有価証券報告書-第48期(平成31年3月1日-令和2年2月29日)
(1) 【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、法令の遵守をはじめとした企業倫理の重要性を認識するとともに、変動する社会、経済環境に対応した迅速な経営意思の決定と、経営の健全性の向上を図ることによって株主価値を高めることを経営上の最も重要な課題の一つとして位置づけています。
その実現のために、株主の皆様やお得意様をはじめ、取引先、地域社会、社員等のステークホルダーとの良好な関係を築き、現在の株主総会、取締役会、監査役会、会計監査人など、法律上の機能、制度を一層強化・改善・整備しながら、コーポレート・ガバナンスを充実させていきたいと考えております。また、株主及び投資家の皆様へは、迅速かつ正確な情報開示に努めるとともに、幅広い情報公開により、経営の透明性を高めてまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
(経営体制)
当社は取締役会、監査役会及び会計監査人を設置する機関設計を基本とし、本報告書提出日現在の取締役は8名(うち社外取締役2名)、監査役は4名(うち社外監査役3名)の体制で臨んでおります。取締役会は月1回の定例取締役会のほか、必要に応じ機動的に臨時取締役会を開催し、法令で定められた事項や経営に関する重要事項を決定するとともに、業務執行の状況を逐次監督しております。当社の規模等に鑑み取締役会の機動性を重視し、取締役8名の体制を採るとともに、運営面では、構成員である各取締役が各々の判断で意見を述べられる独立性を確保し、その効果を得ております。また、取締役会には社外監査役3名を含む監査役4名も出席し、取締役の職務執行を監督しております。
さらに当社は2020年3月25日の取締役会で報酬委員会の設置に関する社内規則を決議し、同日より報酬委員会を設置しております。同委員会は取締役の報酬等に関し、その手続の公平性と透明性を高め、コーポレート・ガバナンスの向上を目的としております。
(設置機関)
また、当社は2005年5月26日の第33回定時株主総会終結後の取締役会で執行役員制度導入に関する一連の社内規則を決議し、同日より執行役員制度を実施いたしました。このことにより、当社役員を経営判断を行う会社法上の取締役と業務執行を担う執行役員に分離し、責任の明確化を図り、取締役会及び取締役の活性化並びに意思決定の迅速化を図って参りました。なお、取締役会以外の会議体については次のように編成し、重要な経営事項についての十分な協議、及び各部門間の業務遂行上必要な情報、意見の交換と意思の疎通及び統一を図っております。
[経営会議]
経営会議は取締役会の基本方針に基づき、原則として月2回開催し、社長を議長として、取締役会に付議すべき事項についての事前協議、基本的会社業務の総合的な統制及び調整、その他について審議いたします。当会議は社長、取締役をもって構成し、必要に応じて執行役員も審議に加わるものとしております。また、当会議は経営の根幹をなす重要な意思決定プロセスであるという性格に鑑み、監査役会による監査機能を強化するために監査役会の代表が出席し、有効・適切な監査が行われるようにしております。
[統括部長・事業部長会議及びグループ会社会議]
統括部長・事業部長会議は取締役会の基本方針に基づき、原則として月1回開催し、社長を議長として、各執行役員及び事業部長が担当する業務の報告、計画及び各業務間の調整並びに各執行役員・事業部長間の意思の疎通、その他について審議しております。当会議は社長、取締役及び執行役員、事業部長をもって構成し、必要に応じて役員でない部長等も審議に加わるものとしております。また、当会議は業務執行に関わる重要な意思決定プロセスであるという性格に鑑み、監査役会による監査機能を強化するために監査役会の代表が出席し、有効・適切な監査が行われるようにしております。また、グループ会社会議は本社在勤の取締役及び執行役員と当社グループ会社の代表取締役で構成し、原則として月1回開催して、グループ間連携の一層の円滑化を図っております。
③ 内部統制システムの整備の状況
当社は、2006年5月25日付で「内部統制システム構築の基本方針」(2020年5月28日改定)を制定いたしました。現在、当社は当基本方針に基づき内部統制システムを整備し運用しているところであり、その概要は次のとおりであります。
(内部統制システム構築の基本方針)
