有価証券報告書-第21期(2022/12/01-2023/11/30)
(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、「すべてはエンタープライズOSSエコシステム発展のために より高速に、より安全に、より安心してオープンソースソフトウェアをお客様のビジネスでご活用いただくために、私たちは、IT業界におけるユーザーの期待とベンダーの現実のギャップを解消し、エンタープライズOSS(オープンソースソフトウェア)エコシステム発展のために全力を尽くして参ります。」を企業理念に掲げており、この企業理念を追求し続けることで中長期的に企業価値を高めることができると考えております。
当社グループは、企業活動を遂行する中で、取引先、従業員、債権者、地域社会等の様々な利害関係者を尊重し調整することで、各々の利害関係者と円滑で良好な関係を構築し、維持・発展させていくことで企業価値の向上を図ってまいります。また、当社は、経営の効率化を図ると同時に、経営の健全性、透明性及びコンプライアンスを高めていくことで中長期的に企業価値の向上を図ってまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
1) 企業統治の体制の概要
当社の企業統治の体制の概要は以下の通りです。
a.取締役会
当社の取締役会は、9名の取締役により構成され、うち3名が監査等委員(すべて社外取締役)です。毎月1回の定時取締役会に加え、必要に応じ臨時取締役会を開催し、法定事項の決議、経営に関する重要な事項の決定及び業務執行の監督等をおこなっております。また、社外取締役は、社外から経営に対する適切な指導を行っております。
b.監査等委員会
当社の監査等委員会は、常勤監査等委員1名と非常勤監査等委員2名の計3名で構成されており、すべて社外取締役です。監査等委員は、取締役会及び重要な会議への出席、又はその報告を受けて、職務執行の監査を行っております。監査等委員は、監査計画に基づく監査を実施し、監査等委員会は原則として1か月に1回開催しております。また、内部監査担当及び会計監査人との間で意見交換を行うことにより、職務執行の状況を効率的、合理的に把握し、監査の実効性を高めております。
c.内部監査担当者
当社は、現在の組織規模に鑑み独立した内部監査室は設置しておりませんが、代表取締役が指名した内部監査担当2名により、全部門を対象に業務監査を計画的に実施しております。当該結果については、代表取締役に直接報告され、後日、改善指示を各部門へ周知し、そのフォローアップ監査を行っております。
なお、自己監査を回避するために、経営管理部に属する1名が経営管理部以外の全部門の監査を担当し、クラウドインテグレーション事業部に属する1名が経営管理部の監査を担当することで、監査の独立性を確保しております。
d.コンプライアンス・リスク管理委員会
コンプライアンスやリスク・マネジメントに対する意識向上と、効果的で円滑な施策・計画の策定等を協議・推進する機関として、コンプライアンス・リスク管理委員会を設け、四半期ごとに開催しております。
同委員会は、取締役9名及び必要に応じて指名された従業員により構成されております。
e.指名・報酬委員会
当社では、2023年8月より、取締役会の任意の諮問機関として、独立社外取締役を委員長とする指名・報酬委員会を設置しております。指名・報酬委員会の構成は代表取締役、社外取締役2名の計3名で構成し、取締役の指名・報酬等に関する手続きの公正性・透明性・客観性を強化し、コーポレート・ガバナンス体制の充実に努めております。
機関ごとの構成員は次のとおりであります。(◎は議長、委員長を表す。役員のみを表示)
2) 当該体制を採用する理由
当社は、監査等委員会設置会社を選択しております。
現在、当社の監査等委員会は3名で構成され、いずれも社外取締役となっております。監査等委員である取締役は、監査機能に加え、取締役会で議決権を有し、経営陣や取締役に対して実効性の高い監督機能が確保できることから、経営の効率性、健全性の確保及びコーポレート・ガバナンスの強化が可能であると考え、当該体制を採用しております。
③ 企業統治に関するその他の事項
1) 内部統制システムの整備の状況
当社は業務の適正性を確保するための体制として、「内部統制システムの整備に関する基本方針」を定め、この基本方針に則り、業務の適正を確保するための体制を整備しております。その概要は以下の通りであります。
1.当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1) 当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合すること並びに当社の業務の適正を確保するため、コンプライアンスに関する教育・研修を適宜開催するとともに、「コンプライアンス規程」等を定め、コンプライアンス意識の維持・向上を図る。
(2) 当社の取締役は、当社に関し重大な法令違反、コンプライアンス違反その他重要な事実を発見した場合、速やかに取締役会に報告する。
(3) 取締役会の諮問機関として、委員の過半数を独立社外取締役で構成する指名・報酬委員会を設置し、取締役(監査等委員である取締役を除く。)の報酬等に関する手続の公正性・透明性・客観性を強化し、当社コーポレートガバナンスの充実を図る。
