有価証券報告書-第43期(令和3年1月1日-令和3年12月31日)

(1) 【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、「開拓の精神で顧客に奉仕する」という社是に基づき、企業としての持続的な成長及び発展を遂げ、社会的責任を果たし、法令遵守のもと、企業経営の透明性と公正性を高め、企業価値を向上させるとともに、経営環境の変化に迅速かつ適切に対応できる経営体制に相応しいコーポレート・ガバナンス体制を構築、強化に取り組んでおります。
② 企業統治の体制の概要及び当該体制を採用する理由
当社のコーポレート・ガバナンス体制は、経営の意思決定及び監督機関としての取締役会、業務執行機関としての代表取締役及び取締役会、監査機関としての監査役及び監査役会を設けております。当社の役員は、有価証券報告書提出日現在において、取締役7名(社外取締役2名を含む)、監査役4名(全て社外監査役)で構成され、社外取締役2名及び社外監査役4名を独立役員として指定しております。
コーポレート・ガバナンスの状況や取締役の業務執行を含む日常的な経営活動の監視機能につきましては、外部的視点から独立役員がその役割を果たすことにより十分に機能し、経営の監視機能について、客観性や中立性を確保できるものと判断しておりますので、現状の体制を採用しております。
当社のコーポレート・ガバナンス体制は次のとおりであります。

a.取締役会
取締役会は、毎月1回の定例会のほか、必要に応じて開催され、監査役の意見も参考に英知を結集して、当社の経営方針等の重要事項の決定、適切な業務執行の決定や、業務執行状況の監督を行っております。有価証券報告書提出日現在において、代表取締役社長 保科雅彦を議長とし、取締役 岩本知已、取締役 津川晃弘、取締役 大森要司、取締役 長谷川紳也、社外取締役 田尾啓一、社外取締役 岡田芳明、常勤監査役(社外監査役) 田中耕一郎、常勤監査役(社外監査役) 山上大介、社外監査役 石原 修、社外監査役 古室正充の11名で構成されております。
また、当社の業務執行取締役は各部門の長や各連結子会社の責任者等を兼務しており、取締役会は、当社グループ全体に係わる経営案件について、迅速かつ戦略的な意思決定と、健全で適切な業務執行の両立を実現するとともに、各取締役が相互に監督することによって、執行責任と機能分担の明確化を図っております。
なお、当事業年度は取締役会を14回開催し、法令や定款で定められた事項や重要な経営事項を決定しました。また、決定に際しては、社外取締役及び社外監査役の公正かつ客観的な意見等を確認しております。
b.監査役会
当社は、監査役制度を採用しており、常勤監査役(社外監査役) 田中耕一郎、常勤監査役(社外監査役) 山上大介、社外監査役 石原 修、社外監査役 古室正充によって構成される監査役会を設置しております。監査役会は毎月1回の定例会のほか、必要に応じて開催され、各監査役は、監査役会で定めた監査の方針及び実施計画に従ってコーポレート・ガバナンスのあり方とその運営状況を監視するとともに、取締役の職務執行を含む経営の日常的活動を監査することで、コーポレート・ガバナンスの一翼を担っております。
また、監査役は、株主総会や取締役会への出席や、取締役、従業員、会計監査人からの報告収受をはじめとする法律上の権限行使のほか、常勤監査役を中心とした業務調整連絡会などへ出席や必要に応じての各事業場への往査など、実効性ある監査に取り組んでおります。
c.経営幹部会
経営幹部会は、取締役会決定の諸方針に基づく業務執行をの迅速化、各執行部門の責任の明確化を図るとともに、経営環境の変化に迅速に対応するため、毎月1回以上定期に開催しております。構成員は、代表取締役社長 保科雅彦を議長に、取締役 岩本知已、取締役 大森要司、取締役 長谷川紳也及び各部門長で構成しております。
d.業務調整連絡会
業務調整連絡会は、経営環境の変化に迅速に対応するための情報把握と方針検討を目的として、原則として週1回開催しております。構成員は、代表取締役社長 保科雅彦を議長に、取締役 岩本知已、取締役 津川晃弘、取締役 大森要司、取締役 長谷川紳也、社外取締役 田尾啓一、社外取締役 岡田芳明、常勤監査役(社外監査役) 田中耕一郎、常勤監査役(社外監査役) 山上大介及び各グループ長で構成しております。
e.リスク管理委員会
リスク管理委員会は、当社において発生しうるリスクの発生防止に係る管理体制の整備及び発生したリスクへの対応等を行うことにより、業務の円滑な運営に資することを目的として適宜開催しております。構成員は、代表取締役社長 保科雅彦を委員長とし、取締役 岩本知已、取締役 津川晃弘、取締役 大森要司、取締役 長谷川紳也、社外取締役 田尾啓一、社外取締役 岡田芳明で構成しております。また、検討するリスクに応じ、委員長から指示がある場合は当該部門の長がリスク管理責任者として、随時委員会に出席しております。
f.指名・報酬委員会
