有価証券報告書-第85期(令和3年4月1日-令和4年3月31日)
(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、経営の公正性と透明性の向上及びこれに対する監督機能の充実並びに積極的な情報開示が企業経営にとっての最重要課題であると認識しており、取締役会の活性化、監査役機能の充実、経営状態のタイムリーなディスクローズ、投資家向けIR活動の活発化などに注力しております。
また、企業活動において法令遵守、倫理性を確保し、コンプライアンス体制を確立するためには、経営陣自らが経営管理組織及び社内規律を通じ率先垂範してそれらの浸透を図る必要があると考えております。
今後ともコーポレート・ガバナンスについては「経営者自らが透明性を確保し、説明責任を果たしていく姿勢こそが重要」との基本認識の下、さらに如何にその質を高めていくかということを常に念頭に置いて経営に取り組み、開かれた企業として広く企業活動を通じて社会への貢献を目指してまいります。また、コーポレート・ガバナンス・コードの趣旨を適切に理解し、当社に相応しいコーポレート・ガバナンス体制の確立を図ってまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
ⅰ.企業統治の体制の概要
ア.取締役会・監督体制等
当社では、「(2)役員の状況 ① 役員一覧」に記載の全取締役・全監査役で構成される取締役会(議長は代表取締役社長)を毎月1回定例的に開催し、重要案件については必要に応じ臨時取締役会を開催しております。決議を要する事項については、「取締役会規程」とは別に詳細を定めた「取締役会決議事項付議基準」をベースにして重要事項を全て付議しており、この付議基準は職務権限規定ともリンクさせて全社員に公開して、ガラス張りで運用するようにし、さらに、基準に該当しない場合でも「経営情報や各部門の動向を共有化」という観点から必要と思われる事項は幅広く付議又は報告を行って、議論し対策等を検討しております。また、取締役会は業務執行を監督する機関として、逐次業務執行の状況につき報告を受け、チェックしております。
さらに、取締役の一部を中心に構成される「経営会議」を月1回以上開催し、取締役会と連携して経営上の主要課題につき審議を行っております。
また、取締役候補の指名手続及び取締役報酬の決定プロセスに関する透明性確保の観点から、取締役会の諮問機関として、委員の過半数を独立社外取締役とする「指名・報酬諮問委員会」を設置しております。この指名・報酬諮問委員会は、株主総会の取締役選任議案や取締役の個人別の報酬等の重要事項について審議し、取締役会に対し答申を行います。
イ.監査役会・監査体制等
当社では、「(2)役員の状況 ① 役員一覧」に記載の全監査役で構成される監査役会を毎月1回定例的に開催し、重要案件については必要に応じ臨時監査役会を開催しております。
監査体制としては、監査役・内部監査・会計監査人の三様監査の連携と機能強化を目指しており、特に監査役監査においては、監査役の重要情報へのアクセス保証に配意(常勤監査役には、社内規定で定める重要稟議を全て回議する等)するとともに、子会社監査役とも定期的に意見及び情報交換を行うことによって、当社グループ全体の監査品質の向上に努めております。
なお、監査役監査、内部監査及び会計監査並びに内部統制部門の相互連携については、社内常勤監査役や内部監査室、内部統制部門(総務部・財務部など)が中心となって、随時、意見交換や情報共有等を行うなど、相互に協力することにより各監査の品質向上に努めております。
ⅱ.企業統治の体制を採用する理由
当社は監査役会設置会社形態を採用していますが、これは、当社の事業において外装材事業が大半を占めており、かつ当社程度の規模では、業務と社内事情に精通した2名の社内監査役と、豊富な経験と知識・識見を持つ3名の社外監査役により、監査は充分機能しており(後述)、これが実効的な形態だと考えるからであります。また、豊富な経験と知識・識見を持つ3名の社外取締役を選任し、経営監督機能の強化にも努めております。
③ 企業統治に関するその他の事項
ⅰ.内部統制システムの整備の状況
当社では、会社法・会社法施行規則に基づく「内部統制システム構築の基本方針」について、取締役会において次のとおり決議しております。
ア.当社及び子会社の取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
a.当社グループにおけるコンプライアンスを一層推進し、その実効性を上げるため、当社は、取締役会の直結組織として、特定の取締役をコンプライアンス担当役員に選定し、同担当役員が委員長を務める「コンプライアンス推進委員会」を設置する。
また、コンプライアンス関連規定を整備し、「ニチハグループ行動指針」等の全員配付及び教育・研修等により当社グループの役員・使用人への徹底を図る。