(4) 法令違反行為等に関する内部通報制度を運用し、問題の早期発見・未然防止を図るとともに、通報者に対する不利益な扱いを禁止する。
(5) 内部監査担当者及び監査等委員である取締役は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人の職務の執行が法令、定款、諸規程に適合しているか、会社の業務の適正が確保されているかを監査する。
2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(1) 当社の取締役の職務執行に係る情報については、文書又は電磁的情報により電磁的に記録し、法令、定款及び「文書管理規程」等の社内規程に従い適切に保存、管理を行う。
(2) 取締役は、これらの文書等を常時閲覧することができるものとする。
3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
(1) 当社は、リスク管理の基礎として定める「リスク管理規程」及び「コンプライアンス・リスク管理委員会規程」に基づき、当社のリスクを横断的に管理するコンプライアンス・リスク管理委員会を設置し、各リスクの状況に関して継続的なモニタリングを行い、リスクの早期発見と未然防止に努める。
(2) リスク発生時には、「リスク管理規程」に従い、代表取締役をリスク管理統括責任者とする緊急事態対応体制を敷き、総力を挙げて、迅速に効果的な施策を実施し、事態の鎮静化に取り組み、被害を最小限にとどめるように努めるとともに、再発防止策を作成して実施する。
4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1) 当社は、全社AI化を継続して進め、テクノロジーによる業務遂行の迅速化・効率化・精緻化並びにコスト低減を進める。
(2) 当社は、取締役会の決定に基づく業務執行については、「業務分掌規程」「職務権限規程」を定め、それぞれの職務及び権限、責任の明確化を図る。
(3) 当社は、取締役会を毎月1回開催し、経営状況を共有するとともに、各組織の活動状況を把握し取締役自らの業務執行の効率化を図る。
(4) 当社は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)の報酬等の決定に当たっては、取締役会の諮問機関である指名・報酬委員会で審議し、その内容を取締役会に諮り決定する。
5.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
(1) 当社は、当社グループ全体のコンプライアンス、リスクマネジメント体制の構築に努める。
(2) 当社は、当社グループの管理に関する「関係会社管理規程」に従い、当社グループ全体の業務の円滑化と管理の適正化を図る。
(3) 取締役(監査等委員である取締役を除く。)は、子会社の損失の危険の発生を把握した場合、直ちにその内容、発生する損失の程度及び当社に対する影響等について、当社の取締役会に報告を行う。
(4) 当社の内部監査担当は、子会社を定期的な内部監査の対象とし、内部監査の結果は当社の代表取締役に報告を行う。
6.当社の監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項、当該取締役及び使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性に関する事項、並びに監査等委員会の当該取締役及び使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
(1) 監査等委員会が補助すべき使用人の登用を求めた場合、当該使用人は監査等委員会の指揮命令下で監査等委員会補助業務を遂行する。
(2) 当該使用人の人事異動、評価等の人事処遇に関する事項については、事前に監査等委員会の同意を得た上で決定するものとし、取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び上司その他の者からの独立性を確保する。
7.当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人等並びに当社の子会社の取締役、監査役及び使用人等が当社の監査等委員会に報告するための体制、その他の監査等委員会への報告に関する体制
(1) 監査等委員会は、重要な意思決定のプロセスや業務執行状況を把握するため、取締役会のほか役員会及び希望する任意の会議に出席し、又は当社もしくは当社の子会社の取締役及び使用人から業務執行状況の報告を求めることができ、取締役及び使用人は、これに応じて速やかに報告する。
(2) 当社又は子会社の取締役及び使用人等は、法令に違反する事実、会社に著しい損害を与えるおそれのある事実を発見した時には、当社の監査等委員会に対して、当該事実に関する事項を速やかに報告しなければならない。
8.当社の監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制
(1) 当社は、監査等委員会に対して報告した者が当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないことを確保するために、内部通報規程にその旨を定める。
