有価証券報告書-第49期(平成30年9月1日-令和1年8月31日)

(1) 【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、企業のPR・コミュニケーション活動を支援することで、企業と企業、企業と社員、企業と株主など、企業をとりまくさまざまなステークホルダーとの関係性を良好にし、より円滑な経済活動の実現、ひいては社会発展に貢献するという基本理念のもと、取締役会決議に基づきコーポレート・ガバナンスに関する基本方針を制定し、公表しております。
当社のコーポレート・ガバナンスに対する基本的な考え方は、長期安定的な株主価値の向上を経営の重要課題と位置付けており、会社の永続的な発展のために、経営の透明性、効率性及び健全性を追求してまいります。また、当社は、会社の社会的役割を認識し、法令を遵守するとともに株主をはじめ地域社会、顧客企業、社員などステーク・ホルダーとの良好な関係の維持発展を図るために、経営の意思決定及び業務の執行に関しての責任の明確化を行い、企業自身の統制機能を強化していくこととしており、この基本的な考え方に沿って、コーポレート・ガバナンスの充実に取組んでおります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
イ 企業統治の体制の概要
当社は取締役会設置会社であり、当社の取締役会は、当社の規模等に鑑み機動性を重視し、提出日現在において社外取締役1名を含む5名で構成されており、原則として月1回の定例取締役会を開催することとしております。また、緊急議案発生の場合には速やかに臨時取締役会を催し、法令で定められた事項や、経営に関する重要事項を決定するとともに、業務執行の状況を監督するなど、スピーディーな経営判断ができる体制を構築しております。
議長:代表取締役社長 鈴木 勇夫
構成員:取締役 田村 章、取締役 吉宮 拓、取締役 矢島 さやか、取締役 椎名 礼雄(社外取締役)
社外取締役は、取締役会などにおける重要な業務執行に係る意思決定プロセス等において当社の業務執行を行う経営陣から独立した中立的な立場から経営判断をしていただくために、幅広い、且つ奥行きのある豊富な経験と高い見識を有する方を選任するものとしております。
また、社外監査役は、取締役会などにおける重要な業務執行に係る意思決定プロセス等において一般株主の利益に配慮した公平で公正な決定がなされるために、公認会計士、弁護士としての専門的な知識や経験などを有する方を選任するものとしております。
社外取締役および社外監査役候補者の選定に当たっては、個別具体的に、東京証券取引所の定める独立性判断基準および開示加重要件を参考に、当社との人的関係、資本的関係、または取引関係、その他の利害関係を確認しております。また、一般株主と利益相反が生じるおそれのない独立役員として、1名以上確保することとしております。
当社は監査役会設置会社であり、当社の監査役会は、常勤監査役1名、非常勤監査役2名の合計3名で構成し、3名すべてが社外監査役となっており、月1回の定例取締役会または監査役会に出席し経営に対する監視を行っております。社外監査役荒川純氏、社外監査役宇野紘一氏及び社外監査役後藤高志氏との間には、人的関係、資本的関係又は取引関係その他の利害関係はありません。
議長:常勤監査役 荒川 純
構成員:監査役 宇野 紘一、監査役 後藤 高志

当社のコーポレート・ガバナンス体制は、以下の図のとおりです。

ロ 企業統治の体制を採用する理由
当社は、取締役会規則を制定して、法令又は定款に定める事項その他当社の業務の執行は取締役会決議により決定しております。取締役会等の重要会議には監査役が常時出席し意見陳述を行い、業務執行を常に監視できる体制となっております。
また、コーポレート・ガバナンスにおける監査機能の強化として、荒川純氏、弁護士の後藤高志氏、公認会計士の宇野紘一氏を社外監査役として登用しております。 さらに、取締役及び各部門の部長で構成された営業会議は、原則として月1回開催しております。特に営業・人事面の戦術についての討議を行い迅速な対応が取れるようにしております。
ハ 内部統制システムの整備状況
a. 内部牽制組織、組織上の業務部門及び管理部門の配置状況、社内規程の整備状況その他の内部管理体制の整備の状況