b.コンプライアンス推進委員会は、コンプライアンスへの取組みを当社グループ全体に亘り組織横断的に統括するとともに、コンプライアンス推進に関する各種施策を立案・実施し、コンプライアンス意識の醸成、教育・啓発に努め、コンプライアンス経営の強化を図る。
c.当社の監査役並びに代表取締役社長直轄の内部監査室は、協働あるいは単独で内部統制の有効性の検証を行う。
d.法令違反・社内諸規定違反など不正行為等の早期発見と是正を行うために、内部通報制度「ニチハグループ・コンプライアンス・ホットライン」を導入して、内部監査室及び弁護士事務所に通報窓口を設置する。コンプライアンス推進委員会は、通報窓口等を通じて内部通報等の報告を受けたときは、事実関係を調査した上、法令違反等が明らかになった場合には、速やかに是正措置及び再発防止措置を講じる。
e.当社及び子会社は、社会の一員として、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体とは一切の関係を持たず、毅然とした態度で対応する。
イ.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
a.当社は、法令及び社内規定(主として「文書作成規定」及び「文書管理規定」)に基づき、該当文書等の作成・保存を行う。文書保存年限については、重要文書は原則10年、特に重要なものは永久保存とし、文書保存年限表において個別具体的に定める。
b.情報の管理については、「情報セキュリティポリシー」「内部情報管理規定」「個人情報保護規定」等に基づき厳正に運営する。
ウ.当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
a.当社は、取締役会直結の組織として、代表取締役社長を当社グループ全体に亘るリスクに関するリスク管理統括責任者とする「リスク管理委員会」を設置する。
リスク管理委員会は、あらかじめ具体的なリスクを想定・分類し、有事の際の迅速かつ適切な情報伝達と緊急体制を整備することを目的とし、まず最優先課題として、現在の外部環境・内部環境を踏まえて、当社グループに内在し経営に重要な影響を及ぼす可能性のあるあらゆるリスク(短期的及び長期的リスク)を洗い出し実態の把握を行う。
b.リスク管理委員会は、定期的に各事業部門におけるリスクの把握、体制の整備に係る進捗状況や、個別事案の検証結果をレビューして取締役会に報告し、共通認識として議論した上で、次の段階として、最優先課題として認識された重要リスクに対しては、リスク管理委員会のもとに各種専門部会を設けることによって、リスク未然防止のための対応策、リスクが現実化した場合の対処方法をより具体的に定めるなど、順次リスク管理体制の構築を進めていく。
エ.当社及び子会社の取締役・使用人の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
a.当社は、定例の取締役会を毎月1回開催し、経営方針、法令で定められた事項やその他経営に関する重要事項を決定するとともに、業務執行状況を監督する。決議を要する事項については、「取締役会規程」とは別に詳細を定めて役員・使用人全員に公開している「取締役会決議事項付議基準」に基づき、ガラス張りで運用する。
また、取締役の一部を中心に構成される経営会議を月1回以上開催し、個別経営課題を実務的な観点から協議する。
b.当社の取締役、執行役員及び使用人の職務執行に当たっての役割分担及び決裁体制については、「職務分掌規定」「職務権限規定」に詳細を定める。
c.当社は、執行役員制度を有効に活用し、
(a) 取締役は、経営の意思決定の迅速化、監督機能の強化など本来果たすべき役割に特化し、経営機能をより一層充実させる。
(b) 業務執行権限を取締役から執行役員に大幅に委譲し、執行責任・報告義務を明確化することにより、業務執行の効率化を図っていく。
d.当社は、子会社の自主性を尊重し、かつ緊密な連携を保ち、「関係会社管理規定」に基づき、経営上の重要事項については事前に子会社と協議するとともに、管理基準等に従って効率的なグループ経営が行われるよう管理を行う。
e.当社は、子会社に取締役・使用人の職務分掌及び職務権限に関するルールを整備させるとともに、適正かつ効率的に運用されるよう管理を行う。
オ.その他の当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
a.当社は、「関係会社管理規定」に基づき経営企画部を中心に行っている子会社のモニタリングをさらに強化する。具体的には、各子会社の経営上の重要事項に関する当社への報告や承認のルールを定める「関連会社職務権限」の見直しを行う。
b.当社の監査役が自ら又は子会社の監査役と協働して連結経営に対応したグループ全体の監視・監査を実効的かつ適正に行えるように図るとともに、会計監査人及び内部監査室との緊密な連携等の的確な体制を構築する。