当社は、取締役及び監査役の選解任に関する株主総会議案、重要な使用人の選解任に関する取締役会議案、取締役、監査役及び重要な使用人の報酬等の方針や内容の審議など、取締役会機能の独立性、決定プロセスの透明性、客観性及び妥当性を審議するため、独立社外取締役を主要な構成員とする任意の指名・報酬委員会を設置しております。構成員は、社外取締役 田尾啓一を委員長とし、代表取締役社長 保科雅彦、社外取締役 岡田芳明で構成しております。
③ 企業統治に関するその他の事項
当社グループは、社是である「開拓の精神で顧客に奉仕する」をはじめとする経営理念を実践することにより、企業価値の向上及び企業としての社会的責任を果たすため、会社法及び会社法施行規則に基づき、当社グループの業務の適正を確保するための体制を、以下の通り整備しております。
a.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・当社グループは、コンプライアンス規程を制定し、取締役及び使用人が法令・定款及び小田原エンジニアリンググループの経営理念を遵守した行動をとるための「行動規範」を定める。
・その徹底を図るため、当社にコンプライアンスを担当する部署(管理部)を設け、当社グループのコンプライアンスの取組みを横断的に統括するとともに、取締役及び使用人教育等を行う。
・内部監査室は、グループ各社のコンプライアンス担当部署と連携し、当社グループのコンプライアンスの状況を監査する。これらの活動を定期的に取締役会及び監査役等へ報告する。
・当社グループは、法令上疑義のある行為等について従業員等が、自由に通報や相談する手段として、相談室等の「内部通報窓口」を設置・運営する。
b.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・当社グループは、文書管理規程等に従い、取締役の職務執行に係る情報を文書または電磁的媒体(以下、「文書等」という。)に記録し、保存する。
・当社グループの取締役及び監査役は、文書管理規程等により、常時、これらの文書等を閲覧できる。
c.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・当社グループは、リスク管理規程を制定し、当社グループ全体のリスク対応は管理部が、各業務付随のリスク管理は各部署等が行うことで、当社グループの全体的なリスクを網羅的・総括的に管理することにより、リスク管理体制を明確化する。
・各部署はリスク管理状況を自ら把握・報告するとともに、内部監査室は各部署のリスク管理状況を監査し、その結果を定期的に取締役会へ報告する。
d.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社グループは、社内規程に基づき決定した職務権限及び意思決定ルールにより、適正かつ効率的に職務の執行が行われる体制を整備する。また、これらの社内規程は、法令の改廃・職務執行の効率化の必要がある場合は、それぞれの責任者は随時見直しを実施し、取締役会へ報告する。
・取締役及び使用人の共有の全社目標を定め、この浸透方法と各部署の効率的目標達成方法を担当取締役が決定し、その結果はITシステム等によりデータとして把握する。
・取締役会は、当社グループ全体について定期的にその結果をレビューすることで、効率化の阻害要因を排除・逓減するなどの改善を促し、目標達成の確度を高め、全社的な業務効率化を実現するシステムを構築する。
e.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・当社グループは、グループ各社の経営の自主性及び独立性を尊重しつつ、グループ会社の健全性及び効率性の向上を図るため、関係会社管理規程を定めることにより、グループ各社に対して経営の助言・指導を行うとともに、一定事項について当社の承認または報告を求める体制を確保する。
・当社の取締役は職務分掌に従い、当社グループの業務の適正性及び効率性を確保するため、当社グループ各社が内部統制システムを適切に整備するように指導する。
・当社のコンプライアンス及びリスク管理を担当する部署は、これらについて当社グループ全体を横断的に推進し、管理する。
・当社の内部監査室は、当社グループの内部監査を統括し、当社グループの業務全般にわたる内部統制の有効性と妥当性を確保する。
f.監査役の職務を補助すべき使用人を確保するための体制
ⅰ 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
・監査役は、監査役会と内部監査室等との協議により、内部監査室所属の使用人に監査業務に必要な事項を命令できる。
・内部監査室は、監査役が命じた事項の内部監査について誠実に実施し、その結果を監査役会へ報告する。
ⅱ 監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項
・監査役の職務を補助すべき当社グループの使用人の人事異動・人事評価・処罰等については、監査役の同意を得ることとし、取締役からの独立を確保する。
