有価証券報告書-第70期(令和2年4月1日-令和3年3月31日)

(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、経営の透明性、企業倫理の確立、社会的信頼の確保、経営環境変化に迅速に対応できる組織体制の構築等、株主重視の公正な経営システム維持をコーポレート・ガバナンスの基本的な考え方としております。
監査等委員会設置会社を採用し、議決権を持つ監査等委員である社外取締役を置くことにより、コーポレート・ガバナンスの一層の強化と経営の効率化を図っております。また、株主、取引先、地域社会等、当社を取り巻くステークホルダーの信頼と期待に応えるため、タイムリーディスクローズの徹底に努めております。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社は取締役会及び監査等委員会を設置し、取締役9名(うち監査等委員4名)を選任しております。取締役のうち4名は社外取締役であり、全員が監査等委員であります。また、執行役員制度を採用し、責任・権限の明確化と迅速な業務執行が図れる体制を執っております。
取締役会は、原則月1回定時取締役会(必要に応じて臨時取締役会)を開催し、法令・定款・取締役会規程に則った付議事項の決定及び業務遂行状況の報告を行っております。構成員の氏名は、「(2)役員の状況 ①役員一覧」に記載のとおりであり、議長は代表取締役社長である郡司勝美が務めております。
また、取締役会を補完する機関として、常勤取締役及び執行役員等からなる経営戦略会議を原則週1回開催し、定款の定めにより取締役会から委任された重要な業務執行の決定、経営リスクに関する状況報告、営業状況等の実務的な審議・検討が行われ、迅速な経営の意思決定ができる体制となっております。
監査等委員会は、原則月1回開催され、内部監査部門である監査室から報告された事項を中心に、モニタリング監査を実施しております。また、監査等委員会は、必要に応じて代表取締役社長及び他の取締役と随時に情報交換及び認識共有を図り、監査の実効性を確保しております。構成員の氏名は、「(2)役員の状況 ①役員一覧」に記載のとおりであり、議長は委員長である川又 肇が務めております。
③ 企業統治に関するその他の事項
当社は、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他会社の業務の適正を確保するための体制(内部統制システム整備に関する基本方針)について、取締役会において以下のとおり決議しております。
(1)当社グループの取締役及び使用人の職務の執行が法令・定款に適合することを確保するための体制
a.取締役会は、コンプライアンス体制にかかる行動規範を制定し、取締役及び使用人が法令・定款、社会規範を遵守した行動をとるとともに、社内へその内容を周知徹底する。
b.監査室は、「内部監査規程」に基づく内部監査を実施し、会社の業務が法令・定款及び社内規程に則して適正かつ妥当に実施されているかについて調査・検証し、その結果を社長及び監査等委員会に報告する。
c.経営企画本部は、「ヘルプライン規則」に基づき、法令違反その他コンプライアンス違反の未然防止及び早期発見のための通報・相談窓口となり、その内容を社長及び監査等委員会に報告する。
(2)当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
a.経営企画本部は、「文書管理規程」に基づき、次に定める文書(電磁的記録を含む)を関連資料とともに保存する。
株主総会議事録、取締役会議事録、その他経営に関する会議議事録、取締役を最終決裁者とする起案書及び契約書、その他文書管理規程に定める文書類
b.前項に定める文書は、保存媒体に応じて適切かつ確実に検索性の高い状態で保存管理することとし、必要に応じて閲覧可能な状態を維持する。
(3)当社グループの損失の危険の管理に関する規程その他の体制
a.「リスク管理基本規程」及び「危機管理細則」を定め、リスク管理体制を構築する。
b.不測の事態が発生した場合には、社長を本部長とする対策本部を設置し、外部アドバイザー等と連携して迅速な対応を行い、損害の拡大を防止しこれを最小限に止める体制を整える。
(4)当社グループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
a.取締役会を毎月開催するほか、取締役会を補完する機関として経営戦略会議を毎週開催し、営業状況の実務的な検討や職務執行に関する報告等、経営環境変化への対応と迅速な意思決定ができる体制をとる。
b.「取締役会規程」「職務分掌規程」「職務権限規程」において、各職位に分掌する職務権限とその行使手続きを明確に定め、職務執行の効率化を図る。
(5)当社グループにおける業務の適正を確保するための体制
a.「共同紙販ホールディングス行動規範」をグループ会社も共有し、法令・定款、社会規範を遵守した行動をとる。
b.当社は、グループ会社から定期的に業務報告を受け、必要に応じて適切なサポートを行い、グループ全体の経営効率化を推進する。
c.監査室は、グループ会社の内部監査を実施し、その結果を社長及び監査等委員会に報告する。
(6)監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項、当該取締役及び使用人の監査等委員以外の取締役からの独立性に関する事項、当該取締役及び使用人に対する監査等委員会の指示の実効性の確保に関する事項
