有価証券報告書-第59期(平成31年4月1日-令和2年3月31日)
(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンス(企業統治)に関する基本的な考え方
当社は、企業経営の透明性及びコーポレート・ガバナンスの有効的機能が求められていることを十分に認識しております。経営環境の変化に迅速に対応できる組織体制と株主及び当社の置かれた社会的立場を重視した公正・公明な経営システムを構築し、維持することを最重要課題としております。具体的には、適時適切な情報開示に努め経営の透明性を高め、ステークホルダーとの円滑な関係を構築するとともに、コンプライアンス体制の強化を図りながら意思決定と業務執行が適切に行われるよう、適正かつ効率的な取締役会の運営に努め、コーポレート・ガバナンスの実効性を高めるとともに最適な企業組織のあり方を追求して、株主及び他の利害関係者の期待に応えてまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社は監査役会設置会社であります。企業統治の基本的な体制としましては、取締役会が重要な意思決定と経営の監督を行うほか、各監査役が監査室・会計監査人と連携し、業務執行の監視を行っています。主たる機関は、以下のとおりです。
a.取締役会
取締役会は、代表取締役社長 下島和光を議長とし、代表取締役専務 笠井義彦、常務取締役 下島公明、常務取締役 下島雅幸、取締役 小野寺仁、取締役 川原利治、社外取締役 梅野勉、社外取締役 岩崎剛幸を構成員としています。取締役会は、グループ全体の視野に立った経営の基本方針及び経営の重要な意思決定と業務執行を指揮監督する役割を担っており、開催頻度は、月1回を原則としております。社外取締役は、取締役会での意思決定の妥当性・適正性を確保するため意見等を述べるなど経営監視機能を強化する役割を担っています。
b.指名報酬委員会
取締役会によるガバナンスを強化すべく、2018年3月期からは任意の委員会として指名報酬委員会を設置いたしました。指名報酬委員会は、社外取締役 梅野勉を議長とし、代表取締役社長 下島和光、社外取締役 岩崎剛幸、社外監査役 佐藤裕一、社外監査役 榎本峰夫を構成員としており、開催頻度は月1回を原則としております。指名報酬委員会は、後継者計画を含む役員人事のほか、役員報酬、経営陣人材の育成等の基本方針等について議論を行っています。
c.監査役会
監査役会は、常勤監査役 古橋孝夫を議長とし、常勤監査役 肥田耕一、社外監査役 佐藤裕一、社外監査役 榎本峰夫を構成員としています。監査役会は、客観的な立場から取締役の職務の執行を監視・検証し、定期的に代表取締役と意見交換を行うとともに、内部監査部門や会計監査人と連携を図りながら、各部門及び当社グループ各社からのヒヤリングや社内書類の閲覧等を行い、取締役及び執行役員等の職務の執行の妥当性、効率性を幅広く検証しております。
d.執行役員会
当社は執行役員制度を導入しています。執行役員制度導入の目的は、経営の意思決定・監督機能と業務執行機能との分離により経営効率化を推進し、権限を移譲することで業務執行上の意思決定の迅速化及び業務執行の効率化を図ることにあります。執行役員の業務執行の相互調整は、取締役会を補佐する協議機関であります執行役員会が行っております。
執行役員会は、代表取締役社長 下島和光を議長とし、代表取締役専務 笠井義彦、常務取締役 下島公明、常務取締役 下島雅幸、取締役 小野寺仁、取締役 川原利治、上席執行役員 下島謙司、執行役員 加藤吉信、執行役員 服部進吉、執行役員 島田浩一、執行役員 大貫学、執行役員 渡辺昭一を構成員としています。執行役員会は、当社及び当社グループに関する業務執行の相互調整を主に行っており、開催頻度は、月2回を原則としております。
e.内部統制委員会
当社は、内部統制とリスク管理の重要性に鑑み、内部統制委員会を設置しております。
内部統制委員会は、代表取締役社長 下島和光を議長とし、代表取締役専務 笠井義彦、常務取締役 下島公明、常務取締役 下島雅幸、取締役 小野寺仁、取締役 川原利治、上席執行役員 下島謙司、執行役員 加藤吉信、執行役員 服部進吉、執行役員 島田浩一、執行役員 大貫学、執行役員 渡辺昭一を構成員としており、開催頻度は四半期に1回を原則としています。内部統制委員会では、コンプライアンスのほか、衛生管理、品質管理、情報セキュリティ等、内部統制・リスク管理に関する情報共有を行っています。
現状の体制を採用する理由は、職務に精通した業務執行取締役及び執行役員により意思決定や業務執行を行い経営の実効性を確保しつつ、取締役の職務執行を監督・監視する体制を構築し経営監視機能を強化することにより、客観的視点からのコーポレート・ガバナンスの強化を図るところにあります。
さらに、財務報告に係る内部統制をはじめリスク管理やコンプライアンス活動に基づく体制整備により、適法性・妥当性について合理的な判断を行う体制としています。加えて、業務執行部門から独立した内部監査部門による定期的な監査と検証の実施により、善管注意義務違反や違法行為等に関して防止する体制を採っております。