当社は、法令及び定款に基づいて事業を遂行するため、創業の理念を最高規範として社内規則を整備し、また随時見直して、規則に従った業務の執行手続きを確立する。取締役は率先して規則を遵守するとともに、社内のコンプライアンス意識の醸成をはかり、社訓を行動規範として規則を遵守するよう社員等を指導する。監査役は、取締役及び社員等の内部統制の実行状況を監督する。
イ.取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役会並びに監査役及び監査役会は、法令及び定款に照らし、取締役会規則並びに監査役会規則及び監査役監査基準、内部統制システムに係る監査役監査の実施基準に基づいて取締役の職務の執行を監督もしくは監査する。また、当社は社内通報制度を整備し、取締役のコンプライアンス上の問題を発見した者には、その旨を監査役会に通報させる。
ロ.当社の社員等の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役会は、社内の職務の執行手続きが法令及び定款に適合するよう社内規則を定め、社員等はこれらの規則を遵守して職務を執行する。また、監査部長は社内規則に基づいて社員等の職務執行について監査を行い、その結果を代表取締役に報告する。さらに、当社は社内通報制度を整備し、社員等のコンプライアンス上の問題を発見した者には、その旨を業務監査室長または外部通報窓口(弁護士事務所)に通報させる。
ハ.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社は、法令に定める取締役と、専ら業務の執行に携わる執行役員を分け、取締役の職務の執行を効率的に行う体制を確保する。代表取締役は、経営会議及び取締役会を開催し、法令、定款及び取締役会規則に基づいて経営にかかわる重要な事項を審議、決定する。また、取締役会の全出席者は、取締役会の資料を総務部から事前に受領する。並びに社外取締役及び社外監査役は、特に重要な議案については、非業務執行役員連絡会において、起案部等から予め説明を受ける。
さらに、代表取締役は、グループ会社会議を開催するほか、必要に応じて取締役及び執行役員を含む会議を開催し、取締役と執行役員の連携を確保する。
取締役会の諮問機関として、半数が独立社外取締役で構成される報酬委員会を設置し、取締役の報酬について審議した内容を答申し、取締役の報酬に関する手続の公平性および透明性を確保する。
ニ.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
当社における情報の保存及び管理については、文書規則によるほか、当社が採用する情報セキュリティマネジメントシステム・ISMS(2003年5月認証取得、2007年1月よりISO/IEC27001に移行)で定める諸手続きによる。
また、株主総会及び取締役会の議事録及び資料の保存、管理は総務部が行い、その他取締役が出席する定例会議についても事務局を担当する部課を定め、事務局担当箇所は、その議事録及び資料を保存、管理する。
ホ.損失の危機の管理に関する規定その他の体制
当社は、事業の継続を妨げる危機を広範囲に予測し、それぞれの危機を対象とした管理規則等を定めて損失の発生を回避し、又は損失を軽減する。
また、実際に危機が発生し、又は発生が予見されるときには、各管理規則等に基づいて対策本部を設置するとともに、必要に応じて顧問弁護士等社外の知識を動員して、損失の拡大を防止し最小限にとどめる。
ヘ.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制について
経営企画部を子会社管理の担当部署とし、「関係会社管理規則」に基づき、子会社の事業が適正に行われているか定期的に報告を求め、子会社の経営内容を把握しており、子会社における経営上の重要な案件で親会社への合議・承認が必要となる事項については、関係書類の提出を求めるなど、事前協議の上、意思決定を行う。また、子会社における業務執行状況及び決算などの財務状況に関する定期的な報告を受け、子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われていることを確認する。
・子会社の損失の危機の管理に関する規則その他の体制について
子会社のリスクについては、経営企画部が当社グループ全体のリスクの把握・管理を行うと共に、グループ各社は、重大なリスクが発生した場合には、直ちに当社の総務部長及び経営企画部に報告し、当社は事案に応じた支援を行う。また、グループ各社は、各社ごとのリスク管理体制を整備する。
・子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制について