(2) 当社の内部通報窓口は、社内窓口は管理部門、内部監査担当及び常勤の監査等委員である取締役が、社外窓口は顧問弁護士が担当し、通報の方法としては、電話・電子メール・FAX・クラウドツール・書面及び面会による通報手段を設定し、定期的に社内に周知する。
9.当社の監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続、その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に関する方針に関する事項
(1) 当社の監査等委員が、その職務の執行について生ずる費用の前払又は償還等の請求をしたときは、当該監査等委員の職務の執行に必要でないと合理的に認められる場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
10.その他当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
(1) 当社の監査等委員会は、代表取締役と定期的に会合をもち、代表取締役の経営方針を確かめるとともに、会社が対処すべき課題、会社を取り巻くリスク、監査上の重要課題等について意見を交換し、代表取締役との相互認識と信頼関係を深めるよう努める。
(2) 監査等委員会は、会計監査人及び内部監査担当者と定期的に情報交換を行い、相互の連携を図る。
11.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方・措置
(1) 反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方
当社は、一般社団法人日本経済団体連合会が公表した「企業行動憲章 実行の手引き(第9版)」(2022年12月)及び「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針(平成19年6月犯罪対策閣僚会議幹事会申合せ)」を基本理念として尊重し、これに沿って体制を構築し運用している。当企業集団における方針・基準等については、「反社会的勢力との関係遮断のための基本方針」「反社会的勢力対策規程」「反社対応マニュアル」「反社会的勢力の調査に関するマニュアル」「コンプライアンスガイドライン」において定めており、主要な社内会議等の機会を捉えて繰り返しその内容の周知徹底を図る。また、毎年企業集団すべての役員、従業員を対象に反社会的勢力との関係の遮断に関する研修会を開催する。これらのように、当企業集団及びすべての役員、従業員は反社会的勢力との絶縁を基本方針としている。
(2) 反社会的勢力排除に向けた整備状況
社内体制としては、コンプライアンス及びリスク管理に係る会議体としてコンプライアンス・リスク管理委員会を設置し、反社会的勢力に対する業務を所管する部署は経営管理部(経営管理部管掌取締役、経営管理部長)とし、不当要求等に対する対応部署への速やかな通報や外部専門機関への相談など実務上の業務マニュアルとして「反社会的勢力対応マニュアル」及び「取引先管理規程」を整備している。また、各取引先との契約においては、反社会的勢力排除条項を設けるなど、その徹底を図る。
外部組織との連携に関しては、2018年3月に暴力団追放運動推進都民センターに加入し、反社会的勢力に関する情報の収集に努めている。また、2018年5月には当社における不当要求防止責任者を選任(2021年3月に再任)して所轄の警察署に届け出を行い警察とも連携できる体制を構築している。
2) リスク管理体制の整備の状況
当社は、事業遂行に伴い発生し得る様々なリスクについて「リスク管理規程」を制定し、代表取締役を委員長とするコンプライアンス・リスク管理委員会を設置してグループ全体のリスク管理を行うこととしております。またリスクが現実化した場合は迅速かつ的確に対応することにより被害を最小限に食い止め、再発を防止し、企業価値の保全を図ります。
また、大地震等突発的なリスクが発生し全社的な対応が必要な緊急事態は、代表取締役をリスク管理統括責任者とする緊急事態対応体制をとり、情報収集に努め、必要な対策を実施し、従業員に一定の行動を指示することとしております。
3) 子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社は、子会社1社を有しており、子会社の管理は以下を基本方針とし、「関係会社管理規程」に基づいて行っております。
(ⅰ)子会社は、グループ戦略に則って運営されるものとする
(ⅱ)子会社における業務執行については、当社への承認、事前協議、報告を求めるものとする
(ⅲ)関係会社との取引においては、対等の精神を基本とし、取引の基本契約を締結するとともに、相互の責任を明確にするものとする
4) 責任限定契約の内容の概要
当社と社外取締役5名は、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結することができる旨を定款に定めております。ただし、当該契約に基づく損害賠償契約の限度額は法令が定める額としております。当該責任限定契約は業務執行取締役等である場合は除外いたします。また、責任の原因となった職務の遂行において善意かつ重大な過失がないときに限られます。
5) 取締役の定数