③ 企業統治に関するその他の事項
a.内部統制システムの整備の状況
会社法第362条第4項第6号並びに会社法施行規則第100条第1項及び第3項に定める「株式会社の業務の適正を確保するために必要な体制の整備」について、取締役会において下記のとおり基本方針を定めております。なお、当事業年度においては、同基本方針に従いリスク管理体制の充実強化を図るなど内部統制システムの整備を進めてまいりました。さらに、見直し等を行ってまいります。
現行実施しておりますコーポレート・ガバナンスの体制を図示しますと以下のとおりであります。
※1 社外取締役2名就任、両名とも独立役員として届出
※2 社外監査役2名就任、両名とも独立役員として届出
※3 取締役及び執行役員で構成
※4 代表取締役、社外取締役及び社外監査役で構成
内部統制システムの基本方針は次のとおりであります。
(ⅰ)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンスの推進活動に係る基本的事項であるコンプライアンス基本規程と取締役をはじめ全従業員の規範や基準であるコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を制定し、コンプライアンスの徹底を図ります。
・社長を委員長とする内部統制委員会を設置し、その構成員として内部統制委員会より指名された各部門長を配置しています。また、コンプライアンス担当役員を設置し、内部統制委員会の中でコンプライアンスに係る項目の審議をしております。
・企業活動に関する法令を洗い出し、リスク評価を行い予防措置、対処方法、是正手段を検討します。
・監査役により関連規程と監査基準に基づく独立した立場からの客観的な監査役監査を実施します。
・社外取締役2名を選任し、事業に関するアドバイス及び取締役等の職務遂行のモニタリングが実施される体制を整え、業務執行に対する監督の強化を図り、役員の指名や報酬決定においてその意見を尊重します。
・取締役会の評価を実施し、その運営の適正を図ります。
(ⅱ)取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・株主総会議事録、取締役会議事録、執行役員会議事録、決裁申請書、稟議書その他の職務の執行に係る文書等の情報は、文書管理規程にしたがい保存及び管理を行います。なお、機密文書については、各部署が重要性の高い文書を指定機密文書として適切な利用並びに管理を行います。
・情報システム管理規程に加えて情報セキュリティ管理規程を制定し、情報セキュリティ委員会を設置して、財務諸表の作成に資することはもとより情報システムに関する電子情報全般の管理体制の確立を行うとともに、個人情報保護規程を制定し、個人情報保護方針の周知と個人情報の管理を徹底します。
・マイナンバーに関しても、安全管理体制の確保に努めます。
(ⅲ)損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・担当部署または内部統制委員会において、与信リスク、安全衛生リスク等、ビジネス活動で直面するリスクの特定、評価、対応を含めたリスクマネジメントを推進し、リスクに対応した基準やマニュアル等の策定を行います。その活動の概要は定期的に取締役会へ報告します。
・災害等(地震、火災、新型インフルエンザ、その他)に起因する緊急事態については、危機管理規程にしたがい災害対策本部を設置して、各部署に委員を配置します。また、首都圏直下型地震に備え、人命の安全確保及び事業早期再開の取り組みに関するマニュアルを策定しています。
・内部者取引防止規程(インサイダー取引防止)により、社内情報管理の強化を図るとともに未然に防止し、証券市場における信頼を確保することに努めます。また、インサイダー取引防止のため幹部従業員等への研修をします。
・情報システム管理規程及び個人情報保護規程、情報セキュリティ管理規程に基づき、情報漏洩リスク及び情報セキュリティの全社的管理・統括を実行します。
・反社会的取引防止規程並びに反社会的勢力対応マニュアルを制定し、防止に必要な社内体制や手続きについて定め、社会規範を尊重して良識ある企業活動を心がけます。
・品質管理規程を制定するとともに、品質管理委員会を設置して、製品安全法令等を順守し、商品品質管理を適切に実施します。
・子会社等は関係会社管理規程により、重要な契約の締結、重要な投融資等は子会社等からの要請により当社で内容審議し、損失の危機の抑制を図ることとしています。
・監査室を中心とする内部監査を実施することにより、各部門での損失・危険の拡大防止を図ります。
(ⅳ)取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社は原則、取締役会を毎月1回、また、取締役等で構成する執行役員会を月2回開催し、業務の全般的執行方針及び重要な業務の実施等に関し多面的な検討を経て適切に決定するため、協議や報告を行います。