経営企画部が子会社の指導・育成の基本方針を立案し、事業及び経営の両面から子会社を指導・育成する。また、経営企画部は、子会社に対し、貸借対照表・損益計算書などの経営内容、予算実績対比等の提出及び報告を定期的に求め、子会社の経営内容を的確に把握し、定期的に当社取締役会に報告する。
・子会社の取締役等及び社員等の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制について
当社役員及び社員等を必要に応じて出向させるとともに、「関係会社管理規則」に基づき子会社の業務を所管する部署と連携し、子会社における法令及び定款に適合するための指導・支援を実施する。また、当社の監査部は、経営企画部と協力し、「関係会社管理規則」に基づき法令や定款、社内規則等への適合等の観点から、子会社の監査を実施すると共に、当社の監査役及び会計監査人は、必要に応じてグループ会社各社への調査を行い、報告を求める。また、連結子会社を対象とする社内通報制度を整備し、子会社の取締役等のコンプライアンス上の問題を発見した者には、その旨を当社の業務監査室長に通報させる。
ト.監査役の職務を補助すべき社員等(以下「監査役スタッフ」という)に関する事項並びに監査役スタッフの当社の取締役からの独立性に関する事項及び、当社の監査役の監査役スタッフに対する指示の実効性の確保に関する事項
監査役会が監査役の職務を補助すべき監査役スタッフを置くことを求めた場合には、取締役会は監査役会と協議のうえ、必要な能力を備えた、必要な人員を専任または兼務として配置し、その職務は専ら監査役の指揮を受け、組織上の長等の指揮権から独立したものとする。また、監査役スタッフの異動、評価、処遇及び賞罰等人事上の案件については、予め監査役会の同意を得ることを要する。
チ.取締役及び社員等が監査役に報告するための体制、その他の監査役への報告に関する体制
取締役は取締役会において、執行役員は執行役員会において随時、担当する業務の執行状況を報告する。監査役は取締役会その他の重要な会議に出席して審議、報告を聴取し意見を述べることができるほか、その議事録の提出を求めることができることとし、当社は、監査役が監査に必要とする資料等を閲覧し、写しの提供を受ける環境を整備する。また、取締役及び社員等は、内部統制に係る重要な事項が発生又は決定したときには、速やかに監査役に報告する。
リ.子会社の取締役、監査役及び社員等またはこれらの者から報告を受けた者が当社の監査役に報告するための体制
子会社の取締役、監査役及び社員等またはこれらの者から報告を受けた者が、子会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実、その他重要な事実があることを発見したときは、直ちに当社の監査役会に報告する。
ヌ.子会社の取締役及び監査役並びに社員等、前項の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
当社は「内部通報規則」に準じ、通報窓口が通報・相談の受付、事実確認及び調査等で知り得た秘密事項の漏えいを禁止し、漏えいした場合には当社社内規則に従い処分を課す。また、いかなる場合においても、通報窓口への通報・相談者に対する不利益な取扱いを禁止する。
ル.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
当社は、監査役がその職務の執行について、会社法第388条に基づく費用の前払い等の請求をした場合は、必要でないと認められた場合を除き、当社は速やかに当該費用を支払い、または債務を処理する。
ヲ.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
取締役会と監査役会は、定期的に意見交換を行い、双方の意思疎通を通じて監査の実効性を高めるよう努力する。また、当社は、監査役と会計監査人及び監査役と監査部の連携を確保して、監査役監査が実効的に行われる環境を整備する。さらに、監査役が監査に必要と認める場合に、社外の専門家を活用できることを保証するとともに、監査役監査が円滑に行われるよう、監査役とグループ会社各社の取締役、監査役及び社員等が情報交換し、意思疎通が図られる環境を整備する。
④ 反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方およびその整備状況
(基本的な考え方)
当社では、反社会的勢力による被害を防止するため、次の事項を反社会的勢力排除に向けた基本方針としております。
・反社会的勢力に対し、毅然とした態度を保持し、一切の関係を遮断する。
