有価証券報告書-第127期(令和2年4月1日-令和3年3月31日)

(1) 【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、「東京會舘 企業行動規範」として、1.法令等の遵守、2.お客様との信頼関係、3.株主・投資家等の信頼の獲得、4.情報の適正な管理、5.取引先との公正な取引、6.明るい職場づくり、7.社会との関係の7項目を掲げ、お客様はもとより、取引先などステークホルダーの信頼と期待に応えることを経営の基本方針としております。このためにも健全で持続的な成長を確保し、経営の透明性・公平性を明らかにし、企業統治のシステムを円滑に機能させることが重要な経営課題であると認識しております。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社は監査役会設置会社を採用し、取締役会および監査役会を設置しております。2021年6月の定時株主総会終結後の経営体制は、社外取締役2名を含む取締役9名、社外監査役2名を含む監査役3名となりました。全社外取締役および全社外監査役は、経営陣から独立した中立性を保った独立役員であります。
本体制の採用は、コーポレート・ガバナンスの確立においては機関の活性化と外部からの客観的・中立的な経営監視機能が重要な役割を果たすとの認識のもと、本体制により「迅速な意思決定」による効率的な経営と、「リスク管理の強化およびコンプライアンスの徹底」並びに「経営の公正性および透明性」による効果的な経営とが実現されると判断したためであります。
なお、各機関の構成員につきましては、「(2)役員の状況 ①役員一覧」に記載しております。また、各機関の概要は以下のとおりであります。
イ 取締役会
経営の意思決定機関として取締役会を、原則月1回開催し、経営目標や経営方針など重要な事業戦略を決定するとともに、取締役の業務の執行を監視しております。取締役会には、全取締役と全監査役が出席し、客観的・合理的判断を確保しつつ法令または定款に規定する事項の決議および業務の執行状況等経営上の重要事項につき、報告、審議、決議を行っており、出席している監査役には、積極的に意見を求めております。なお、社外取締役には、取締役会付議議案等重要案件については、担当する取締役が事前説明を行っております。
また、法定機関とは別に常勤の取締役で構成される常務会を原則週1回開催し、月次の経営状況について各部門の責任者から直接報告を受けるなど業務執行に関する指揮監督を行っております。常勤監査役は常務会に出席し必要があると認めるときは意見を述べております。
ロ 監査役および監査役会
監査役は、ガバナンスのあり方と運営状況を監査し、取締役を含めた経営の日常的活動の監査を行っております。また、監査役会は監査の方針や監査計画を定めるとともに監査報告の作成等を行っております。各監査役は、監査役会で定めた監査方針と監査計画に従い、取締役会等重要な会議に出席するなど、取締役の職務執行状況および経営状態の調査等を行い、法令および定款に違反する行為や株主の利益を侵害する事実の有無等についての監査を行っております。また、業務執行取締役および重要な使用人から個別にヒアリングをするほか、代表取締役、会計監査人それぞれと適宜意見の交換を行う等、経営監視の強化に努めております。
当社の機関および内部統制の関係を図に示しますと、下記のとおりになります。

③ 企業統治に関するその他の事項
イ 内部統制システムの整備状況
内部統制システムの整備は、業務の法令・定款を遵守する体制の整備と効率性の確保を目的とし、株式会社の社会的責任および企業倫理を果たすため、諸規程を定め全社員等に周知徹底し、内部監査部門として監査室を設置して、各業務部門のモニタリングを行うこととしております。
当社取締役会において決議した、業務の適正を確保するための体制(内部統制システムの基本方針)は、以下のとおりであります。
a 取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
1)コンプライアンス体制の基本原則として東京會舘企業行動規範、コンプライアンス基本規程を定め、取締役及び使用人が、法令及び定款等を遵守するよう、周知徹底を図る。
2)監査役は、取締役の法令及び定款等の遵守状況を監視するとともに、内部監査部門と連携して、内部統制システムの整備・運用に関し、モニタリングを行いコンプライアンス体制の強化を図る。
3)取締役及び使用人は、法令及び定款等に違反する重要な事実を発見した場合には、速やかに監査役、取締役会に報告する。