当社グループでは、内部管理体制の強化を目的として、諸規程の整備や社長直属の内部監査担当者を任命し、組織的な業務運営を行える体制を構築しております。また、内部監査担当者は、内部監査規程に基づいて監査計画書を作成し、当社グループの全ての部門の内部監査を、監査役や監査法人との連携のもとに計画的に会計監査、業務監査あるいは臨時の監査を毎年実施しております。さらに、営業部門から提出される伝票、届出書及び申請書類については、管理、経理などの管理部門が、職務権限規程や業務フローの観点からきちんと遵守されているかを確認しており、内部監査とあわせて、現状では内部牽制組織は十分機能していると考えております。
内部統制の構築に当たっての全社的な管理については、会社法及び金融商品取引法上の内部統制体制を整備するため内部統制プロジェクトチームを組成して行っております。最終的な内部統制の評価責任者である経営者を補助して評価を実施するものとして、内部統制の整備、評価業務に精通している内部統制プロジェクトチームが内部監査担当と連携し、自らの業務を評価することとならない範囲において独立的評価を実施するものとしております。なお、当プロジェクトチームの構成員は、IT、内部監査、経理、管理、営業関連業務に精通している者を招集し、会社法及び金融商品取引法上の内部統制システムの監査を含めた、より実質的な内部統制を構築できる体制としております。
b. 内部管理体制の充実に向けた取組みの最近1年間における実施状況
当社グループでは当連結会計年度において、監査計画書に基づき、「職務権限規程」や「業務フロー」が遵守されているかについて、営業部門、管理部門、子会社において内部監査(業務監査)を実施いたしました。全体として内部監査結果は特に大きな問題はありませんでしたが、改善が必要な部門につきましては改善指示書を送付し、さらに徹底するよう指導しております。また、これらの内部監査結果は内部監査報告書を作成し、社長に報告しております。
内部統制プロジェクトチームは、財務報告に係る内部統制基本計画書に基づき、内部統制の一次評価を子会社も含めて実施し、その後、決算処理を含めたロールフォワードを実施いたしました。これらの評価においても内部統制の有効性が確認されたため、最終的に当社グループの内部統制は「有効である」という評価結果となりました。また、これらの内部統制監査結果は「第49期 内部統制 最終評価結果報告書」を作成し、社長に報告しております。
ニ リスク管理体制の整備状況
当社のリスク管理体制は、リスクを一元的に管理し、主要なリスクを抽出、予防の方策、またリスクが発生した場合は迅速な情報収集・分析を的確に行い、被害を最小限にくい止め、再発を防止し、当社の企業価値を保全するために「リスク対策委員会」を設置し、リスク管理規程に従った運用及び管理のもと、リスクへの対策を適切に実施しております。
ホ 提出会社の子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社グループの業務の適正については、関係会社管理規程に従い管理しております。関係会社管理規程は、関係会社に対する全般的な管理方針、管理組織について定めてあり、関係会社に関する業務の円滑化及び管理の適正化を図り、もって関係会社を指導・育成し、相互の利益の促進向上に努めております。
また、当社グループの業務執行の状況については、内部監査規程に基づき、内部監査担当が関係会社に対し、原則として毎年1回以上、定期または臨時に、実地監査を行っております。また、実地監査報告書は、内部監査担当の意見を付して代表取締役社長に報告し、監査の結果に基づいて、必要があれば関係会社に対して指示または勧告を行っております。
さらに、子会社の業務執行について職務権限規程等の決裁ルールの整備を行うほか、経営の重要な事項に関しては、社内規程に基づき、当社の事前承認または当社の報告を求めるとともに、当社の子会社担当役員及び子会社管理関連部門等が子会社からの事業計画、業務執行状況・財務状況等の報告を定期的に受け、業務の適正を確認しております。
③ 企業統治に関するその他の事項
当社は、会社法及び会社法施行規則の規定に基づき、「取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要な体制」(内部統制システム)の整備について、「内部統制システム構築の基本方針」として取締役会で決議した内容は以下のとおりであります。