当社の取締役は、10名以内とする旨を定款で定めております。
6) 取締役の選任及び解任の決議要件
当社は、監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とを区別して株主総会の選任決議を行い、その選任決議については議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもっておこなう旨及び累積投票によらない旨を定款で定めております。
7) 株主総会の特別決議事項
当社は、株主総会の円滑な運営をおこなうことを目的として、会社法第309条第2項に定める特別決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもっておこなう旨を定款で定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営をおこなうことを目的とするものであります。
8)支配株主との取引を行う際における少数株主を保護するための施策
当社は、支配株主との取引を行う際には、少数株主保護の観点から、取締役会にて当該取引の合理性、妥当性及び必要性について十分検討します。
9)中間配当
当社は、株主へ機動的な利益還元を行うため、会社法第454条第5項の規定に基づき、取締役会の決議によって毎年5月31日を基準日として、中間配当を行うことができる旨を定款で定めております。
10)役員等賠償責任保険契約の内容
当社は、会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を保険会社との間で締結しております。当該保険契約の被保険者の範囲は当社の取締役(監査等委員である取締役を含む)であり、被保険者は保険料を負担しておりません。当該保険契約により被保険者が、その職務の執行に関し責任を負うこと又は当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずることのある損害賠償金や争訟費用等を塡補することとしております。
ただし、被保険者の職務の執行の適正性が損なわれないようにするため、被保険者が違法であることを認識しながら行った行為等に起因する損害の場合には填補の対象としないこととしております。
④ 取締役会の活動状況
当事業年度の取締役会の開催状況および個々の取締役の出席状況については次のとおりであります。
(注)1.中村けん牛氏については、2024年2月28日開催の第21回定時株主総会終結の時をもって任期満了により退任しております。
2.中山勝美氏については、2023年2月28日開催の第20回定時株主総会において、新たに取締役に選任されましたので、取締役就任後に開催された取締役会の出席状況を記載しております。
3.萩原崇氏については、2023年2月28日開催の第20回定時株主総会終結の時をもって任期満了となりましたので、在任時に開催された取締役会の出席状況を記載しております。
取締役会における具体的な検討内容として、法令で定められた事項のほか、経営方針に関する事項、決算に関する事項、人事・組織に関する事項、内部統制・コンプライアンスに関する事項、コーポレート・ガバナンスに関する事項、その他重要な業務執行に関する事項について審議、検討いたしました。
⑤ 指名・報酬委員会の活動状況
当事業年度の指名・報酬委員会の開催状況および個々の委員の出席状況については次のとおりであります。
指名・報酬委員会における具体的な検討内容としましては、取締役会の諮問に応じ、次の事項について審議し、取締役会へ答申しております。
(1)取締役会の構成についての考え方
(2)取締役の選解任の方針及び基準
(3)取締役の選任及び解任に関する事項
(4)社外取締役の選任基準
(5)代表取締役の選定及び解職の方針及び基準
(6)代表取締役の選定及び解職に関する事項
(7)委員会の委員の選定及び解職に関する事項
(8)取締役(監査等委員である取締役を除く。)の報酬体系、及び報酬決定の方針
(9)取締役(監査等委員である取締役を除く。)の個人別の報酬等の内容
(10)後継者計画の策定・運用に関する事項
(11)取締役会の実効性評価に関する事項
(12)委員会の実効性評価に関する事項
(13)前各号に定める事項に関連する開示内容の検討
(14)株主総会付議案(選解任議案、報酬議案)
(15)その他、取締役会が必要と判断した事項
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、「すべてはエンタープライズOSSエコシステム発展のために より高速に、より安全に、より安心してオープンソースソフトウェアをお客様のビジネスでご活用いただくために、私たちは、IT業界におけるユーザーの期待とベンダーの現実のギャップを解消し、エンタープライズOSS(オープンソースソフトウェア)エコシステム発展のために全力を尽くして参ります。」を企業理念に掲げており、この企業理念を追求し続けることで中長期的に企業価値を高めることができると考えております。
当社グループは、企業活動を遂行する中で、取引先、従業員、債権者、地域社会等の様々な利害関係者を尊重し調整することで、各々の利害関係者と円滑で良好な関係を構築し、維持・発展させていくことで企業価値の向上を図ってまいります。また、当社は、経営の効率化を図ると同時に、経営の健全性、透明性及びコンプライアンスを高めていくことで中長期的に企業価値の向上を図ってまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