b 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役の職務の執行に係る情報は、情報管理規程に基づき、その保存媒体に応じて適切かつ確実に検索性の高い状態で記録・保存及び管理を行う。
c 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
1)業務執行に係るリスクのなかで、以下のリスクを当社の三大リスクと認識し、個々のリスクについてそれぞれ委員会を設置し、その管理体制を整え、使用人に対する研修、教育を行う。
Ⅰ 食品衛生及び食品安全に関するリスク
Ⅱ 防火及び防災に関するリスク
Ⅲ 顧客個人情報に関するリスク
2)リスク管理規程を定め、不測の事態が発生した場合には、社長を本部長とする対策本部を設置し、迅速な対応を行い、損害の拡大を防止し、これを最小限に止める体制を整える。
d 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
1)取締役会規程・常務会規程及び常勤役員規程を定め、取締役会を月1回開催するほか、常務会を週1回開催し、必要に応じて適宜臨時に開催することで職務執行の迅速化・効率化を図る。
2)経営方針及び経営戦略に関わる重要事項は、常務会において議論を行い、その審議を経て、取締役会において執行決定を行う。
3)取締役会の決定に基づく業務執行については、組織・業務分掌規程において、それぞれの責任者及びその責任、執行手続の詳細について定める。
e 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項並びに当該使用人の取締役からの独立性に関する事項及び監査役の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
1)監査役が職務を補助すべき使用人を求めた場合、監査役と協議のうえ、人選・配置を行う。
2)当該使用人については、その人事に関し、取締役からの独立性を確保する。
3)当該使用人が他部署と兼務の場合、監査役の職務遂行上必要な時は、その業務を優先する。
f 取締役及び使用人が監査役に報告するための体制並びに報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利
な取扱いを受けないことを確保するための体制
1)取締役及び使用人は、コンプライアンス基本規程の定めに従い、当社における重大な法令違反等を発見した場合には、速やかに監査役、取締役会に報告する。
2)公益通報者保護法等の法令に従い、報告をした者が当該報告をしたことを理由として、不利益な取扱いを受けない体制を整える。
g 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査役が職務の執行について生ずる費用等を請求したときは、監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用等の処理手続きを行う。
h 監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
1)代表取締役は、監査役と定期的に会合を持ち、会社が対処すべき課題、会社を取り巻くリスクのほか、監査役監査の環境整備の状況、監査上の重要課題等について意見を交換する。
2)取締役は、重要な業務執行の会議への監査役の出席を確保する。
3)内部監査部門は、監査役と適宜情報交換を行い、連携して監査を行う。
i 財務報告の適正性を確保するための体制
1)内部統制基本規程を定め、財務報告に重要な虚偽記載や誤りが生じる可能性の高い業務プロセスについて、そのリスクの低減を図るシステムを整備する。
2)財務報告に係る内部統制システムの整備・運用状況を定期的にモニタリングし、統制上の重要な不備を発見した場合には、速やかに監査役、取締役会に報告し、その是正を行う。
3)財務報告に係るIT業務の内部統制システムの整備を行う。
j 反社会的勢力排除に関する体制
1)当社は、市民社会の秩序と安全に脅威を与える反社会的勢力とは一切関わりを持たない。
2)すべての取締役及び使用人に対し、反社会的勢力との接触並びに取引を行わないこと、社内の密接な連携を本社並びに各営業所に周知徹底し、万が一、このような団体・個人から不当な要求を受けた場合には、警察等関連機関と連携のうえ、当社として毅然とした態度で対応する。
3)当社は「特殊暴力防止対策協議会」に加盟し、警察並びに地域の企業と積極的な情報交換に努める。
当事業年度における当体制の運用状況の概要は、以下のとおりであります。
a コンプライアンス体制
1)コンプライアンス等規程類の自社ポータルサイトへの掲載で、取締役及び使用人がいつでも閲覧できる体制を整備し、その周知・徹底を図っております。