・反社会的勢力とは、商品およびサービスの提供その他一切の商取引を行なわない。
・反社会的勢力による不当要求等に対しては、外部機関と積極的に連携しながら組織として対応し、
これを拒絶する。
(整備状況)
当社は、就業規則等の行動規範に反社会的勢力に対する基本方針を明記するとともに、全役職員への周知徹底に努めております。また、総務部を統括部署として、公益社団法人警視庁管内特殊暴力防止対策連合会に加盟するなど、関係機関及び顧問弁護士等との密接な連携により、不当要求が発生した場合に速やかに対処できる体制を構築し、対応方法等について対応マニュアルを整備しております。
さらに、警備請負契約書等の取引契約書に反社会的勢力の関係排除条項を明記し、反社会的勢力との商品およびサービスの提供その他一切の商取引を排除する仕組みを整備しております。
⑤ リスク管理体制の整備の状況
当社は、企業価値の向上及び企業活動の持続的発展を阻害するリスク(不確実性)に対応するため、社内規則等の充実、諸会議の機動的運営等により当社を取り巻くリスクに対する管理体制を整備すると共に、重大なリスクが発生した場合には、代表取締役執行役員社長及び業務遂行を担当する取締役及び執行役員は、そのリスク軽減等に取り組み、会社全体として対応する体制をとっております。
なお、当社は、情報管理に関するリスクにつきましては、従来から徹底した管理体制と社員教育により契約先の情報が外部に漏洩しないよう情報の管理及びプライバシー保護に努めておりますが、さらに、これらの情報管理体制をより強化して契約先との信頼関係を一層強固なものとするため、2003年5月に全社を挙げてISMS(情報セキュリティマネジメントシステム、2007年1月よりISO/IEC27001に移行)認証を取得いたしております。
また、2005年4月から施行された個人情報保護法への対応については、当社内で「個人情報及び個人番号の保護に関する基本方針」(2015年11月1日改定)を定め、一連の個人情報保護に関する社内ルールを整備して、ISMSをベースにした情報管理を徹底させております。
⑥ 社外取締役、社外監査役との責任限定契約
当社は、会社法第427条第1項に基づき、社外取締役及び社外監査役との間において、会社法第423条第1項の損害賠償責任について、職務を行うにつき善意でかつ重大な過失がないときは、賠償責任の限度額を法令が定める範囲とする契約を締結できることを定款に定めており、現在の社外取締役2名及び社外監査役3名と当社の間で、責任限定契約を締結しております。
⑦ 取締役会で決議できる株主総会決議事項
イ.自己株式の取得
当社は、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議によって自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。
ロ.中間配当の決定
当社では、株主への機動的な剰余金の配当を可能とするため、会社法第454条第5項に基づき、取締役会の決議によって、毎年8月31日の株主名簿に記録された株主又は登録株式質権者に対し、中間配当を行なうことができる旨を定款で定めております。
⑧ 取締役の定数
当社は、取締役は12名以内とする旨を定款に定めております。
⑨ 取締役の選任の決議要件
当社は、取締役の選任決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨を定款に定めております。なお、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとしております。
⑩ 株主総会の特別決議要件
当社は、株主総会における円滑な意思決定を行なうために、会社法第309条第2項に定める決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行なう旨を定款に定めております。
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、法令の遵守をはじめとした企業倫理の重要性を認識するとともに、変動する社会、経済環境に対応した迅速な経営意思の決定と、経営の健全性の向上を図ることによって株主価値を高めることを経営上の最も重要な課題の一つとして位置づけています。
その実現のために、株主の皆様やお得意様をはじめ、取引先、地域社会、社員等のステークホルダーとの良好な関係を築き、現在の株主総会、取締役会、監査役会、会計監査人など、法律上の機能、制度を一層強化・改善・整備しながら、コーポレート・ガバナンスを充実させていきたいと考えております。また、株主及び投資家の皆様へは、迅速かつ正確な情報開示に努めるとともに、幅広い情報公開により、経営の透明性を高めてまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