c.当社は、定期的に重要事項に関する職務執行状況を子会社に報告させる。また、子会社は、職務執行に関し重大な法令・定款違反及び不正行為の事実、又は会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したときは、速やかに当社に報告を行う。
d.当社は、「関係会社管理規定」に基づき、株主総会・取締役会に関する事項や業績・決算に関する事項を定期的に文書により子会社に報告させる。
カ.財務報告の信頼性を確保するための体制
当社は、当社グループの財務報告の信頼性を確保するため、代表取締役社長を責任者とする財務に係わる内部統制システムを構築し、財務報告に重要な虚偽記載が生じることがないよう、内部監査室が予防及び牽制機能の整備・運用状況を調査・検討・評価し、不備があれば是正していく体制の維持、向上を図る。
キ.当社の監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、当該使用人の取締役からの独立性に関する事項、並びに監査役の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する体制
当社は、現在のところ監査役の職務を補助すべき使用人は置いていないが、将来必要となり監査役が求めた場合には、取締役はその意向を尊重するものとし、その場合当該使用人の選解任については、監査役会と事前に協議の上決定するものとする。
また、当該使用人を置いた場合には、当社は、監査役の当該使用人に対する指示の実効性を確保する。
ク.当社及び子会社の取締役・使用人等が当社の監査役に報告するための体制その他監査役への報告に関する体制
a.当社グループの役員・使用人は、職務執行に関し重大な法令・定款違反及び不正行為の事実、又は会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したとき、あるいはその旨の報告を受けたときは、速やかに当社の監査役に対し報告を行う。
b.当社の監査役は、決算関係書類、稟議書、各種会議の議事録、その他業務執行に関する重要な文書を関係部署からの直接送付又は回覧等により閲覧し、必要に応じて当社グループの役員・使用人から直接説明を求めることとする。
c.内部監査室は、当社グループの役員・使用人から報告を受けた場合には、適時適切に当社の監査役に報告する。
d.当社は、監査役及び内部監査室に報告を行った当社グループの役員・使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を周知徹底する。
ケ.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用、債務の処理に係る方針に関する事項
当社は、監査役がその職務の執行について当社に対して会社法第388条に基づく費用の前払い等の請求をしたときは、当該請求に係る費用又は債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
コ.その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
a.当社は、監査役が取締役会への出席はもとより、意思決定の過程や業務執行状況を把握するため、重要な会議に出席するとともに、代表取締役や内部監査室とも定期的に打合せ、情報交換を行うことができるよう体制を整備することとし、取締役会はこれを担保する。
b.監査役が、当社の会計監査人である有限責任 あずさ監査法人から会計監査内容について説明を受けるとともに、定期打合せや随時意見交換、情報交換を行うなど緊密な連携を図っていくことができるよう的確な体制を構築する。
ⅱ.リスク管理体制の整備の状況
当社では、考えられる様々なリスクを事前にチェックし極小化するため、開発・生産・営業・物流など各部門の代表者が集まってそれぞれの立場から意見を述べ、議論を尽くすことを重視しておりますが、これとは別に取締役会直結の組織として代表取締役社長を当社グループ全体に亘るリスクに関する管理統括責任者とする「リスク管理委員会」を設置しております。その内容は、前記の「ⅰ.内部統制システムの整備の状況 ウ.当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制」に記載のとおりであります。
ⅲ.子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社では、子会社の業務の適正を確保するため、各種施策により子会社の経営管理体制の強化を図っております。その内容は、前記の「ⅰ.内部統制システムの整備の状況 オ.その他の当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制」に記載のとおりであります。
ⅳ.責任限定契約の内容の概要