1) 企業統治の体制の概要
当社の企業統治の体制の概要は以下の通りです。
a.取締役会
当社の取締役会は、9名の取締役により構成され、うち3名が監査等委員(すべて社外取締役)です。毎月1回の定時取締役会に加え、必要に応じ臨時取締役会を開催し、法定事項の決議、経営に関する重要な事項の決定及び業務執行の監督等をおこなっております。また、社外取締役は、社外から経営に対する適切な指導を行っております。
b.監査等委員会
当社の監査等委員会は、常勤監査等委員1名と非常勤監査等委員2名の計3名で構成されており、すべて社外取締役です。監査等委員は、取締役会及び重要な会議への出席、又はその報告を受けて、職務執行の監査を行っております。監査等委員は、監査計画に基づく監査を実施し、監査等委員会は原則として1か月に1回開催しております。また、内部監査担当及び会計監査人との間で意見交換を行うことにより、職務執行の状況を効率的、合理的に把握し、監査の実効性を高めております。
c.内部監査担当者
当社は、現在の組織規模に鑑み独立した内部監査室は設置しておりませんが、代表取締役が指名した内部監査担当2名により、全部門を対象に業務監査を計画的に実施しております。当該結果については、代表取締役に直接報告され、後日、改善指示を各部門へ周知し、そのフォローアップ監査を行っております。
なお、自己監査を回避するために、経営管理部に属する1名が経営管理部以外の全部門の監査を担当し、クラウドインテグレーション事業部に属する1名が経営管理部の監査を担当することで、監査の独立性を確保しております。
d.コンプライアンス・リスク管理委員会
コンプライアンスやリスク・マネジメントに対する意識向上と、効果的で円滑な施策・計画の策定等を協議・推進する機関として、コンプライアンス・リスク管理委員会を設け、四半期ごとに開催しております。
同委員会は、取締役9名及び必要に応じて指名された従業員により構成されております。
e.指名・報酬委員会
当社では、2023年8月より、取締役会の任意の諮問機関として、独立社外取締役を委員長とする指名・報酬委員会を設置しております。指名・報酬委員会の構成は代表取締役、社外取締役2名の計3名で構成し、取締役の指名・報酬等に関する手続きの公正性・透明性・客観性を強化し、コーポレート・ガバナンス体制の充実に努めております。
機関ごとの構成員は次のとおりであります。(◎は議長、委員長を表す。役員のみを表示)
| 役職名 | 氏名 | 取締役会 | 監査等 委員会 | コンプライアンス・ リスク管理 委員会 | 指名・報酬委員会 |
| 代表取締役 社長 | 渡部 直樹 | ◎ | ◎ | 〇 | |
| 取締役 副社長 | 相原 知栄子 | 〇 | 〇 | ||
| 取締役 副社長 | 池宮 紀昭 | 〇 | 〇 | ||
| 取締役 | 中山 勝美 | 〇 | 〇 | ||
| 社外取締役 | 小舘 亮之 | 〇 | 〇 | ◎ | |
| 社外取締役 | 大﨑 理乃 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 社外取締役 (常勤監査等委員) | 添田 繁永 | 〇 | ◎ | 〇 | |
| 社外取締役 (監査等委員) | 森田 芳玄 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 社外取締役 (監査等委員) | 鈴木 隆之 | 〇 | 〇 | 〇 |
2) 当該体制を採用する理由
当社は、監査等委員会設置会社を選択しております。
現在、当社の監査等委員会は3名で構成され、いずれも社外取締役となっております。監査等委員である取締役は、監査機能に加え、取締役会で議決権を有し、経営陣や取締役に対して実効性の高い監督機能が確保できることから、経営の効率性、健全性の確保及びコーポレート・ガバナンスの強化が可能であると考え、当該体制を採用しております。
③ 企業統治に関するその他の事項
1) 内部統制システムの整備の状況
当社は業務の適正性を確保するための体制として、「内部統制システムの整備に関する基本方針」を定め、この基本方針に則り、業務の適正を確保するための体制を整備しております。その概要は以下の通りであります。
1.当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1) 当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合すること並びに当社の業務の適正を確保するため、コンプライアンスに関する教育・研修を適宜開催するとともに、「コンプライアンス規程」等を定め、コンプライアンス意識の維持・向上を図る。
(2) 当社の取締役は、当社に関し重大な法令違反、コンプライアンス違反その他重要な事実を発見した場合、速やかに取締役会に報告する。
(3) 取締役会の諮問機関として、委員の過半数を独立社外取締役で構成する指名・報酬委員会を設置し、取締役(監査等委員である取締役を除く。)の報酬等に関する手続の公正性・透明性・客観性を強化し、当社コーポレートガバナンスの充実を図る。