(経営体制)
当社は取締役会、監査役会及び会計監査人を設置する機関設計を基本とし、本報告書提出日現在の取締役は8名(うち社外取締役2名)、監査役は4名(うち社外監査役3名)の体制で臨んでおります。取締役会は月1回の定例取締役会のほか、必要に応じ機動的に臨時取締役会を開催し、法令で定められた事項や経営に関する重要事項を決定するとともに、業務執行の状況を逐次監督しております。当社の規模等に鑑み取締役会の機動性を重視し、取締役8名の体制を採るとともに、運営面では、構成員である各取締役が各々の判断で意見を述べられる独立性を確保し、その効果を得ております。また、取締役会には社外監査役3名を含む監査役4名も出席し、取締役の職務執行を監督しております。
さらに当社は2020年3月25日の取締役会で報酬委員会の設置に関する社内規則を決議し、同日より報酬委員会を設置しております。同委員会は取締役の報酬等に関し、その手続の公平性と透明性を高め、コーポレート・ガバナンスの向上を目的としております。
(設置機関)
| 取締役会 | |||||
| 氏名 | 役職 | 氏名 | 役職 | ||
| 1 | 鎌田 伸一郎 | 取締役会長 | 7 | 鈴木 學 | 取締役(社外) |
| 2 | 澤本 尚志 | 代表取締役執行役員社長(議長) | 8 | 檜山 竹生 | 取締役(社外) |
| 3 | 小久保 正明 | 取締役専務執行役員 | 9 | 田端 智明 | 常任監査役 |
| 4 | 小俣 力男 | 取締役常務執行役員 | 10 | 後藤 啓二 | 監査役(社外) |
| 5 | 堀場 敬史 | 取締役常務執行役員 | 11 | 伊藤 敦子 | 監査役(社外) |
| 6 | 菅野 秀一 | 取締役常務執行役員 | 12 | 宮田 泰平 | 監査役(社外) |
| 監査役会 | |||||
| 氏名 | 役職 | 氏名 | 役職 | ||
| 1 | 田端 智明 | 常任監査役(議長) | 3 | 伊藤 敦子 | 監査役(社外) |
| 2 | 後藤 啓二 | 監査役(社外) | 4 | 宮田 泰平 | 監査役(社外) |
| 報酬委員会 | |||||
| 氏名 | 役職 | 氏名 | 役職 | ||
| 1 | 澤本 尚志 | 代表取締役執行役員社長 | 3 | 鈴木 學 | 取締役(社外) |
| 2 | 堀場 敬史 | 取締役常務執行役員 | 4 | 檜山 竹生 | 取締役(議長・社外) |
また、当社は2005年5月26日の第33回定時株主総会終結後の取締役会で執行役員制度導入に関する一連の社内規則を決議し、同日より執行役員制度を実施いたしました。このことにより、当社役員を経営判断を行う会社法上の取締役と業務執行を担う執行役員に分離し、責任の明確化を図り、取締役会及び取締役の活性化並びに意思決定の迅速化を図って参りました。なお、取締役会以外の会議体については次のように編成し、重要な経営事項についての十分な協議、及び各部門間の業務遂行上必要な情報、意見の交換と意思の疎通及び統一を図っております。
[経営会議]
経営会議は取締役会の基本方針に基づき、原則として月2回開催し、社長を議長として、取締役会に付議すべき事項についての事前協議、基本的会社業務の総合的な統制及び調整、その他について審議いたします。当会議は社長、取締役をもって構成し、必要に応じて執行役員も審議に加わるものとしております。また、当会議は経営の根幹をなす重要な意思決定プロセスであるという性格に鑑み、監査役会による監査機能を強化するために監査役会の代表が出席し、有効・適切な監査が行われるようにしております。
[統括部長・事業部長会議及びグループ会社会議]
統括部長・事業部長会議は取締役会の基本方針に基づき、原則として月1回開催し、社長を議長として、各執行役員及び事業部長が担当する業務の報告、計画及び各業務間の調整並びに各執行役員・事業部長間の意思の疎通、その他について審議しております。当会議は社長、取締役及び執行役員、事業部長をもって構成し、必要に応じて役員でない部長等も審議に加わるものとしております。また、当会議は業務執行に関わる重要な意思決定プロセスであるという性格に鑑み、監査役会による監査機能を強化するために監査役会の代表が出席し、有効・適切な監査が行われるようにしております。また、グループ会社会議は本社在勤の取締役及び執行役員と当社グループ会社の代表取締役で構成し、原則として月1回開催して、グループ間連携の一層の円滑化を図っております。