当社は、社外取締役・社外監査役の会社法第423条第1項の責任について、当該社外取締役・社外監査役が職務を行うにつき、善意でかつ重大な過失がないときは法令に定める額を限度とする旨の契約を各社外取締役・社外監査役との間で締結しております。
ⅴ.役員等賠償責任保険契約の内容の概要
当社は、会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を保険会社との間で締結しております。当該保険契約の被保険者の範囲は、当社及びその子会社の取締役、監査役としており、被保険者は保険料を負担しておりません。当該保険契約により、被保険者が役員として業務において行った行為(不作為を含む)に起因して被る法律上の損害賠償金及び争訟費用等が填補されることになります。ただし、被保険者の職務の執行の適正性が損なわれないようにするため、被保険者が法令に違反することを認識して行った行為や被保険者の犯罪行為等に該当する場合には填補されないなど、一定の免責事由を設けております。
ⅵ.取締役の定数
当社の取締役は13名以内とする旨を定款に定めております。
ⅶ.取締役の選任及び解任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨を定款に定めております。また、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとする旨を定款に定めております。
取締役の解任決議については、議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行うものとします。
ⅷ.取締役会で決議できる株主総会決議事項
ア.当社は、会社法第165条第2項の規定により、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策を遂行することができるよう、取締役会の決議によって市場取引等により自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。
イ.当社は、会社法第454条第5項の規定により、株主への機動的な利益還元を可能にするため、取締役会の決議により、毎年9月30日の株主名簿に記録された株主又は登録株式質権者に対し、中間配当を行うことができる旨を定款に定めております。
ⅸ.株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、経営の公正性と透明性の向上及びこれに対する監督機能の充実並びに積極的な情報開示が企業経営にとっての最重要課題であると認識しており、取締役会の活性化、監査役機能の充実、経営状態のタイムリーなディスクローズ、投資家向けIR活動の活発化などに注力しております。
また、企業活動において法令遵守、倫理性を確保し、コンプライアンス体制を確立するためには、経営陣自らが経営管理組織及び社内規律を通じ率先垂範してそれらの浸透を図る必要があると考えております。
今後ともコーポレート・ガバナンスについては「経営者自らが透明性を確保し、説明責任を果たしていく姿勢こそが重要」との基本認識の下、さらに如何にその質を高めていくかということを常に念頭に置いて経営に取り組み、開かれた企業として広く企業活動を通じて社会への貢献を目指してまいります。また、コーポレート・ガバナンス・コードの趣旨を適切に理解し、当社に相応しいコーポレート・ガバナンス体制の確立を図ってまいります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
ⅰ.企業統治の体制の概要
ア.取締役会・監督体制等
当社では、「(2)役員の状況 ① 役員一覧」に記載の全取締役・全監査役で構成される取締役会(議長は代表取締役社長)を毎月1回定例的に開催し、重要案件については必要に応じ臨時取締役会を開催しております。決議を要する事項については、「取締役会規程」とは別に詳細を定めた「取締役会決議事項付議基準」をベースにして重要事項を全て付議しており、この付議基準は職務権限規定ともリンクさせて全社員に公開して、ガラス張りで運用するようにし、さらに、基準に該当しない場合でも「経営情報や各部門の動向を共有化」という観点から必要と思われる事項は幅広く付議又は報告を行って、議論し対策等を検討しております。また、取締役会は業務執行を監督する機関として、逐次業務執行の状況につき報告を受け、チェックしております。
さらに、取締役の一部を中心に構成される「経営会議」を月1回以上開催し、取締役会と連携して経営上の主要課題につき審議を行っております。
また、取締役候補の指名手続及び取締役報酬の決定プロセスに関する透明性確保の観点から、取締役会の諮問機関として、委員の過半数を独立社外取締役とする「指名・報酬諮問委員会」を設置しております。この指名・報酬諮問委員会は、株主総会の取締役選任議案や取締役の個人別の報酬等の重要事項について審議し、取締役会に対し答申を行います。