なお、当社の「内部統制システム構築の基本方針」は、2010年11月26日開催の取締役会において決定され、直近では会議体の変更に伴い、2019年9月20日付で一部改定しており、見直し後の全文は以下のとおりであり、当社は、これらの体制について、今後も継続的に必要な見直しを行っていくこととしております。

[内部統制システム構築の基本方針]

(1) 取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制 ① 当社及び子会社は、長期安定的な株主価値の向上を経営の重要課題と位置付けており、会社の永続的な発展のために、経営の透明性、効率性および健全性を追求してまいります。また、当社は、会社の社会的役割を認識し、法令および定款等を遵守するとともに株主をはじめ地域社会、顧客企業、従業員などステーク・ホルダーとの良好な関係の維持発展を図るために、経営の意思決定および業務の執行に関しての責任の明確化を行い、企業自身の統制機能を強化していく所存であります。 ② 法令・定款等の遵守のため、「プラップ・コンプライアンス・マニュアル」を策定し、当社及び子会社の取締役・従業員に周知徹底を図るとともに、「プラップ大学」でE-ラーニングの実施等を通じて教育を行っております。また、当社及び子会社の取締役および従業員が法令・定款等に違反する行為を発見した場合の報告体制としての内部通報制度「プラップ・ホットライン」を当社グループで実施しております。当社及び子会社は、当該通報を行った者に対して、いかなる不利益な取り扱いをも行わないこととしております。 ③ 当社及び子会社の従業員にコーポレートガバナンスと経営理念、企業倫理の周知徹底を図るために「プラップジャパン・ハンドブック」を配付し、社内教育機関である「プラップ大学」にて教育研修を行っております。 ④ 当社は、内部監査に関する基本的事項を内部監査規程に定めており、監査担当者が監査役と連携し、内部監査を計画的に実施しております。内部監査の指摘事項に対しては、改善指示書を提出後、改善状況を確認し、フォローアップを行っております。これら内部監査の運営を円滑に行うとともに、経営の合理化・能率化および業務の適正な遂行を図っております。 ⑤ 当社及び子会社は、業務の性質上クライアントの企業秘密やインサイダー情報を扱うことが多いため、インサイダー取引防止規程および秘密管理規程を制定し、情報管理には万全を期した体制を構築しております。また、ISO/IEC27001(ISMS:情報セキュリティマネジメントシステム)の認証を当社で取得しており、当社の情報セキュリティが適切に行われていることを、第三者機関によって証明できる体制となっております。 (2) 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制 取締役の職務の執行に係る情報については、文書または電磁的記録により取扱っており、法令・社内規程に従い適切に保存されております。また、情報の管理については、当社の「情報セキュリティルールブック」や各種管理マニュアルにより管理を実施し、必要に応じて各種規程等の見直しを行っております。 (3) 損失の危険の管理に関する規程その他の体制 ① 当社及び子会社のリスク管理体制は、リスクを一元的に管理し、主要なリスクを抽出、予防の方策、またリスクが発生した場合は迅速な情報収集・分析を的確に行い、被害を最小限にくい止め、再発を防止し、当社及び子会社の企業価値を保全するために、当社の代表取締役社長を委員長とする「リスク対策委員会」を設置し、リスク管理規程に従った運用および管理のもと、子会社も含めリスクへの対策を適切に実施しております。 ② 当社及び子会社の事業運営やリスク管理体制、法令遵守などについては、当社の取締役及び関連部門が総合的に助言・指導を行っており、グループ全体の業務の適正化を図っております。 (4) 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制 ① 当社及び子会社の事業運営については、会社情勢、経済情勢の変化等、企業環境の動向を踏まえた経営方針や中期利益計画に基づき、その実行計画として年度予算を月度単位で策定し、毎月、営業会議(部長以上の管理職および役員)を開催し、各営業部門の売上高および営業利益実績について、予算実績対比の差異分析を実施し、報告、検討を行っております。