・業務の効率的運用や責任体制の確立とともに、執行役員制の実効性を確保するため、組織規程、業務分掌規程、職務権限規程、職務権限基準等、取締役会付議基準や決裁手続きを定めています。
・中期経営方針に基づき、中期経営計画の策定及び各部門長方針を策定し、定めた方法により経営計画の進捗状況の確認や経営目標の達成度向上を図ります。
・執行役員制度を導入し取締役会における決定事項に基づいて、代表取締役のもと執行役員は業務執行を迅速に遂行する体制を整えています。
・企業統治を強化し、企業価値の維持と向上を図るべく、社外役員を中心に構成される指名報酬委員会を設置し、取締役の指名・報酬については同委員会に諮問し、その答申を受けたうえで決定します。
(ⅴ)使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンス基本規程と全従業員の規範や基準であるコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を制定して、全従業員がルールを順守し誠実かつ公正に業務遂行するようコンプライアンスの徹底を図ります。
・当社及び子会社等の全従業員に規範や基準を明確にするため、当社のコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を配布し常時見られるようにしています。
・各部門は、企業活動に関連する法令を洗い出し、リスク評価を実施し予防措置、対処方法、是正手段を検討します。
・企業取引の公正化をより進行させることで、下請法(下請代金支払遅延等防止法)マニュアルの整備を図り順守しています。
・就業規則等により、営業秘密の漏洩防止を図ります。また、ストレスチェックの着実な実施により、従業員のメンタルヘルスの確保を図ります。
・業務執行部門から独立した内部監査部門が、各部署の業務プロセス等を定期的に監査し、業務活動の有効性、適法性、社内規程の順守等に関する検証を行っています。監査結果や改善の要否を社長へ報告するとともに、改善指導事項を各部門へ通知し、各部門は是正を行います。
・コンプライアンス担当部署、内部監査部門は、平素より監査役と連携し、全社のコンプライアンス体制及びコンプライアンス上の問題の有無を調査・検討します。
・従業員等が、法令順守上疑義のある行為等について直接情報提供が行えるように、社内通報規定に基づき相談・通報窓口を設置しています。
・子会社等は、コンプライアンスに係る諸規程を制定し、子会社等の社長及び各部門長が実行します。
(ⅵ)当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・子会社等に対する統一的な管理事項を定めた関係会社管理規程を制定するとともに、管理部署は子会社等が行う重要事項に関して承認基準を制定しこれに基づいて実行します。子会社等の取締役等は、同規程に基づき、毎四半期単位に経営状況と今後の方針等を当社の取締役等へ報告します。
・出向規程に基づき、常勤・非常勤に係らず子会社等の取締役または監査役として本社従業員等を派遣し業務及び会計の状況を定常的に監督します。
・企業集団の業務運営状況を把握しその改善を図るため、内部監査規程に基づき業務執行部門から独立した内部監査部門が各子会社等の内部監査を実施するとともに財務報告の信頼性及び業務の適正を確保することを目指します。
・子会社等は短期利益計画を立案し、これを当社の取締役会にて審議・承認することにより、子会社等の取締役等の職務の実効性を高めます。子会社等の取締役は、経営計画との齟齬が生じた場合、毎月の会議体及び幹部従業員とのコミュニケーション等により計画修正し職務遂行を図ります。
・子会社等の従業員等に対して規範や基準を明確にするため、子会社等においてもコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を順守します。
・子会社等との取引については、基本契約や社内規程等に基づき市場価格によって適切に行います。
・子会社等の従業員等が、法令順守上疑義のある行為等について直接情報提供が行えるように子会社等においても相談・通報窓口を設置します。
(ⅶ)監査役がその職務の補助をすべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制
・監査役からの要請に基づき、監査役の職務を補助するために必要な要員を配置します。
(ⅷ)前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項
・監査役の職務を補助する使用人に対しては、当社の他の部署に属さないこととし独立した対応を確保します。
・監査役補助員の独立性は、取締役会の指揮命令系統には属さず、監査役の職務の補助にあたり監査役補助員に対する人事異動・人事評価・懲戒処分その他人事上の措置は、監査役会の承認を得ます。
(ⅸ)監査役の職務の執行について生ずる費用の前払または償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