③ 内部統制システムの整備の状況
当社は、2006年5月25日付で「内部統制システム構築の基本方針」(2020年5月28日改定)を制定いたしました。現在、当社は当基本方針に基づき内部統制システムを整備し運用しているところであり、その概要は次のとおりであります。
(内部統制システム構築の基本方針)
当社は、法令及び定款に基づいて事業を遂行するため、創業の理念を最高規範として社内規則を整備し、また随時見直して、規則に従った業務の執行手続きを確立する。取締役は率先して規則を遵守するとともに、社内のコンプライアンス意識の醸成をはかり、社訓を行動規範として規則を遵守するよう社員等を指導する。監査役は、取締役及び社員等の内部統制の実行状況を監督する。
イ.取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役会並びに監査役及び監査役会は、法令及び定款に照らし、取締役会規則並びに監査役会規則及び監査役監査基準、内部統制システムに係る監査役監査の実施基準に基づいて取締役の職務の執行を監督もしくは監査する。また、当社は社内通報制度を整備し、取締役のコンプライアンス上の問題を発見した者には、その旨を監査役会に通報させる。
ロ.当社の社員等の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役会は、社内の職務の執行手続きが法令及び定款に適合するよう社内規則を定め、社員等はこれらの規則を遵守して職務を執行する。また、監査部長は社内規則に基づいて社員等の職務執行について監査を行い、その結果を代表取締役に報告する。さらに、当社は社内通報制度を整備し、社員等のコンプライアンス上の問題を発見した者には、その旨を業務監査室長または外部通報窓口(弁護士事務所)に通報させる。
ハ.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社は、法令に定める取締役と、専ら業務の執行に携わる執行役員を分け、取締役の職務の執行を効率的に行う体制を確保する。代表取締役は、経営会議及び取締役会を開催し、法令、定款及び取締役会規則に基づいて経営にかかわる重要な事項を審議、決定する。また、取締役会の全出席者は、取締役会の資料を総務部から事前に受領する。並びに社外取締役及び社外監査役は、特に重要な議案については、非業務執行役員連絡会において、起案部等から予め説明を受ける。
さらに、代表取締役は、グループ会社会議を開催するほか、必要に応じて取締役及び執行役員を含む会議を開催し、取締役と執行役員の連携を確保する。
取締役会の諮問機関として、半数が独立社外取締役で構成される報酬委員会を設置し、取締役の報酬について審議した内容を答申し、取締役の報酬に関する手続の公平性および透明性を確保する。
ニ.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
当社における情報の保存及び管理については、文書規則によるほか、当社が採用する情報セキュリティマネジメントシステム・ISMS(2003年5月認証取得、2007年1月よりISO/IEC27001に移行)で定める諸手続きによる。
また、株主総会及び取締役会の議事録及び資料の保存、管理は総務部が行い、その他取締役が出席する定例会議についても事務局を担当する部課を定め、事務局担当箇所は、その議事録及び資料を保存、管理する。
ホ.損失の危機の管理に関する規定その他の体制
当社は、事業の継続を妨げる危機を広範囲に予測し、それぞれの危機を対象とした管理規則等を定めて損失の発生を回避し、又は損失を軽減する。
また、実際に危機が発生し、又は発生が予見されるときには、各管理規則等に基づいて対策本部を設置するとともに、必要に応じて顧問弁護士等社外の知識を動員して、損失の拡大を防止し最小限にとどめる。
ヘ.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制について
経営企画部を子会社管理の担当部署とし、「関係会社管理規則」に基づき、子会社の事業が適正に行われているか定期的に報告を求め、子会社の経営内容を把握しており、子会社における経営上の重要な案件で親会社への合議・承認が必要となる事項については、関係書類の提出を求めるなど、事前協議の上、意思決定を行う。また、子会社における業務執行状況及び決算などの財務状況に関する定期的な報告を受け、子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われていることを確認する。