取締役はこの月次決算の報告を受け、定例取締役会で経営上および予算執行上の重要な課題について意思決定を行っております。 ② 当社の取締役会は、定例取締役会を原則として毎月1回開催しており、臨時取締役会は必要に応じて随時開催し、経営上の重要事項について審議・決定しております。また、当社の取締役会は各取締役の職務執行の監督を行うとともに、職務の執行状況の報告を受けております。監査役は、取締役会等の重要な会議に出席し、取締役の職務の執行に対する監視を行っております。 ③ 当社は、企業経営および日常業務に関して、経営判断上の参考とするため、弁護士の助言と指導を適宜受けられる体制を設け、法務リスク管理体制の強化に努めております。また、公認会計士の外部アドバイザーと、定期的な面談のほか会計上の課題については随時確認をとるなど、会計処理ならびに内部統制組織の適正性の確保に努めております。 ④ 当社及び子会社の日常の職務執行に際しては、職務権限規程に基づき権限の委譲が行われ、各管理職位の権限関係と責任の所在を明確に定めて、会社業務の組織的かつ効果的な運営を図ることができる体制をとっております。 ⑤ 子会社を含めた内部統制の構築に当たっては、会社法および金融商品取引法上の内部統制体制を整備するため、当社において「内部統制プロジェクトチーム」を組成して行っております。当プロジェクトチームの構成員は、IT、内部監査、経理、管理、営業関連業務に精通している者を招集し、会社法および金融商品取引法上の内部統制システムの監査を含めた、より実質的な内部統制を構築できる体制としております。

(5) 当社ならびにその親会社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制 ① 当社グループの業務の適正については、関係会社管理規程に従い管理しております。関係会社管理規程は、関係会社に対する全般的な管理方針、管理組織について定めてあり、関係会社に関する業務の円滑化および管理の適正化を図り、もって関係会社を指導・育成し、相互の利益の促進向上に努めております。 ② 当社グループの業務執行の状況については、内部監査規程に基づき、内部監査担当が関係会社に対し、原則として毎年1回以上、定期または臨時に、実地監査を行っております。また、実地監査報告書は、内部監査担当の意見を付して代表取締役社長に報告し、監査の結果に基づいて、必要があれば関係会社に対して指示または勧告を行っております。 ③ 子会社の業務執行について職務権限規程等の決裁ルールの整備を行うほか、経営の重要な事項に関しては、社内規程に基づき、当社の事前承認または当社の報告を求めるとともに、当社の子会社担当役員及び子会社管理関連部門等が子会社からの事業計画、業務執行状況・財務状況等の報告を定期的に受け、業務の適正を確認しております。 (6) 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、当該使用人の取締役からの独立性に関する事項、当該使用人に対する指示の実効性に関する事項 ① 監査役会がその職務を補助する使用人を置くことを求めた場合には、管理部門長が監査役会と協議し、人事規程に基づき、当該従業員を適材配置するものとしております。また、各監査役が内部監査担当者や管理部門などの業務執行に係る従業員に対して、監査役の職務の補助を一時的に依頼した場合についても、対応できる体制となっております。 ② 監査役の職務を補助すべき使用人の任命・異動については、監査役会の同意を得た上、決定しております。また、監査役の職務を補助すべき使用人は、業務分掌規程に基づき、取締役以下補助使用人の属する組織の上長等の指揮命令を受けずに、監査役の指揮命令下で職務を遂行するものとしますが、取締役からの独立性に影響がなく監査役会の同意を得た場合については、当社の業務執行に係る役職を兼務することができるものとしております。 (7) 当社及び子会社の取締役および使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制、報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制 ① 当社および子会社の取締役および従業員は、監査役会規程の定めるところに従い、各監査役の要請に応じて必要な報告および情報提供を行っております。