・監査役の職務執行上必要な費用は請求により会社は速やかに支払うものとします。
(ⅹ)取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
・内部監査部門が実施した内部監査の結果や内部統制委員会・コンプライアンス委員会等の活動状況について監査役に報告します。また、監査役が追加監査の必要性を認めたときは、追加監査の実施または業務改善等の施策の実施を求めることができます。
・社内通報規定に基づく相談・通報制度により、経営幹部等の不正が通報された場合は、速やかに監査役に報告します。
・取締役及び使用人は、監査役から業務執行に関する事項の報告を求められた場合には、速やかに報告しなければなりません。
・子会社等の取締役会またはこれに準ずる会議体に出席した当社の非常勤役員等がコンプライアンス等に係る事項を監査役に報告します。
・子会社等を監査する際、当社の監査役は監査対象項目としてコンプライアンスに係る項目も監査・確認します。
・子会社等についても、公益通報者保護法に基づき、社内通報規定を制定し社内通報を行った従業員等に対して不利益な取扱をしないこと並びに個人情報保護は担保しています。
(xi)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・監査役及び監査役会は、監査の実施にあたり、内部監査部門及び会計監査人と連携することができるほか、取締役会・執行役員会等の重要な会議に出席することができ、その場において必要な意見を述べ、または説明を求めることができます。
・監査役は社長並びに取締役、内部監査部門及び会計監査人とともに、意思疎通を図るため定期的に意見交換会を開催します。
・監査役は会計監査人を監視及び検証し、会計監査人の独立性を確保するとともに会計監査人の監査報告について独自に報告を受けられます。
(xii)財務報告に係る内部統制
・金融商品取引法において、財務報告に係る信頼性を確保するため財務報告に係る内部統制の有効性評価が義務付けられております。当社において文書化やフローチャート等整備を行いました結果、財務報告に係る内部統制は有効であり重要な不備や欠陥はないと自己評価しております。
なお、前12項に係る社内規程、規定、制度、マニュアル、手続き等は各担当部門において継続的に見直し、必要に応じて改廃、制定、改善等を行います。
b.リスク管理体制の整備の状況
当社は、事業を取り巻く様々なリスクに対応し、企業価値を維持・向上させるために的確な管理・実践が可能となることを目的にリスク評価を行い、リスク軽減に取り組む優先順位を協議いたしました。
社長を委員長とし関係部門の執行責任者を委員とする内部統制委員会を設置し、内部統制システムと併行してリスク管理方針の徹底と当該リスク対応を主管する部門によるリスク管理プログラムの実施をしています。そして、内部監査部門による有効性評価と経営者の見直しでPDCA(Plan-Do-Check-Act)のサイクルをまわすマネジメントを構築しております。
内部統制委員会の下にコンプライアンス委員会、環境プロジェクト、品質管理委員会等を位置付け、リスク管理に関する網羅性を確保しております。また、これらの委員会活動の基本となるコンプライアンス基本規程、シモジマグループ行動指針(行動羅針盤)、反社会的取引防止規程、それに伴う反社会的勢力対応マニュアルの制定、危機管理規程、情報セキュリティ管理規程、品質管理規程、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)マニュアルの整備、首都圏直下型地震に備え、人命の安全確保及び事業早期再開の取り組みに関するマニュアルを策定しています。
c.社外取締役及び社外監査役との責任限定契約締結の内容
当社と社外取締役2名及び社外監査役2名は、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく損害賠償責任の限度額は、法令の規定する額としております。
d.取締役の選任決議要件
(ⅰ)取締役の定数
当社の取締役は15名以内とする旨を定款で定めております。
(ⅱ)取締役の選任方法
当社は取締役の選任決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨及びその選任決議は累積投票によらないものとする旨を定款に定めております。
e.株主総会決議事項を取締役会で決議することができる事項
(ⅰ)自己の株式の取得
当社は、機動的な資本政策を遂行できるよう、会社法第165条第2項の規定に基づき、取締役会の決議をもって自己の株式を取得することができる旨を定款で定めております。
(ⅱ)中間配当
当社は、株主の皆様への利益還元の機会の充実を図るため、取締役会の決議により毎年9月30日を基準日として中間配当を実施することができる旨を定款に定めております。
f.株主総会の特別決議要件
当社は、株主総会の円滑な運営を図るため、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。