・子会社の損失の危機の管理に関する規則その他の体制について
子会社のリスクについては、経営企画部が当社グループ全体のリスクの把握・管理を行うと共に、グループ各社は、重大なリスクが発生した場合には、直ちに当社の総務部長及び経営企画部に報告し、当社は事案に応じた支援を行う。また、グループ各社は、各社ごとのリスク管理体制を整備する。
・子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制について
経営企画部が子会社の指導・育成の基本方針を立案し、事業及び経営の両面から子会社を指導・育成する。また、経営企画部は、子会社に対し、貸借対照表・損益計算書などの経営内容、予算実績対比等の提出及び報告を定期的に求め、子会社の経営内容を的確に把握し、定期的に当社取締役会に報告する。
・子会社の取締役等及び社員等の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制について
当社役員及び社員等を必要に応じて出向させるとともに、「関係会社管理規則」に基づき子会社の業務を所管する部署と連携し、子会社における法令及び定款に適合するための指導・支援を実施する。また、当社の監査部は、経営企画部と協力し、「関係会社管理規則」に基づき法令や定款、社内規則等への適合等の観点から、子会社の監査を実施すると共に、当社の監査役及び会計監査人は、必要に応じてグループ会社各社への調査を行い、報告を求める。また、連結子会社を対象とする社内通報制度を整備し、子会社の取締役等のコンプライアンス上の問題を発見した者には、その旨を当社の業務監査室長に通報させる。
ト.監査役の職務を補助すべき社員等(以下「監査役スタッフ」という)に関する事項並びに監査役スタッフの当社の取締役からの独立性に関する事項及び、当社の監査役の監査役スタッフに対する指示の実効性の確保に関する事項
監査役会が監査役の職務を補助すべき監査役スタッフを置くことを求めた場合には、取締役会は監査役会と協議のうえ、必要な能力を備えた、必要な人員を専任または兼務として配置し、その職務は専ら監査役の指揮を受け、組織上の長等の指揮権から独立したものとする。また、監査役スタッフの異動、評価、処遇及び賞罰等人事上の案件については、予め監査役会の同意を得ることを要する。
チ.取締役及び社員等が監査役に報告するための体制、その他の監査役への報告に関する体制
取締役は取締役会において、執行役員は執行役員会において随時、担当する業務の執行状況を報告する。監査役は取締役会その他の重要な会議に出席して審議、報告を聴取し意見を述べることができるほか、その議事録の提出を求めることができることとし、当社は、監査役が監査に必要とする資料等を閲覧し、写しの提供を受ける環境を整備する。また、取締役及び社員等は、内部統制に係る重要な事項が発生又は決定したときには、速やかに監査役に報告する。
リ.子会社の取締役、監査役及び社員等またはこれらの者から報告を受けた者が当社の監査役に報告するための体制
子会社の取締役、監査役及び社員等またはこれらの者から報告を受けた者が、子会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実、その他重要な事実があることを発見したときは、直ちに当社の監査役会に報告する。
ヌ.子会社の取締役及び監査役並びに社員等、前項の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
当社は「内部通報規則」に準じ、通報窓口が通報・相談の受付、事実確認及び調査等で知り得た秘密事項の漏えいを禁止し、漏えいした場合には当社社内規則に従い処分を課す。また、いかなる場合においても、通報窓口への通報・相談者に対する不利益な取扱いを禁止する。
ル.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
当社は、監査役がその職務の執行について、会社法第388条に基づく費用の前払い等の請求をした場合は、必要でないと認められた場合を除き、当社は速やかに当該費用を支払い、または債務を処理する。
ヲ.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
取締役会と監査役会は、定期的に意見交換を行い、双方の意思疎通を通じて監査の実効性を高めるよう努力する。また、当社は、監査役と会計監査人及び監査役と監査部の連携を確保して、監査役監査が実効的に行われる環境を整備する。さらに、監査役が監査に必要と認める場合に、社外の専門家を活用できることを保証するとともに、監査役監査が円滑に行われるよう、監査役とグループ会社各社の取締役、監査役及び社員等が情報交換し、意思疎通が図られる環境を整備する。
