有価証券報告書

(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、激しく変化する経営環境に柔軟に対応できるように経営体制を確立し、経営の透明性と効率性を高めることによって、株主・顧客・取引先・従業員等のステークホルダーの期待に応え、円滑な関係の維持構築と継続的な企業価値の増大に努めることをコーポレート・ガバナンスの基本的な考え方としております。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社は、監査役設置会社であり、業務執行の機動性を確保し、執行責任の明確化を図るため、執行役員制度を導入しています。
取締役会は、取締役5名(うち社外取締役1名)で構成され、原則として月1回の定例取締役会と、必要に応じて臨時取締役会を開催しています。中長期的な企業価値向上に向けて、経営戦略・経営計画の策定や重要な業務執行の意思決定を行うとともに、取締役や執行役員の業務執行の監督や評価、内部統制やリスク管理体制の体制整備等を担当します。
議長:代表取締役社長 目黒俊治
構成員:井関廉浩、岡田礼信、大竹 修、社外取締役 藏田和樹
監査役会は、監査役3名(うち社外監査役3名)で構成され、原則として月1回開催しております。各監査役は取締役会等の重要な会議に出席するほか、監査役会が定めた監査計画、監査の方針、職務分担に基づき、業務執行の適法性について厳正な監査を実施しております。
議長:常勤社外監査役 浴森 章
構成員:社外監査役 平谷優子、社外監査役 小林重道
その他、取締役及び執行役員等による執行会議を毎週1回開催し、各部門ごとの業務執行及び予算執行の状況を報告させるほか、経営課題の迅速な解決を図ります。
議長:代表取締役社長 目黒俊治
構成員:井関廉浩、岡田礼信、大竹 修、山下鉄之、田中慎也、山岡 歩、定藤寿夫、中島光一
経営陣幹部の選解任と取締役及び監査役候補の指名、並びに報酬等に関して、独立社外役員の適切な関与・助言を得る機会を確保することにより、取締役会の機能の独立性・客観性と説明責任を強化し、コーポレート・ガバナンス体制の一層の充実を図ることを目的として、指名・報酬委員会を設置しております。指名・報酬委員会は、取締役会の諮問に応じて、指名・報酬に関する事項について審議の上、取締役会に答申を行い、取締役会は、指名・報酬委員会の答申を最大限尊重します。
取締役会の決議により選定された委員3名以上で構成し、その過半数は独立社外役員とします。また、委員長は独立社外役員である委員の中から選定します。
議長 常勤社外監査役 浴森 章
構成員:社外取締役 藏田和樹、社外監査役 平谷優子、社外監査役 小林重道
業務執行の責任と権限を明確にするとともに、3名の社外監査役による独立・公正な監査体制を構築することで、当社の考えるコーポレート・ガバナンスは有効に機能するものと判断し、現体制を採用しております。
③ 企業統治に関するその他の事項
・内部統制システムの整備の状況
内部統制システムの整備に関する基本方針については、取締役会において以下のとおり決議しております。
1 取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
① ポプラグループ企業行動憲章を定め、取締役及び使用人が法令・定款及び社会規範を遵守した行動をと
るための行動規範とする。
② 法令・定款及び社会規範に違反する行為を早期に発見し、是正することを目的として、公益通報者保護
法に対応した内部通報処理規程を定め、組織的・個人的な法令違反行為等に関する相談または通報の窓
口としてコンプライアンス相談室を設置する。
③ 業務執行部門から独立した内部監査室によりコンプライアンス体制の整備及び向上を図ることとする。
④ 取締役は当社における重大な法令違反その他コンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合には
直ちに監査役に報告する。
⑤ 監査役は当社の法令遵守の体制に問題があると認めるときは、意見を述べるとともに、改善策の策定を
求めることができるものとする。
2 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
文書管理規程に従い、取締役の職務執行に係る情報を文書または電子的媒体(以下、文書等という)に記
録し、検索性の高い状態で保存・管理する。取締役及び監査役は、常時これらの文書等を閲覧できるものと
する。
3 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
① コンプライアンス、環境、災害、商品、情報セキュリティ等に係るリスクについては、それぞれの担当
部署にて、ガイドラインの制定、マニュアルの作成・配布等を行うものとし、全社的対応は総務部が行
うものとする。
② 新たに生じたリスクについては、代表取締役社長を委員長とするリスク・コンプライアンス委員会にお
いてすみやかに担当部署を定める。また、リスク・コンプライアンス委員会は組織横断的にリスク状況
を監視し、各部署毎のリスク管理の状況を監査して、その結果を定期的に取締役会に報告する。
4 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
① 経営上の最高意思決定機関である取締役会を基本的に月1回開催するほか、取締役並びに本部長、室長