イ.監査役会・監査体制等
当社では、「(2)役員の状況 ① 役員一覧」に記載の全監査役で構成される監査役会を毎月1回定例的に開催し、重要案件については必要に応じ臨時監査役会を開催しております。
監査体制としては、監査役・内部監査・会計監査人の三様監査の連携と機能強化を目指しており、特に監査役監査においては、監査役の重要情報へのアクセス保証に配意(常勤監査役には、社内規定で定める重要稟議を全て回議する等)するとともに、子会社監査役とも定期的に意見及び情報交換を行うことによって、当社グループ全体の監査品質の向上に努めております。
なお、監査役監査、内部監査及び会計監査並びに内部統制部門の相互連携については、社内常勤監査役や内部監査室、内部統制部門(総務部・財務部など)が中心となって、随時、意見交換や情報共有等を行うなど、相互に協力することにより各監査の品質向上に努めております。
ⅱ.企業統治の体制を採用する理由
当社は監査役会設置会社形態を採用していますが、これは、当社の事業において外装材事業が大半を占めており、かつ当社程度の規模では、業務と社内事情に精通した2名の社内監査役と、豊富な経験と知識・識見を持つ3名の社外監査役により、監査は充分機能しており(後述)、これが実効的な形態だと考えるからであります。また、豊富な経験と知識・識見を持つ3名の社外取締役を選任し、経営監督機能の強化にも努めております。
③ 企業統治に関するその他の事項
ⅰ.内部統制システムの整備の状況
当社では、会社法・会社法施行規則に基づく「内部統制システム構築の基本方針」について、取締役会において次のとおり決議しております。
ア.当社及び子会社の取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
a.当社グループにおけるコンプライアンスを一層推進し、その実効性を上げるため、当社は、取締役会の直結組織として、特定の取締役をコンプライアンス担当役員に選定し、同担当役員が委員長を務める「コンプライアンス推進委員会」を設置する。
また、コンプライアンス関連規定を整備し、「ニチハグループ行動指針」等の全員配付及び教育・研修等により当社グループの役員・使用人への徹底を図る。
b.コンプライアンス推進委員会は、コンプライアンスへの取組みを当社グループ全体に亘り組織横断的に統括するとともに、コンプライアンス推進に関する各種施策を立案・実施し、コンプライアンス意識の醸成、教育・啓発に努め、コンプライアンス経営の強化を図る。
c.当社の監査役並びに代表取締役社長直轄の内部監査室は、協働あるいは単独で内部統制の有効性の検証を行う。
d.法令違反・社内諸規定違反など不正行為等の早期発見と是正を行うために、内部通報制度「ニチハグループ・コンプライアンス・ホットライン」を導入して、内部監査室及び弁護士事務所に通報窓口を設置する。コンプライアンス推進委員会は、通報窓口等を通じて内部通報等の報告を受けたときは、事実関係を調査した上、法令違反等が明らかになった場合には、速やかに是正措置及び再発防止措置を講じる。
e.当社及び子会社は、社会の一員として、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体とは一切の関係を持たず、毅然とした態度で対応する。
イ.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
a.当社は、法令及び社内規定(主として「文書作成規定」及び「文書管理規定」)に基づき、該当文書等の作成・保存を行う。文書保存年限については、重要文書は原則10年、特に重要なものは永久保存とし、文書保存年限表において個別具体的に定める。
b.情報の管理については、「情報セキュリティポリシー」「内部情報管理規定」「個人情報保護規定」等に基づき厳正に運営する。
ウ.当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
a.当社は、取締役会直結の組織として、代表取締役社長を当社グループ全体に亘るリスクに関するリスク管理統括責任者とする「リスク管理委員会」を設置する。
リスク管理委員会は、あらかじめ具体的なリスクを想定・分類し、有事の際の迅速かつ適切な情報伝達と緊急体制を整備することを目的とし、まず最優先課題として、現在の外部環境・内部環境を踏まえて、当社グループに内在し経営に重要な影響を及ぼす可能性のあるあらゆるリスク(短期的及び長期的リスク)を洗い出し実態の把握を行う。
b.リスク管理委員会は、定期的に各事業部門におけるリスクの把握、体制の整備に係る進捗状況や、個別事案の検証結果をレビューして取締役会に報告し、共通認識として議論した上で、次の段階として、最優先課題として認識された重要リスクに対しては、リスク管理委員会のもとに各種専門部会を設けることによって、リスク未然防止のための対応策、リスクが現実化した場合の対処方法をより具体的に定めるなど、順次リスク管理体制の構築を進めていく。
