有価証券報告書-第7期(令和2年4月1日-令和3年3月31日)

(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社のコーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方は、株主、投資家、お客様等すべてのステークホルダーに対し、経営の効率性の向上、健全性の維持、透明性の確保に努めており、今後もコンプライアンスの徹底ならびに経営監査・監督機能の強化を図るとともに、健全な経営体制の確立に努める所存であります。情報開示においては、経理部を担当部署とし透明性の確保に努めております。ホームページにおいてIR情報を掲載する等、今後とも適切な情報開示に努める所存であります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社は監査役会制度を採用しており、監査役会は会計監査人及び内部統制室と連携し、各種法令及び社内規則遵守の準拠性に関する監査を行っております。
当社の取締役会は取締役4名(うち社外取締役2名)及び監査役3名(うち社外監査役2名)で構成され、毎月1回の定例取締役会に加え、随時必要に応じて臨時取締役会を開催しております。取締役会では、経営に関する重要事項についての報告、決議を行っております。当社は、取締役会を経営の意思決定機関であると同時に業務執行状況を監督する機関と位置付けており、取締役会から社員に至るまでの双方向の意思疎通を図る体制を構築しております。
内部監査においては、担当部署を内部統制室とし、各部門の内部監査を行っております。
当社は経営の意思決定機関である取締役会において、社外取締役2名及び社外監査役2名が出席しており、外部からの監視及び監督機能は充足していると考えております。
監査役は、社内において内部統制室と連携を図り、外部においては会計監査人との連携を図っており、各種法令及び社内規則遵守の準拠性に関する監査は適正に保たれていると考えております。
また、内部統制システムの構築、整備、運用状況の確認は内部統制室が行っており、さらに不正不備の監査を実施していることから、現在の企業統治の体制を採用しております。
③ 企業統治に関するその他の事項
<会社の機関の基本説明>内部統制システムの整備状況についての模式図は次のとおりであります。
⦅内部統制システムに関する基本的な考え方(基本方針)⦆
1.取締役及び使用人の職務執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役及び使用人が遵守すべき規範、とるべき行動の基準を示した「経営計画書」、「服務規律」を全従業者に周知徹底させるとともに、必要に応じてその内容を追加及び修正しております。また、週1回常勤の取締役で構成され開催されている「ホテル会議」において、各事業の重要事項を検討しております。内部統制室は、全社の内部監査を実施し、定期的に代表取締役及び監査役等に報告しております。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役の意思決定または取締役に対する報告に対しては、「取締役会規程」、「文書管理規程」及び「稟議規程」の定めるところに従い、取締役会の議事録、稟議書等を作成し、適切に保存及び管理しております。
3.損失の危機管理に関する規程その他の体制
当社の「組織規程」、「業務分掌規程」、「職務権限規程」及びその他の社内規程に基づき、各取締役が担当の分掌範囲において責任を持ってリスク管理体制を構築しております。リスク管理の観点から重要事項については、取締役会の決議により規程の制定、改廃を行っております。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
常勤の取締役で構成されている「ホテル会議」は週1回、監査役同席のもと行われる「取締役会」は月1回以上開催され、各取締役からの提案事項に対し、経営上重要な決定を行っております。
5.企業集団における業務の適正性を確保するための体制
当社は、効果的かつ効率的なグループ経営を行うため、親会社との間で定期的な報告会を開催し、当社の業況や重要な案件について情報の共有化を図っております。
6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及びその使用人の取締役からの独立性に関する事項
監査役は、監査業務に必要な事項を経理部等に依頼することができ、監査役より監査業務に必要な依頼を受けた使用人は、その依頼に関して取締役及び取締役会の指揮命令を受けないこととなっております。
7.取締役及び使用人が監査役に報告するための体制、その他の監査役への報告に関する体制
・監査役は、取締役会、ホテル会議その他の重要な会議に出席するとともに、取締役からその職務の執行状況を聴取し、関係資料を閲覧し、意見を述べることができる体制をとっております。
・取締役及び使用人は、会社に重要な損失を与える事象が発生し、または発生する恐れがあるとき、取締役及び使用人が違法又は不正な行為を発見したとき、その他監査役が報告すべきものと定めた事象が発生したときは、監査役に報告します。
8.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・取締役及び使用人は、監査役から会社情報等の提供を求められたときは遅滞なく提供できるようにする等監査役監査の環境を整備するよう努めております。
・監査役は、代表者との定期的な意見交換を開催し、併せて内部統制室との連携をとっております。
・監査役は、会計監査人から会計監査の方法及び監査結果についての報告を受け、連携をとっております。