(4) 法令違反行為等に関する内部通報制度を運用し、問題の早期発見・未然防止を図るとともに、通報者に対する不利益な扱いを禁止する。
(5) 内部監査担当者及び監査等委員である取締役は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人の職務の執行が法令、定款、諸規程に適合しているか、会社の業務の適正が確保されているかを監査する。
2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(1) 当社の取締役の職務執行に係る情報については、文書又は電磁的情報により電磁的に記録し、法令、定款及び「文書管理規程」等の社内規程に従い適切に保存、管理を行う。
(2) 取締役は、これらの文書等を常時閲覧することができるものとする。
3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
(1) 当社は、リスク管理の基礎として定める「リスク管理規程」及び「コンプライアンス・リスク管理委員会規程」に基づき、当社のリスクを横断的に管理するコンプライアンス・リスク管理委員会を設置し、各リスクの状況に関して継続的なモニタリングを行い、リスクの早期発見と未然防止に努める。
(2) リスク発生時には、「リスク管理規程」に従い、代表取締役をリスク管理統括責任者とする緊急事態対応体制を敷き、総力を挙げて、迅速に効果的な施策を実施し、事態の鎮静化に取り組み、被害を最小限にとどめるように努めるとともに、再発防止策を作成して実施する。
4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1) 当社は、全社AI化を継続して進め、テクノロジーによる業務遂行の迅速化・効率化・精緻化並びにコスト低減を進める。
(2) 当社は、取締役会の決定に基づく業務執行については、「業務分掌規程」「職務権限規程」を定め、それぞれの職務及び権限、責任の明確化を図る。
(3) 当社は、取締役会を毎月1回開催し、経営状況を共有するとともに、各組織の活動状況を把握し取締役自らの業務執行の効率化を図る。
(4) 当社は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)の報酬等の決定に当たっては、取締役会の諮問機関である指名・報酬委員会で審議し、その内容を取締役会に諮り決定する。
5.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
(1) 当社は、当社グループ全体のコンプライアンス、リスクマネジメント体制の構築に努める。
(2) 当社は、当社グループの管理に関する「関係会社管理規程」に従い、当社グループ全体の業務の円滑化と管理の適正化を図る。
(3) 取締役(監査等委員である取締役を除く。)は、子会社の損失の危険の発生を把握した場合、直ちにその内容、発生する損失の程度及び当社に対する影響等について、当社の取締役会に報告を行う。
(4) 当社の内部監査担当は、子会社を定期的な内部監査の対象とし、内部監査の結果は当社の代表取締役に報告を行う。
6.当社の監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項、当該取締役及び使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性に関する事項、並びに監査等委員会の当該取締役及び使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
(1) 監査等委員会が補助すべき使用人の登用を求めた場合、当該使用人は監査等委員会の指揮命令下で監査等委員会補助業務を遂行する。
(2) 当該使用人の人事異動、評価等の人事処遇に関する事項については、事前に監査等委員会の同意を得た上で決定するものとし、取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び上司その他の者からの独立性を確保する。
7.当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人等並びに当社の子会社の取締役、監査役及び使用人等が当社の監査等委員会に報告するための体制、その他の監査等委員会への報告に関する体制
(1) 監査等委員会は、重要な意思決定のプロセスや業務執行状況を把握するため、取締役会のほか役員会及び希望する任意の会議に出席し、又は当社もしくは当社の子会社の取締役及び使用人から業務執行状況の報告を求めることができ、取締役及び使用人は、これに応じて速やかに報告する。
(2) 当社又は子会社の取締役及び使用人等は、法令に違反する事実、会社に著しい損害を与えるおそれのある事実を発見した時には、当社の監査等委員会に対して、当該事実に関する事項を速やかに報告しなければならない。
8.当社の監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制
(1) 当社は、監査等委員会に対して報告した者が当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないことを確保するために、内部通報規程にその旨を定める。