ⅲ 監査役の職務を補助すべき使用人に対する監査役による指示の実効性の確保に関する事項
・監査役より監査業務に必要な命令を受けた当社グループの使用人は、その命令に関して、取締役等の指揮命令を受けない。
g.監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
ⅰ 当社並びにその子会社の取締役及び使用人が監査役に報告するための体制
・当社グループの取締役及び使用人は、監査役会との協議により監査役会規程等に定める報告事項について、監査役へ報告する体制を整備する。また、監査役は必要に応じていつでも報告を求めることができる。
ⅱ 監査役に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
・当社グループの取締役及び使用人は、監査役へ報告したことを理由として不利な取扱いを禁止する旨をコンプライアンス規程に明記する。
ⅲ 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
・当社は、監査役と協議の上、監査役の職務を遂行するのに必要である予算をあらかじめ策定する。また、予算の有無に拘らず、監査役が監査の実効性を確保するために必要と判断する費用の発生が見込まれる場合は、適切に対応する。
ⅳ その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・監査役会は、代表取締役社長をはじめ取締役、会計監査人とそれぞれ定期的に意見交換会を開催する。
・取締役会は、業務の適正を確保するため、業務執行上の重要な会議への監査役の出席を確保する。
・監査役は、会計監査人及び担当取締役等から会計監査結果等について説明を受けるとともに、情報の交換を行うなど連携を図るものとする。
h.財務報告の信頼性を確保するための体制
・当社グループは財務報告の信頼性と適正性を確保するため、会社法、金融商品取引法及びそれらの関係法令に基づく内部統制報告制度を有効かつ適切に運用するとともに、継続的に運用評価・有効性の確認を行い、必要があれば改善を行う。
④ リスク管理体制の整備の状況
当社のリスク管理委員会等において、そのリスク回避及び低減のための対策を検討し、その結果を各関連部署で実施しております。
なお、法的リスク管理については、必要に応じ顧問弁護士の助言を受けております。
⑤ 責任限定契約の概要
当社は、取締役(取締役であった者を含む。)及び監査役(監査役であった者を含む。)がその期待される役割を十分に発揮できるように、会社法第423条第1項の責任について取締役会の決議によって法令の定める範囲内で免除することができる旨を定款に定めております。
また、当社は、社外監査役との間において会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の規定による損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約は社外監査役が任務を怠ったことによる損害賠償責任の限度額を法令が規定する額とするものであります。
⑥ 役員等賠償責任保険契約の内容の概要
当社は、当社及び当社子会社の取締役、監査役、執行役員及び管理職従業員等を被保険者として、会社法第430条の3第1項に規定する役員等賠償責任保険契約を保険会社との間で締結し、被保険者がその職務の執行に関し責任を負うことまたは当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずることのある損害を当該保険契約によって填補することとしております。ただし、法令違反の行為であることを認識して行った行為の場合等一定の免責事由があります。なお、保険料は特約部分も含め会社負担としており、被保険者の実質的な保険料負担はありません。
⑦ 取締役に関する事項
a.取締役の定数
当社の取締役は10名以内とする旨を定款に定めております。
b.取締役の選任及び解任の決議要件
当社は、取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行う旨、及び、累積投票によらない旨を定款に定めております。
c.自己株式の取得
当社は、自己株式の取得について、機動的な資本政策の遂行を可能とするため、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議によって市場取引等により自己株式を取得することができる旨を定款に定めております。
⑧ 株主総会決議に関する事項
a.中間配当
当社は、株主への機動的な利益還元を行うため、会社法第454条第5項の規定により、取締役会の決議により、毎年6月30日を基準日として、中間配当を行うことができる旨を定款に定めております。
b.株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上をもって行う旨定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。