① コーポレート・ガバナンス(企業統治)に関する基本的な考え方
当社は、企業経営の透明性及びコーポレート・ガバナンスの有効的機能が求められていることを十分に認識しております。経営環境の変化に迅速に対応できる組織体制と株主及び当社の置かれた社会的立場を重視した公正・公明な経営システムを構築し、維持することを最重要課題としております。具体的には、適時適切な情報開示に努め経営の透明性を高め、ステークホルダーとの円滑な関係を構築するとともに、コンプライアンス体制の強化を図りながら意思決定と業務執行が適切に行われるよう、適正かつ効率的な取締役会の運営に努め、コーポレート・ガバナンスの実効性を高めるとともに最適な企業組織のあり方を追求して、株主及び他の利害関係者の期待に応えてまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社は監査役会設置会社であります。企業統治の基本的な体制としましては、取締役会が重要な意思決定と経営の監督を行うほか、各監査役が監査室・会計監査人と連携し、業務執行の監視を行っています。主たる機関は、以下のとおりです。
a.取締役会
取締役会は、代表取締役社長 下島和光を議長とし、代表取締役専務 笠井義彦、常務取締役 下島公明、常務取締役 下島雅幸、取締役 小野寺仁、取締役 川原利治、社外取締役 梅野勉、社外取締役 岩崎剛幸を構成員としています。取締役会は、グループ全体の視野に立った経営の基本方針及び経営の重要な意思決定と業務執行を指揮監督する役割を担っており、開催頻度は、月1回を原則としております。社外取締役は、取締役会での意思決定の妥当性・適正性を確保するため意見等を述べるなど経営監視機能を強化する役割を担っています。
b.指名報酬委員会
取締役会によるガバナンスを強化すべく、2018年3月期からは任意の委員会として指名報酬委員会を設置いたしました。指名報酬委員会は、社外取締役 梅野勉を議長とし、代表取締役社長 下島和光、社外取締役 岩崎剛幸、社外監査役 佐藤裕一、社外監査役 榎本峰夫を構成員としており、開催頻度は月1回を原則としております。指名報酬委員会は、後継者計画を含む役員人事のほか、役員報酬、経営陣人材の育成等の基本方針等について議論を行っています。
c.監査役会
監査役会は、常勤監査役 古橋孝夫を議長とし、常勤監査役 肥田耕一、社外監査役 佐藤裕一、社外監査役 榎本峰夫を構成員としています。監査役会は、客観的な立場から取締役の職務の執行を監視・検証し、定期的に代表取締役と意見交換を行うとともに、内部監査部門や会計監査人と連携を図りながら、各部門及び当社グループ各社からのヒヤリングや社内書類の閲覧等を行い、取締役及び執行役員等の職務の執行の妥当性、効率性を幅広く検証しております。
d.執行役員会
当社は執行役員制度を導入しています。執行役員制度導入の目的は、経営の意思決定・監督機能と業務執行機能との分離により経営効率化を推進し、権限を移譲することで業務執行上の意思決定の迅速化及び業務執行の効率化を図ることにあります。執行役員の業務執行の相互調整は、取締役会を補佐する協議機関であります執行役員会が行っております。
執行役員会は、代表取締役社長 下島和光を議長とし、代表取締役専務 笠井義彦、常務取締役 下島公明、常務取締役 下島雅幸、取締役 小野寺仁、取締役 川原利治、上席執行役員 下島謙司、執行役員 加藤吉信、執行役員 服部進吉、執行役員 島田浩一、執行役員 大貫学、執行役員 渡辺昭一を構成員としています。執行役員会は、当社及び当社グループに関する業務執行の相互調整を主に行っており、開催頻度は、月2回を原則としております。
e.内部統制委員会
当社は、内部統制とリスク管理の重要性に鑑み、内部統制委員会を設置しております。
内部統制委員会は、代表取締役社長 下島和光を議長とし、代表取締役専務 笠井義彦、常務取締役 下島公明、常務取締役 下島雅幸、取締役 小野寺仁、取締役 川原利治、上席執行役員 下島謙司、執行役員 加藤吉信、執行役員 服部進吉、執行役員 島田浩一、執行役員 大貫学、執行役員 渡辺昭一を構成員としており、開催頻度は四半期に1回を原則としています。内部統制委員会では、コンプライアンスのほか、衛生管理、品質管理、情報セキュリティ等、内部統制・リスク管理に関する情報共有を行っています。
現状の体制を採用する理由は、職務に精通した業務執行取締役及び執行役員により意思決定や業務執行を行い経営の実効性を確保しつつ、取締役の職務執行を監督・監視する体制を構築し経営監視機能を強化することにより、客観的視点からのコーポレート・ガバナンスの強化を図るところにあります。
さらに、財務報告に係る内部統制をはじめリスク管理やコンプライアンス活動に基づく体制整備により、適法性・妥当性について合理的な判断を行う体制としています。加えて、業務執行部門から独立した内部監査部門による定期的な監査と検証の実施により、善管注意義務違反や違法行為等に関して防止する体制を採っております。
③ 企業統治に関するその他の事項