9.業務の適正を確保するための体制の運用状況の概要
当社は、上記の業務の適正を確保するための体制について、内部統制システムの整備及び運用状況について継続的に確認し調査を実施しており、取締役会にその内容を報告しております。また、確認調査の結果判明した問題点につきましては、是正措置を行い、より適切な内部統制システムの運用に努めております。なお、当事業年度に実施した当社における内部統制システムの主な運用状況は次のとおりであります。
a. コンプライアンス等に関する取組み
当社は、年1回開催している「経営計画発表会」において、当社の行動規範を定める「経営計画書」について、社長をはじめとする経営陣が全社員向けに直接説明するとともに、新入社員研修時に法令遵守等に関する研修を実施しております。
b. リスク管理体制の強化
損失の危険の管理に関しましては、各取締役が担当の分掌範囲において実施しており、災害等発生時においては、発生状況、対応方法等について「ホテル会議」及び「取締役会」に報告しております。
c. 監査役の監査体制
監査役は、監査計画に基づき監査を実施しており、「ホテル会議」及び「取締役会」に出席する等の方法により、取締役からの報告事項を確認しております。また、内部統制室における内部監査に同行し使用人へのヒアリング等を実施しております。
取締役及び使用人は、監査役から情報等の提供を求められた場合に速やかに提供するように努めております。また、監査役は、四半期に一度、親会社である株式会社東祥の内部統制室及び会計監査人との意見交換を実施しており、その内容について代表者とも意見交換を実施しております。
10.反社会的勢力の排除に対する体制と整備
・反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方
社会の秩序や企業の健全な活動に脅威をもたらす反社会的勢力団体とは、一切の関係をもたず、不当要求事案等発生の場合には、外部専門機関(顧問弁護士、警察等)と連携のうえ、毅然とした態度で対応します。
・反社会的勢力排除に向けた整備状況
a.対応部署の設置状況
総務人事部を対応窓口として、事案により関係する部署が窓口となり対応します。
b.外部の専門機関との連携状況
顧問弁護士と連携して、反社会的勢力と対応するための体制を整備しています。
c.反社会的勢力に関する情報の収集・管理状況
顧問弁護士を通じて、反社会的勢力に関する情報の収集・管理を行います。
⦅内部統制システムの整備の状況⦆
1.コンプライアンス体制
内部統制システムに関する基本方針にて、各取締役がそれぞれの担当部門に関する法令遵守の責任者たることを明示するとともに、コンプライアンス経営の一環として、法令違反行為に対する使用人からの通報や相談に応じる内部通報制度を導入し、不正行為の早期発見と是正に努めております。
2.不備への対応
代表取締役社長及び取締役会は、内部統制評価報告等で発見された不備につき、当社の「組織規程」、「業務分掌規程」及びその他の社内規程に基づき、各取締役が担当の分掌範囲において是正作業を各部門担当者に指示し、是正しております。
④ リスク管理体制の整備の状況
イ.リスクの防止及び会社損失の最小化を図るため、「リスク管理規程」を定めております。
ロ.内部統制システムの整備評価と運用評価を行うため、内部統制室を設置し、各部門において内部統制の整備状況及び運用状況に不備があるときは、代表取締役社長、取締役会、監査役会に報告することとしております。
ハ.内部統制室は、会計監査人から内部統制監査の方法及び監査結果の報告を受け、連携をとっております。
⑤ 責任限定契約の内容の概要
当社と社外取締役及び社外監査役は、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく損害賠償責任の限度額は法令が定める額としております。なお、当該責任限定が認められるのは、当該社外取締役または社外監査役が責任の原因となった職務の遂行について善意でかつ重大な過失がないときに限られます。
⑥ 取締役の定数
当社の取締役は、11名以内とする旨定款に定めております。
⑦ 取締役の選任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数の決議によって選任する旨を定款で定めております。また、取締役の選任決議は累積投票によらないものとする旨を定款で定めております。
⑧ 取締役の責任免除
当社は、取締役がその期待される役割を十分に発揮できるよう、会社法第426条第1項の規定により、取締役会の決議をもって、同法第423条第1項の取締役(取締役であった者を含みます。)の責任を法令の限度において免除することができる旨を定款で定めております。
⑨ 株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
⑩ 株主総会決議事項を取締役会で決議することができる事項
イ.中間配当
当社は、会社法第454条第5項の規定により、取締役会の決議によって毎年9月30日を基準日として、中間配当を行うことができる旨を定款に定めております。これは、株主への機動的な利益還元を可能にするためであります。
ロ.自己の株式の取得
当社は、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議をもって、自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。これは、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、市場取引等により自己の株式を取得することを目的とするものであります。