稟議書等の重要な文書を閲覧し、取締役および使用人に説明を求めることができる。
・取締役及び使用人は、監査役に対して、法定の事項に加え、業務または業績に重大な影響を与える事項、内部監査の実施状況、内部通報制度による通報状況およびその内容を報告する体制を整備し、監査役の情報収集・交換が適切に行えるよう協力する。
8.監査役へ報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
・法令違反行為等の内部通報をした社員に対し、内部通報をしたことを理由としていかなる不利益をも課さないことを内部通報運用規程に明記し周知徹底する。
9.監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
・監査役の職務の執行に協力し監査の実効性を担保するために、監査費用のための予算を確保する。
10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・監査役は、内部監査室と連携を図り情報交換を行い、必要に応じて内部監査に立ち会うものとする。
・監査役は、法律上の判断を必要とする場合は、随時顧問法律事務所等に専門的な立場からの助言を受け、会計監査業務については、会計監査人に意見を求めるなど必要な連携を図る。
b.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方・措置
・反社会的勢力に対しては、毅然とした態度で臨み、反社会的勢力との一切の関係を遮断、排除するとともに、不当な要求を断固として拒否するものとすることを基本方針とし、これを各種社内規程等に明文化する。また、取引先がこれらと関わる個人、企業、団体等であることが判明した場合には取引を解消する。
・管理部門を反社会的勢力に係る対応についての所管部署と位置付け、情報の一元管理・蓄積等を行う。また、役員および使用人が基本方針を遵守するよう教育体制を構築するとともに、反社会的勢力による被害を防止するための対応方法等を整備し周知を図る。
・反社会的勢力による不当要求が発生した場合には、警察、暴力追放運動推進センター、顧問弁護士等の外部専門機関の協力を要請し、有事の際の協力体制を構築する。
c.リスク管理体制の整備の状況
当社は、持続的な成長を確保するために「リスク管理規程」及び「コンプライアンス規程」を定めており、リスク管理及びコンプライアンスの統括を目的とした、リスク管理委員会及びコンプライアンス委員会をそれぞれ年4回開催し、全社的なリスク管理体制の強化を図っております。