a.内部統制システムの整備の状況
会社法第362条第4項第6号並びに会社法施行規則第100条第1項及び第3項に定める「株式会社の業務の適正を確保するために必要な体制の整備」について、取締役会において下記のとおり基本方針を定めております。なお、当事業年度においては、同基本方針に従いリスク管理体制の充実強化を図るなど内部統制システムの整備を進めてまいりました。さらに、見直し等を行ってまいります。
現行実施しておりますコーポレート・ガバナンスの体制を図示しますと以下のとおりであります。
※1 社外取締役2名就任、両名とも独立役員として届出※2 社外監査役2名就任、両名とも独立役員として届出
※3 取締役及び執行役員で構成
※4 代表取締役、社外取締役及び社外監査役で構成
内部統制システムの基本方針は次のとおりであります。
(ⅰ)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンスの推進活動に係る基本的事項であるコンプライアンス基本規程と取締役をはじめ全従業員の規範や基準であるコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を制定し、コンプライアンスの徹底を図ります。
・社長を委員長とする内部統制委員会を設置し、その構成員として内部統制委員会より指名された各部門長を配置しています。また、コンプライアンス担当役員を設置し、内部統制委員会の中でコンプライアンスに係る項目の審議をしております。
・企業活動に関する法令を洗い出し、リスク評価を行い予防措置、対処方法、是正手段を検討します。
・監査役により関連規程と監査基準に基づく独立した立場からの客観的な監査役監査を実施します。
・社外取締役2名を選任し、事業に関するアドバイス及び取締役等の職務遂行のモニタリングが実施される体制を整え、業務執行に対する監督の強化を図り、役員の指名や報酬決定においてその意見を尊重します。
・取締役会の評価を実施し、その運営の適正を図ります。
(ⅱ)取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・株主総会議事録、取締役会議事録、執行役員会議事録、決裁申請書、稟議書その他の職務の執行に係る文書等の情報は、文書管理規程にしたがい保存及び管理を行います。なお、機密文書については、各部署が重要性の高い文書を指定機密文書として適切な利用並びに管理を行います。
・情報システム管理規程に加えて情報セキュリティ管理規程を制定し、情報セキュリティ委員会を設置して、財務諸表の作成に資することはもとより情報システムに関する電子情報全般の管理体制の確立を行うとともに、個人情報保護規程を制定し、個人情報保護方針の周知と個人情報の管理を徹底します。
・マイナンバーに関しても、安全管理体制の確保に努めます。
(ⅲ)損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・担当部署または内部統制委員会において、与信リスク、安全衛生リスク等、ビジネス活動で直面するリスクの特定、評価、対応を含めたリスクマネジメントを推進し、リスクに対応した基準やマニュアル等の策定を行います。その活動の概要は定期的に取締役会へ報告します。
・災害等(地震、火災、新型インフルエンザ、その他)に起因する緊急事態については、危機管理規程にしたがい災害対策本部を設置して、各部署に委員を配置します。また、首都圏直下型地震に備え、人命の安全確保及び事業早期再開の取り組みに関するマニュアルを策定しています。
・内部者取引防止規程(インサイダー取引防止)により、社内情報管理の強化を図るとともに未然に防止し、証券市場における信頼を確保することに努めます。また、インサイダー取引防止のため幹部従業員等への研修をします。
・情報システム管理規程及び個人情報保護規程、情報セキュリティ管理規程に基づき、情報漏洩リスク及び情報セキュリティの全社的管理・統括を実行します。
・反社会的取引防止規程並びに反社会的勢力対応マニュアルを制定し、防止に必要な社内体制や手続きについて定め、社会規範を尊重して良識ある企業活動を心がけます。
・品質管理規程を制定するとともに、品質管理委員会を設置して、製品安全法令等を順守し、商品品質管理を適切に実施します。
・子会社等は関係会社管理規程により、重要な契約の締結、重要な投融資等は子会社等からの要請により当社で内容審議し、損失の危機の抑制を図ることとしています。
・監査室を中心とする内部監査を実施することにより、各部門での損失・危険の拡大防止を図ります。
(ⅳ)取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社は原則、取締役会を毎月1回、また、取締役等で構成する執行役員会を月2回開催し、業務の全般的執行方針及び重要な業務の実施等に関し多面的な検討を経て適切に決定するため、協議や報告を行います。
・業務の効率的運用や責任体制の確立とともに、執行役員制の実効性を確保するため、組織規程、業務分掌規程、職務権限規程、職務権限基準等、取締役会付議基準や決裁手続きを定めています。