(2) 当社の内部通報窓口は、社内窓口は管理部門、内部監査担当及び常勤の監査等委員である取締役が、社外窓口は顧問弁護士が担当し、通報の方法としては、電話・電子メール・FAX・クラウドツール・書面及び面会による通報手段を設定し、定期的に社内に周知する。
9.当社の監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続、その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に関する方針に関する事項
(1) 当社の監査等委員が、その職務の執行について生ずる費用の前払又は償還等の請求をしたときは、当該監査等委員の職務の執行に必要でないと合理的に認められる場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
10.その他当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
(1) 当社の監査等委員会は、代表取締役と定期的に会合をもち、代表取締役の経営方針を確かめるとともに、会社が対処すべき課題、会社を取り巻くリスク、監査上の重要課題等について意見を交換し、代表取締役との相互認識と信頼関係を深めるよう努める。
(2) 監査等委員会は、会計監査人及び内部監査担当者と定期的に情報交換を行い、相互の連携を図る。
11.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方・措置
(1) 反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方
当社は、一般社団法人日本経済団体連合会が公表した「企業行動憲章 実行の手引き(第9版)」(2022年12月)及び「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針(平成19年6月犯罪対策閣僚会議幹事会申合せ)」を基本理念として尊重し、これに沿って体制を構築し運用している。当企業集団における方針・基準等については、「反社会的勢力との関係遮断のための基本方針」「反社会的勢力対策規程」「反社対応マニュアル」「反社会的勢力の調査に関するマニュアル」「コンプライアンスガイドライン」において定めており、主要な社内会議等の機会を捉えて繰り返しその内容の周知徹底を図る。また、毎年企業集団すべての役員、従業員を対象に反社会的勢力との関係の遮断に関する研修会を開催する。これらのように、当企業集団及びすべての役員、従業員は反社会的勢力との絶縁を基本方針としている。
(2) 反社会的勢力排除に向けた整備状況
社内体制としては、コンプライアンス及びリスク管理に係る会議体としてコンプライアンス・リスク管理委員会を設置し、反社会的勢力に対する業務を所管する部署は経営管理部(経営管理部管掌取締役、経営管理部長)とし、不当要求等に対する対応部署への速やかな通報や外部専門機関への相談など実務上の業務マニュアルとして「反社会的勢力対応マニュアル」及び「取引先管理規程」を整備している。また、各取引先との契約においては、反社会的勢力排除条項を設けるなど、その徹底を図る。
外部組織との連携に関しては、2018年3月に暴力団追放運動推進都民センターに加入し、反社会的勢力に関する情報の収集に努めている。また、2018年5月には当社における不当要求防止責任者を選任(2021年3月に再任)して所轄の警察署に届け出を行い警察とも連携できる体制を構築している。
2) リスク管理体制の整備の状況
当社は、事業遂行に伴い発生し得る様々なリスクについて「リスク管理規程」を制定し、代表取締役を委員長とするコンプライアンス・リスク管理委員会を設置してグループ全体のリスク管理を行うこととしております。またリスクが現実化した場合は迅速かつ的確に対応することにより被害を最小限に食い止め、再発を防止し、企業価値の保全を図ります。
また、大地震等突発的なリスクが発生し全社的な対応が必要な緊急事態は、代表取締役をリスク管理統括責任者とする緊急事態対応体制をとり、情報収集に努め、必要な対策を実施し、従業員に一定の行動を指示することとしております。
3) 子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社は、子会社1社を有しており、子会社の管理は以下を基本方針とし、「関係会社管理規程」に基づいて行っております。
(ⅰ)子会社は、グループ戦略に則って運営されるものとする
(ⅱ)子会社における業務執行については、当社への承認、事前協議、報告を求めるものとする
(ⅲ)関係会社との取引においては、対等の精神を基本とし、取引の基本契約を締結するとともに、相互の責任を明確にするものとする
4) 責任限定契約の内容の概要
当社と社外取締役5名は、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結することができる旨を定款に定めております。ただし、当該契約に基づく損害賠償契約の限度額は法令が定める額としております。当該責任限定契約は業務執行取締役等である場合は除外いたします。また、責任の原因となった職務の遂行において善意かつ重大な過失がないときに限られます。
5) 取締役の定数