により構成される執行会議を毎週1回開催し、経営上の課題の迅速な解決を図るとともに、重要な
事項についての報告、審議を行うものとする。
② 取締役会の決定に基づく業務執行については、組織規程、業務分掌規程において詳細を定める。
5 当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
① 当社及びグループ各社全体における内部統制の構築を目指し、総務部は各関連部署と調整をはかりなが
ら、グループ各社への指導・支援を実施する。
② 当社の内部監査室は、関係会社管理規程に従い、グループ各社の内部監査を実施し、法令違反その他コ
ンプライアンスに関する重要な事項を発見した場合には、監査役に報告するものとする。
6 監査役の職務を補助すべき使用人に関する事項
① 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合には、監査役と協議の上、必要な人員を
配置する。
② 当該使用人の人選、異動、人事評価及び懲戒についてはあらかじめ監査役の同意を得たうえで実施する
ものとする。
③ 当該使用人の指揮命令権は監査役に属するものとし、取締役からの独立性に配慮する。
7 当社及び子会社の取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
① 取締役及び使用人は、監査役に対して、当社及び当社グループに著しい損害を及ぼすおそれのある事
項に加え、重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況、重大な法令・定款違反、その他コンプライ
アンス上重要な事項をすみやかに報告する。
② 前記に関わらず、監査役はいつでも必要に応じて、取締役及び使用人に対して報告を求めることができ
ることとする。
③ 監査役に報告した者に対する、降格、減給その他不利益な取扱いを禁ずるとともに、通報内容について
は秘密として保持するものとする。
8 その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
① 監査役会による各業務執行取締役及び重要な各使用人からの個別ヒヤリングの機会を設けるとともに、代表取締役社長、監査法人それぞれとの間で定期的に意見交換会を開催する。
② 監査役は、取締役会や執行会議、リスク・コンプライアンス委員会などの重要な会議に出席して、業務執行に関する重要な文書を閲覧するとともに、必要に応じて、取締役及び使用人に説明を求めるこ
とができる。
③ 監査役は、内部監査室から定期的にモニタリングの実施報告を受けるなど、内部監査室との緊密な連携
を保ち、効率的な監査を実施するための体制を確保する。
④ 監査役がその職務の執行について必要な費用の前払いまたは償還等の請求をしたときは、速やかに当該
費用または債務を処理する。
・リスク管理体制の整備の状況
リスク管理の推進とリスク管理に必要な情報の共有化を図るため、取締役会で定める「リスク管理規程」に基づき、代表取締役社長を委員長とする「リスク・コンプライアンス委員会」を設置しております。経営や企業価値に重大な影響を及ぼす事態が発生した場合は委員長が招集し、迅速かつ適切な対処方法を決定し実施するとともに、再発防止の対策を立てる機能を果たします。
・子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
子会社等に対しては管理部門を定め、経営実績及び経営計画等の報告を受け、経営検討会議を行うことにより指導・管理を行う体制を整備しております。
・責任限定契約の内容の概要
当社と社外取締役及び全監査役は、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく損害賠償責任の限度額は法令が規定する額としております。なお、当該責任限定が認められるのは、当該社外取締役及び監査役が責任の原因となった職務の遂行について善意かつ重大な過失がないときに限られます。
・取締役の定数
当社の取締役は10名以内とする旨を定款に定めております。
・取締役の選任及び解任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席した株主総会において、その議決権の過半数の決議によって選任する旨、また、累積投票によらない旨定款に定めております。
・取締役会で決議できる株主総会決議事項
a.自己株式の取得
当社は、会社法第165条第2項の規定に基づき、取締役会の決議をもって自己の株式を取得することができる旨定款に定めております。これは経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、市場取引等により自己の株式を取得することを目的とするものであります。
b.中間配当の決定機関
当社は、会社法第454条第5項に定める剰余金の配当について、取締役会の決議により、毎年8月31日を基準日として中間配当をすることができる旨を定款に定めております。これは株主への機動的な利益還元を行うことを目的とするものであります。
・株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって決する旨定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。