・中期経営方針に基づき、中期経営計画の策定及び各部門長方針を策定し、定めた方法により経営計画の進捗状況の確認や経営目標の達成度向上を図ります。
・執行役員制度を導入し取締役会における決定事項に基づいて、代表取締役のもと執行役員は業務執行を迅速に遂行する体制を整えています。
・企業統治を強化し、企業価値の維持と向上を図るべく、社外役員を中心に構成される指名報酬委員会を設置し、取締役の指名・報酬については同委員会に諮問し、その答申を受けたうえで決定します。
(ⅴ)使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンス基本規程と全従業員の規範や基準であるコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を制定して、全従業員がルールを順守し誠実かつ公正に業務遂行するようコンプライアンスの徹底を図ります。
・当社及び子会社等の全従業員に規範や基準を明確にするため、当社のコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を配布し常時見られるようにしています。
・各部門は、企業活動に関連する法令を洗い出し、リスク評価を実施し予防措置、対処方法、是正手段を検討します。
・企業取引の公正化をより進行させることで、下請法(下請代金支払遅延等防止法)マニュアルの整備を図り順守しています。
・就業規則等により、営業秘密の漏洩防止を図ります。また、ストレスチェックの着実な実施により、従業員のメンタルヘルスの確保を図ります。
・業務執行部門から独立した内部監査部門が、各部署の業務プロセス等を定期的に監査し、業務活動の有効性、適法性、社内規程の順守等に関する検証を行っています。監査結果や改善の要否を社長へ報告するとともに、改善指導事項を各部門へ通知し、各部門は是正を行います。
・コンプライアンス担当部署、内部監査部門は、平素より監査役と連携し、全社のコンプライアンス体制及びコンプライアンス上の問題の有無を調査・検討します。
・従業員等が、法令順守上疑義のある行為等について直接情報提供が行えるように、社内通報規定に基づき相談・通報窓口を設置しています。
・子会社等は、コンプライアンスに係る諸規程を制定し、子会社等の社長及び各部門長が実行します。
(ⅵ)当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・子会社等に対する統一的な管理事項を定めた関係会社管理規程を制定するとともに、管理部署は子会社等が行う重要事項に関して承認基準を制定しこれに基づいて実行します。子会社等の取締役等は、同規程に基づき、毎四半期単位に経営状況と今後の方針等を当社の取締役等へ報告します。
・出向規程に基づき、常勤・非常勤に係らず子会社等の取締役または監査役として本社従業員等を派遣し業務及び会計の状況を定常的に監督します。
・企業集団の業務運営状況を把握しその改善を図るため、内部監査規程に基づき業務執行部門から独立した内部監査部門が各子会社等の内部監査を実施するとともに財務報告の信頼性及び業務の適正を確保することを目指します。
・子会社等は短期利益計画を立案し、これを当社の取締役会にて審議・承認することにより、子会社等の取締役等の職務の実効性を高めます。子会社等の取締役は、経営計画との齟齬が生じた場合、毎月の会議体及び幹部従業員とのコミュニケーション等により計画修正し職務遂行を図ります。
・子会社等の従業員等に対して規範や基準を明確にするため、子会社等においてもコンプライアンス企業行動指針及びその実施要綱(行動羅針盤)を順守します。
・子会社等との取引については、基本契約や社内規程等に基づき市場価格によって適切に行います。
・子会社等の従業員等が、法令順守上疑義のある行為等について直接情報提供が行えるように子会社等においても相談・通報窓口を設置します。
(ⅶ)監査役がその職務の補助をすべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制
・監査役からの要請に基づき、監査役の職務を補助するために必要な要員を配置します。
(ⅷ)前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項
・監査役の職務を補助する使用人に対しては、当社の他の部署に属さないこととし独立した対応を確保します。
・監査役補助員の独立性は、取締役会の指揮命令系統には属さず、監査役の職務の補助にあたり監査役補助員に対する人事異動・人事評価・懲戒処分その他人事上の措置は、監査役会の承認を得ます。
(ⅸ)監査役の職務の執行について生ずる費用の前払または償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
・監査役の職務執行上必要な費用は請求により会社は速やかに支払うものとします。