④ 反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方およびその整備状況
(基本的な考え方)
当社では、反社会的勢力による被害を防止するため、次の事項を反社会的勢力排除に向けた基本方針としております。
・反社会的勢力に対し、毅然とした態度を保持し、一切の関係を遮断する。
・反社会的勢力とは、商品およびサービスの提供その他一切の商取引を行なわない。
・反社会的勢力による不当要求等に対しては、外部機関と積極的に連携しながら組織として対応し、
これを拒絶する。
(整備状況)
当社は、就業規則等の行動規範に反社会的勢力に対する基本方針を明記するとともに、全役職員への周知徹底に努めております。また、総務部を統括部署として、公益社団法人警視庁管内特殊暴力防止対策連合会に加盟するなど、関係機関及び顧問弁護士等との密接な連携により、不当要求が発生した場合に速やかに対処できる体制を構築し、対応方法等について対応マニュアルを整備しております。
さらに、警備請負契約書等の取引契約書に反社会的勢力の関係排除条項を明記し、反社会的勢力との商品およびサービスの提供その他一切の商取引を排除する仕組みを整備しております。
⑤ リスク管理体制の整備の状況
当社は、企業価値の向上及び企業活動の持続的発展を阻害するリスク(不確実性)に対応するため、社内規則等の充実、諸会議の機動的運営等により当社を取り巻くリスクに対する管理体制を整備すると共に、重大なリスクが発生した場合には、代表取締役執行役員社長及び業務遂行を担当する取締役及び執行役員は、そのリスク軽減等に取り組み、会社全体として対応する体制をとっております。
なお、当社は、情報管理に関するリスクにつきましては、従来から徹底した管理体制と社員教育により契約先の情報が外部に漏洩しないよう情報の管理及びプライバシー保護に努めておりますが、さらに、これらの情報管理体制をより強化して契約先との信頼関係を一層強固なものとするため、2003年5月に全社を挙げてISMS(情報セキュリティマネジメントシステム、2007年1月よりISO/IEC27001に移行)認証を取得いたしております。
また、2005年4月から施行された個人情報保護法への対応については、当社内で「個人情報及び個人番号の保護に関する基本方針」(2015年11月1日改定)を定め、一連の個人情報保護に関する社内ルールを整備して、ISMSをベースにした情報管理を徹底させております。
⑥ 社外取締役、社外監査役との責任限定契約
当社は、会社法第427条第1項に基づき、社外取締役及び社外監査役との間において、会社法第423条第1項の損害賠償責任について、職務を行うにつき善意でかつ重大な過失がないときは、賠償責任の限度額を法令が定める範囲とする契約を締結できることを定款に定めており、現在の社外取締役2名及び社外監査役3名と当社の間で、責任限定契約を締結しております。
⑦ 取締役会で決議できる株主総会決議事項
イ.自己株式の取得
当社は、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議によって自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。
ロ.中間配当の決定
当社では、株主への機動的な剰余金の配当を可能とするため、会社法第454条第5項に基づき、取締役会の決議によって、毎年8月31日の株主名簿に記録された株主又は登録株式質権者に対し、中間配当を行なうことができる旨を定款で定めております。
⑧ 取締役の定数
当社は、取締役は12名以内とする旨を定款に定めております。
⑨ 取締役の選任の決議要件
当社は、取締役の選任決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨を定款に定めております。なお、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとしております。
⑩ 株主総会の特別決議要件
当社は、株主総会における円滑な意思決定を行なうために、会社法第309条第2項に定める決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行なう旨を定款に定めております。
10年以上蓄積したファイナンスデータとAIを掛け合わせて、投資の意思決定を加速させるポジションです。