エ.当社及び子会社の取締役・使用人の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
a.当社は、定例の取締役会を毎月1回開催し、経営方針、法令で定められた事項やその他経営に関する重要事項を決定するとともに、業務執行状況を監督する。決議を要する事項については、「取締役会規程」とは別に詳細を定めて役員・使用人全員に公開している「取締役会決議事項付議基準」に基づき、ガラス張りで運用する。
また、取締役の一部を中心に構成される経営会議を月1回以上開催し、個別経営課題を実務的な観点から協議する。
b.当社の取締役、執行役員及び使用人の職務執行に当たっての役割分担及び決裁体制については、「職務分掌規定」「職務権限規定」に詳細を定める。
c.当社は、執行役員制度を有効に活用し、
(a) 取締役は、経営の意思決定の迅速化、監督機能の強化など本来果たすべき役割に特化し、経営機能をより一層充実させる。
(b) 業務執行権限を取締役から執行役員に大幅に委譲し、執行責任・報告義務を明確化することにより、業務執行の効率化を図っていく。
d.当社は、子会社の自主性を尊重し、かつ緊密な連携を保ち、「関係会社管理規定」に基づき、経営上の重要事項については事前に子会社と協議するとともに、管理基準等に従って効率的なグループ経営が行われるよう管理を行う。
e.当社は、子会社に取締役・使用人の職務分掌及び職務権限に関するルールを整備させるとともに、適正かつ効率的に運用されるよう管理を行う。
オ.その他の当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
a.当社は、「関係会社管理規定」に基づき経営企画部を中心に行っている子会社のモニタリングをさらに強化する。具体的には、各子会社の経営上の重要事項に関する当社への報告や承認のルールを定める「関連会社職務権限」の見直しを行う。
b.当社の監査役が自ら又は子会社の監査役と協働して連結経営に対応したグループ全体の監視・監査を実効的かつ適正に行えるように図るとともに、会計監査人及び内部監査室との緊密な連携等の的確な体制を構築する。
c.当社は、定期的に重要事項に関する職務執行状況を子会社に報告させる。また、子会社は、職務執行に関し重大な法令・定款違反及び不正行為の事実、又は会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したときは、速やかに当社に報告を行う。
d.当社は、「関係会社管理規定」に基づき、株主総会・取締役会に関する事項や業績・決算に関する事項を定期的に文書により子会社に報告させる。
カ.財務報告の信頼性を確保するための体制
当社は、当社グループの財務報告の信頼性を確保するため、代表取締役社長を責任者とする財務に係わる内部統制システムを構築し、財務報告に重要な虚偽記載が生じることがないよう、内部監査室が予防及び牽制機能の整備・運用状況を調査・検討・評価し、不備があれば是正していく体制の維持、向上を図る。
キ.当社の監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、当該使用人の取締役からの独立性に関する事項、並びに監査役の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する体制
当社は、現在のところ監査役の職務を補助すべき使用人は置いていないが、将来必要となり監査役が求めた場合には、取締役はその意向を尊重するものとし、その場合当該使用人の選解任については、監査役会と事前に協議の上決定するものとする。
また、当該使用人を置いた場合には、当社は、監査役の当該使用人に対する指示の実効性を確保する。
ク.当社及び子会社の取締役・使用人等が当社の監査役に報告するための体制その他監査役への報告に関する体制
a.当社グループの役員・使用人は、職務執行に関し重大な法令・定款違反及び不正行為の事実、又は会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したとき、あるいはその旨の報告を受けたときは、速やかに当社の監査役に対し報告を行う。
b.当社の監査役は、決算関係書類、稟議書、各種会議の議事録、その他業務執行に関する重要な文書を関係部署からの直接送付又は回覧等により閲覧し、必要に応じて当社グループの役員・使用人から直接説明を求めることとする。
c.内部監査室は、当社グループの役員・使用人から報告を受けた場合には、適時適切に当社の監査役に報告する。
d.当社は、監査役及び内部監査室に報告を行った当社グループの役員・使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を周知徹底する。