2)監査役は、内部監査部門と連携して、内部統制システムの整備・運用に関し、各部門責任者との面談とモニタリングをとおし体制の強化と監視を図っております。
3)取締役及び使用人が監査役、取締役会に報告する体制として設置した「社内通報システム」の窓口を、常勤監査役、調査担当部署を内部監査室とし、その実効性を確保しております。
b 取締役の職務執行の適正及び効率性確保に関する体制
経営方針及び経営戦略に関わる重要事項は、常務会において議論を行い、その審議を経て、社外取締役2名、社外監査役2名出席の取締役会において執行決定を行い意思決定及び監督の実効性を確保しております。当事業年度は、取締役会を9回、常務会を47回開催いたしました。
c リスク管理体制
1)食品衛生及び食品安全
食品衛生対策委員会において、講習会の実施や各営業所及び食材購入先への衛生指導に加え、営業所ごとの外部機関による衛生検査の実施等、更なる衛生管理の徹底を図っております。また、義務化となった「HACCP」による衛生管理にも対応済であります。
2)防火及び防災
防火・防災対策委員会指導のもと、各営業所において直下型地震等防災訓練にも積極的に参加し、東京消防庁主催の「普通救命等(応急手当)講習会」にも年2回参加、使用人の約5割が救命技能認定を受け、2007年には「応急手当奨励事業所」に認定されるなど、緊急時におけるお客様への対応に備えております。
3)顧客個人情報
情報管理委員会において、顧客情報の取扱いに関し新入社員研修会での説明や社内イントラネットに注意事項を掲載するなど、使用人への周知・徹底を図っております。
4)新型コロナウイルス感染症対策
新型コロナウイルス感染予防緊急対策委員会において、お客様と従業員の健康と安全を第一に考え、またお客様に安心してご利用いただけるよう、お客様への検温・消毒依頼、ソーシャルディスタンスの確保、アクリル板およびCO2センサーの設置や従業員の不要不急の外出自粛などの予防対策の徹底を図っており、千代田区からも区内の4営業所がより高度な予防対策を実施している優良施設として認証を受けております。
d 監査役の職務の執行に関する体制
1)監査役の職務を補助するため、管理部門員1名を任命しております。
2)代表取締役は、監査役と定期的に会合を持ち、重要課題等について意見交換を行っております。
e 財務報告の適正性を確保するための体制
内部監査室並びに会計監査人により、財務報告に係る内部統制の整備・運用状況の評価を行っております。当事業年度は、本舘と売上高の大きい1営業所を評価範囲といたしました。
ロ 役員等賠償責任保険契約の内容の概要
当社は会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を保険会社との間で締結し、被保険者
がその職務の執行に関し責任を負うこと、または当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずる損
害を当該保険契約により填補することとしております。
ハ 責任限定契約の内容の概要
当社と社外取締役および各社外監査役は、会社法第427条第1項ならびに当社定款第26条および第35条の規
定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく損害
賠償責任の限度額は、会社法第425条第1項各号に定める最低限度額としております。
ニ 取締役会で決議できる株主総会決議事項
当社は、自己の株式の取得について、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策を遂行することを可能
とするため、会社法第165条第2項の規定に基づき、取締役会の決議によって市場取引等により自己の株式を
取得することができる旨を定款で定めております。
ホ 取締役の定数
当社の取締役の定数は15名以内とする旨を定款で定めております。
ヘ 取締役の選任の決議要件
当社は、取締役の選任決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主
が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨、また、取締役の選任決議については累積投票によらない旨
を定款に定めております。
ト 株主総会の特別決議要件
当社は、株主総会の円滑な運営を行うことを目的として、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決
議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3
分の2以上をもって行う旨を定款に定めております。