a.監査等委員会の監査が実効的かつ円滑に執行されるために監査室がその業務の補助を行い、監査等委員会の職務を補完する。
b.監査等委員会の補助を行う使用人について、その人事異動・懲戒処分等は、監査等委員会の事前の同意を得なければならないものとする。
(7)監査等委員会への報告に関する体制及び報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制
a.監査等委員は、重要な意思決定の過程及び業務の執行状況を把握するため、必要に応じて取締役会以外の重要な会議に出席することができる。
b.取締役及び使用人は、法令等の違反行為等、当社又は当社グループに対し損害を及ぼす恐れのある事実について、監査等委員会に対して速やかに報告するものとする。
c.監査等委員会は、その職務執行上報告を受ける必要があると判断した事項について、取締役及び使用人に報告を求めることができる。
d.当社は、監査等委員会への報告を行った取締役及び使用人に対し、当該報告を行ったことを理由として不利な取り扱いを行うことを禁止する。
(8)監査等委員の職務の執行について生じる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査等委員がその職務の執行について生じる費用の前払い又は償還等の請求をしたときは、担当部署において審議の上、当該費用又は債務が監査等委員の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
(9)その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査等委員会は、必要に応じて監査等委員以外の取締役及び使用人からの個別ヒアリングの機会を設けるとともに、社長、会計監査人とそれぞれ適宜に意見交換を行う。
(10)反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及び排除に向けた体制
a.「共同紙販ホールディングス行動規範」において、反社会的勢力及び団体との関係拒絶について明記し断固とした姿勢で臨むことを基本方針とする。
b.反社会的勢力からの不当要求に対する窓口を総務企画部と定め、情報収集や他企業との情報交換に努める。また、有事に備えて、「反社会的勢力排除に向けた取組」及び「反社会的勢力対応マニュアル」を整備するとともに、警察、顧問弁護士との連携を強化する。
会社の機関・内部統制の関係図

(11)責任限定契約の概要
当社は、会社法第427条第1項の規定に基づき、業務執行を行わない取締役との間で、会社法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結することができる旨を定款に規定しており、現在、社外取締役である4名と契約を締結しております。なお、当該契約に基づく損害賠償責任限度額は法令が定める額であります。
(12)役員等賠償責任保険契約の内容の概要
当社は、保険会社との間で、当社の取締役(当事業年度中に在任していたものを含む。)を被保険者とする、会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を締結しており、保険料は全額当社が負担しております。当該保険契約の内容の概要は、被保険者である対象取締役が、その職務の執行に関し責任を負うこと、または当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずることのある損害を当該保険契約により保険会社が補填するものであり、1年毎に契約更新しております。なお、次回更新時には同内容での更新を予定しております。
(13)取締役の定数
当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)8名以内、監査等委員である取締役5名以内とする旨定款に定めております。
(14)取締役の選任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とを区別して、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨定款に定めております。
また、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとする旨定款に定めております。
(15)株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
(16)自己の株式の取得
当社は、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議をもって、自己の株式を取得することができる旨定款に定めております。これは、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、市場取引等により自己の株式を取得することを目的とするものであります。
(17)剰余金の配当等の決定機関
当社は、剰余金の配当等会社法第459条第1項各号に定める事項について、法令に別段の定めのある場合を除き、株主総会の決議によらず取締役会の決議により定める旨定款に定めております。これは、剰余金の配当等を取締役会の権限とすることにより、株主への機動的な利益還元を行うことを目的とするものであります。