ケ.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用、債務の処理に係る方針に関する事項
当社は、監査役がその職務の執行について当社に対して会社法第388条に基づく費用の前払い等の請求をしたときは、当該請求に係る費用又は債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
コ.その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
a.当社は、監査役が取締役会への出席はもとより、意思決定の過程や業務執行状況を把握するため、重要な会議に出席するとともに、代表取締役や内部監査室とも定期的に打合せ、情報交換を行うことができるよう体制を整備することとし、取締役会はこれを担保する。
b.監査役が、当社の会計監査人である有限責任 あずさ監査法人から会計監査内容について説明を受けるとともに、定期打合せや随時意見交換、情報交換を行うなど緊密な連携を図っていくことができるよう的確な体制を構築する。
ⅱ.リスク管理体制の整備の状況
当社では、考えられる様々なリスクを事前にチェックし極小化するため、開発・生産・営業・物流など各部門の代表者が集まってそれぞれの立場から意見を述べ、議論を尽くすことを重視しておりますが、これとは別に取締役会直結の組織として代表取締役社長を当社グループ全体に亘るリスクに関する管理統括責任者とする「リスク管理委員会」を設置しております。その内容は、前記の「ⅰ.内部統制システムの整備の状況 ウ.当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制」に記載のとおりであります。
ⅲ.子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社では、子会社の業務の適正を確保するため、各種施策により子会社の経営管理体制の強化を図っております。その内容は、前記の「ⅰ.内部統制システムの整備の状況 オ.その他の当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制」に記載のとおりであります。
ⅳ.責任限定契約の内容の概要
当社は、社外取締役・社外監査役の会社法第423条第1項の責任について、当該社外取締役・社外監査役が職務を行うにつき、善意でかつ重大な過失がないときは法令に定める額を限度とする旨の契約を各社外取締役・社外監査役との間で締結しております。
ⅴ.役員等賠償責任保険契約の内容の概要
当社は、会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を保険会社との間で締結しております。当該保険契約の被保険者の範囲は、当社及びその子会社の取締役、監査役としており、被保険者は保険料を負担しておりません。当該保険契約により、被保険者が役員として業務において行った行為(不作為を含む)に起因して被る法律上の損害賠償金及び争訟費用等が填補されることになります。ただし、被保険者の職務の執行の適正性が損なわれないようにするため、被保険者が法令に違反することを認識して行った行為や被保険者の犯罪行為等に該当する場合には填補されないなど、一定の免責事由を設けております。
ⅵ.取締役の定数
当社の取締役は13名以内とする旨を定款に定めております。
ⅶ.取締役の選任及び解任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨を定款に定めております。また、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとする旨を定款に定めております。
取締役の解任決議については、議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行うものとします。
ⅷ.取締役会で決議できる株主総会決議事項
ア.当社は、会社法第165条第2項の規定により、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策を遂行することができるよう、取締役会の決議によって市場取引等により自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。
イ.当社は、会社法第454条第5項の規定により、株主への機動的な利益還元を可能にするため、取締役会の決議により、毎年9月30日の株主名簿に記録された株主又は登録株式質権者に対し、中間配当を行うことができる旨を定款に定めております。
ⅸ.株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
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