監査役は、取締役の職務の執行を監査し、必要と認めた場合、取締役および従業員に報告を求め、また、会社の組織・制度の改廃、資産の取得、処分、投資・融資およびその他重要な事項、内部統制、内部監査についての報告を受け、調査することができる体制となっております。 ② 当社及び子会社は、監査役からその職務執行に関する事項の説明を求められた場合、およびコンプライアンス違反事項を認識した場合、速やかに監査役へ報告を行っております。また、取締役及び使用人の監査役への情報提供を理由とした不利益な処遇は、内部通報制度と同様に一切行わない体制となっております。 (8) その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制 ① 監査役は、監査役会規程に従い、経営方針の決定過程および業務執行状況を把握するために、取締役会その他、会社の重要な会議に出席し意見を述べることができます。また、会議に出席しない時は、議事録・資料を閲覧することができます。 ② 監査役は、監査役会規程に従い、会社が適法性を欠く業務、または適法性を欠く恐れがある事実を発見した場合、それを指摘、取締役会に勧告でき、状況によってその行為の差止めを要求できます。 ③ 監査役は、内部監査が内部監査規程に従い実施されているかを把握するために、内部監査担当と密接な連携を保っております。また、監査役は、内部監査の計画、経過、結果について内部監査担当から報告または相談を受けております。 ④ 監査役は、内部統制評価が内部統制基本計画書に従い実施されているかを把握するために、内部統制プロジェクトチームや会計監査人と密接な連携を保っております。また、監査役は、内部統制の構築および評価の計画、経過、結果について内部統制プロジェクトチームから報告または相談を受けております。 ⑤ 監査役は、必要に応じ、監査役の監査を支える弁護士、公認会計士、コンサルタントその他の外部アドバイザーに相談することができ、任用するなどの必要な監査費用が発生する場合については、その費用は会社が負担するものとしております。 (9) 反社会的勢力排除に向けた体制整備 当社は、常に社会的良識を備えた行動に努めるとともに、社会の秩序や安全に脅威を及ぼす反社会的勢力とは一切の関係を遮断するという信念を持っております。このような信念のもと、企業責任者自らが危機管理意識を持ち、取締役会、幹部社員会議等において、折に触れ注意を促し、会社一体の毅然とした対応を徹底しております。特に、新規顧客との取引開始時には、新聞・雑誌・インターネットの活用はもとより、外部調査機関への依頼、報道機関や取引金融機関・取引先等からの風評を収集し、万全を期した態勢で臨んでおります。 また、警察署や関係機関により開催される反社会的勢力に関するセミナー等には、取締役管理部門長が参加し、意識の徹底を図っております。さらに、万一に備えて、警察署の相談窓口との関係強化や専門家の指導に基づいた緊急体制の構築をすべく、体制を整えております。

④ 取締役の定数
当社は、取締役の定数を10名以内とする旨を定款で定めております。
⑤ 取締役の選任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨を定款で定めております。
また、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとする旨を定款で定めております。
⑥ 株主総会決議事項を取締役会で決議することができる事項
イ 自己株式の取得
当社は、自己株式の取得について機動的に行うことを可能とするため、会社法第165条第2項の規定に基づき、取締役会の決議によって市場取引等により自己の株式を取得できる旨を定款で定めております。
ロ 中間配当金
当社は、株主への利益還元を機動的に実施できるようにするため、会社法第454条第5項の規定に基づき、取締役会の決議によって、毎年2月末日の最終の株主名簿に記載または記録された株主または登録株式質権者に対し、中間配当をすることができる旨を定款で定めております。
⑦ 株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
⑧ 責任限定契約の内容の概要
当社と社外取締役及び社外監査役は、会社法第423条第1項に定める賠償責任を限定する契約を締結しており、当該契約に基づく賠償責任限度額は、法令が規定する額(最低責任限度額)としております。