当社の取締役は、10名以内とする旨を定款で定めております。
6) 取締役の選任及び解任の決議要件
当社は、監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とを区別して株主総会の選任決議を行い、その選任決議については議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもっておこなう旨及び累積投票によらない旨を定款で定めております。
7) 株主総会の特別決議事項
当社は、株主総会の円滑な運営をおこなうことを目的として、会社法第309条第2項に定める特別決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもっておこなう旨を定款で定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営をおこなうことを目的とするものであります。
8)支配株主との取引を行う際における少数株主を保護するための施策
当社は、支配株主との取引を行う際には、少数株主保護の観点から、取締役会にて当該取引の合理性、妥当性及び必要性について十分検討します。
9)中間配当
当社は、株主へ機動的な利益還元を行うため、会社法第454条第5項の規定に基づき、取締役会の決議によって毎年5月31日を基準日として、中間配当を行うことができる旨を定款で定めております。
10)役員等賠償責任保険契約の内容
当社は、会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を保険会社との間で締結しております。当該保険契約の被保険者の範囲は当社の取締役(監査等委員である取締役を含む)であり、被保険者は保険料を負担しておりません。当該保険契約により被保険者が、その職務の執行に関し責任を負うこと又は当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずることのある損害賠償金や争訟費用等を塡補することとしております。
ただし、被保険者の職務の執行の適正性が損なわれないようにするため、被保険者が違法であることを認識しながら行った行為等に起因する損害の場合には填補の対象としないこととしております。
④ 取締役会の活動状況
当事業年度の取締役会の開催状況および個々の取締役の出席状況については次のとおりであります。
| 氏名 | 開催回数 | 出席回数 |
| 中村 けん牛(注)1 | 16回 | 16回 |
| 渡部 直樹 | 16回 | 16回 |
| 相原 知栄子 | 16回 | 16回 |
| 池宮 紀昭 | 16回 | 16回 |
| 中山 勝美(注)2 | 10回 | 10回 |
| 萩原 崇(注)3 | 6回 | 6回 |
| 小舘 亮之 | 16回 | 16回 |
| 大﨑 理乃 | 16回 | 14回 |
| 添田 繁永 | 16回 | 16回 |
| 森田 芳玄 | 16回 | 16回 |
| 鈴木 隆之 | 16回 | 16回 |
(注)1.中村けん牛氏については、2024年2月28日開催の第21回定時株主総会終結の時をもって任期満了により退任しております。
2.中山勝美氏については、2023年2月28日開催の第20回定時株主総会において、新たに取締役に選任されましたので、取締役就任後に開催された取締役会の出席状況を記載しております。
3.萩原崇氏については、2023年2月28日開催の第20回定時株主総会終結の時をもって任期満了となりましたので、在任時に開催された取締役会の出席状況を記載しております。
取締役会における具体的な検討内容として、法令で定められた事項のほか、経営方針に関する事項、決算に関する事項、人事・組織に関する事項、内部統制・コンプライアンスに関する事項、コーポレート・ガバナンスに関する事項、その他重要な業務執行に関する事項について審議、検討いたしました。
⑤ 指名・報酬委員会の活動状況
当事業年度の指名・報酬委員会の開催状況および個々の委員の出席状況については次のとおりであります。
| 氏名 | 開催回数 | 出席回数 |
| 小舘 亮之 | 2回 | 2回 |
| 渡部 直樹 | 2回 | 2回 |
| 大﨑 理乃 | 2回 | 2回 |
指名・報酬委員会における具体的な検討内容としましては、取締役会の諮問に応じ、次の事項について審議し、取締役会へ答申しております。
(1)取締役会の構成についての考え方
(2)取締役の選解任の方針及び基準
(3)取締役の選任及び解任に関する事項
(4)社外取締役の選任基準
(5)代表取締役の選定及び解職の方針及び基準
(6)代表取締役の選定及び解職に関する事項
(7)委員会の委員の選定及び解職に関する事項
(8)取締役(監査等委員である取締役を除く。)の報酬体系、及び報酬決定の方針
(9)取締役(監査等委員である取締役を除く。)の個人別の報酬等の内容
(10)後継者計画の策定・運用に関する事項
(11)取締役会の実効性評価に関する事項
(12)委員会の実効性評価に関する事項
(13)前各号に定める事項に関連する開示内容の検討
(14)株主総会付議案(選解任議案、報酬議案)
(15)その他、取締役会が必要と判断した事項
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