(ⅹ)取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
・内部監査部門が実施した内部監査の結果や内部統制委員会・コンプライアンス委員会等の活動状況について監査役に報告します。また、監査役が追加監査の必要性を認めたときは、追加監査の実施または業務改善等の施策の実施を求めることができます。
・社内通報規定に基づく相談・通報制度により、経営幹部等の不正が通報された場合は、速やかに監査役に報告します。
・取締役及び使用人は、監査役から業務執行に関する事項の報告を求められた場合には、速やかに報告しなければなりません。
・子会社等の取締役会またはこれに準ずる会議体に出席した当社の非常勤役員等がコンプライアンス等に係る事項を監査役に報告します。
・子会社等を監査する際、当社の監査役は監査対象項目としてコンプライアンスに係る項目も監査・確認します。
・子会社等についても、公益通報者保護法に基づき、社内通報規定を制定し社内通報を行った従業員等に対して不利益な取扱をしないこと並びに個人情報保護は担保しています。
(xi)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・監査役及び監査役会は、監査の実施にあたり、内部監査部門及び会計監査人と連携することができるほか、取締役会・執行役員会等の重要な会議に出席することができ、その場において必要な意見を述べ、または説明を求めることができます。
・監査役は社長並びに取締役、内部監査部門及び会計監査人とともに、意思疎通を図るため定期的に意見交換会を開催します。
・監査役は会計監査人を監視及び検証し、会計監査人の独立性を確保するとともに会計監査人の監査報告について独自に報告を受けられます。
(xii)財務報告に係る内部統制
・金融商品取引法において、財務報告に係る信頼性を確保するため財務報告に係る内部統制の有効性評価が義務付けられております。当社において文書化やフローチャート等整備を行いました結果、財務報告に係る内部統制は有効であり重要な不備や欠陥はないと自己評価しております。
なお、前12項に係る社内規程、規定、制度、マニュアル、手続き等は各担当部門において継続的に見直し、必要に応じて改廃、制定、改善等を行います。
b.リスク管理体制の整備の状況
当社は、事業を取り巻く様々なリスクに対応し、企業価値を維持・向上させるために的確な管理・実践が可能となることを目的にリスク評価を行い、リスク軽減に取り組む優先順位を協議いたしました。
社長を委員長とし関係部門の執行責任者を委員とする内部統制委員会を設置し、内部統制システムと併行してリスク管理方針の徹底と当該リスク対応を主管する部門によるリスク管理プログラムの実施をしています。そして、内部監査部門による有効性評価と経営者の見直しでPDCA(Plan-Do-Check-Act)のサイクルをまわすマネジメントを構築しております。
内部統制委員会の下にコンプライアンス委員会、環境プロジェクト、品質管理委員会等を位置付け、リスク管理に関する網羅性を確保しております。また、これらの委員会活動の基本となるコンプライアンス基本規程、シモジマグループ行動指針(行動羅針盤)、反社会的取引防止規程、それに伴う反社会的勢力対応マニュアルの制定、危機管理規程、情報セキュリティ管理規程、品質管理規程、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)マニュアルの整備、首都圏直下型地震に備え、人命の安全確保及び事業早期再開の取り組みに関するマニュアルを策定しています。
c.社外取締役及び社外監査役との責任限定契約締結の内容
当社と社外取締役2名及び社外監査役2名は、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく損害賠償責任の限度額は、法令の規定する額としております。
d.取締役の選任決議要件
(ⅰ)取締役の定数
当社の取締役は15名以内とする旨を定款で定めております。
(ⅱ)取締役の選任方法
当社は取締役の選任決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨及びその選任決議は累積投票によらないものとする旨を定款に定めております。
e.株主総会決議事項を取締役会で決議することができる事項
(ⅰ)自己の株式の取得
当社は、機動的な資本政策を遂行できるよう、会社法第165条第2項の規定に基づき、取締役会の決議をもって自己の株式を取得することができる旨を定款で定めております。
(ⅱ)中間配当
当社は、株主の皆様への利益還元の機会の充実を図るため、取締役会の決議により毎年9月30日を基準日として中間配当を実施することができる旨を定款に定めております。
f.株主総会の特別決議要件
当社は、株主総会の円滑な運営を図るため、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。
10年以上蓄積したファイナンスデータとAIを掛け合わせて、投資の意思決定を加速させるポジションです。
