訂正有価証券報告書-第19期(令和2年4月1日-令和3年3月31日)

イ.取締役会
取締役会は、取締役6名(うち社外取締役3名)で構成されており、議長は、代表取締役 田坂正樹が務めております。原則として毎月1回開催し、法令・定款に定められた事項のほか、取締役会規程、職務権限規程に基づく重要事項を決定するとともに、業務執行の各取締役の業務執行の状況を相互監督しております。また、必要に応じて臨時取締役会が開催され、経営並びに業務執行に関して迅速に意思決定が行える体制としております。さらに、監査等委員である社外取締役が、取締役の業務執行の状況を独立した客観的な立場から管理・監督できる体制となっております。
ロ.監査等委員会
監査等委員会は監査等委員である社外取締役3名(全て独立役員)で構成されております。監査等委員会は、内部監査担当及び会計監査人と連携し、法令・定款及び社内諸規程等の遵守状況、取締役の職務執行及び企業経営全般の職務執行状況について、実効的な監査を行っております。また、監査等委員会の監査・監督機能強化のため、常勤監査等委員1名を選定し、情報収集の強化・監査環境の整備に努めております。原則として毎月1回の定例及び、必要に応じて臨時監査等委員会を開催しております。議長は、常勤監査等委員 赤崎鉄郎が務めております。
ハ.経営会議
当社は、業務執行に関する重要事項を協議、決議する機関として経営会議を設置しております。経営会議は、代表取締役 田坂正樹を議長とし、業務執行取締役3名、取締役常勤監査等委員、各部門責任者(カスタマーサポート部長、経理部長、経営企画室リーダー)の7名で構成され、原則として月1回の定例及び必要に応じて臨時で開催しております。経営会議は、職務権限上の意思決定機関ではありませんが、各部門における業務の報告、及び現状の課題に基づく議論や解決策の検討を行うほか、新サービスの企画等、重要な意思決定に付随する議論を行っており、各部門の活動状況について代表取締役へ報告する場として、また部門間の情報共有の場として、活発な議論を交わし、経営活動の効率化を図っております。
なお、これらの模式図は次のとおりです。

③ 内部統制システムの整備の状況
当社は、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合し、業務の適正性を確保するための体制整備の基本方針として、「内部統制システム整備の基本方針」を定めております。
内容は以下のとおりです。
イ.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
a.取締役会は、決定事項並びに業務執行に係る各種事項を法令、定款及び「取締役会規程」に則り適宜適切に承認するとともに、取締役(監査等委員である取締役を除く。)相互の監視機能と監査等委員である取締役の監査機能を通じて、取締役の職務執行が法令、定款及び諸規程等に適合することを確保します。
b.「コンプライアンス規程」を制定し、取締役自らがこれを遵守するとともに、その精神を使用人に反復伝達します。
c.当社は、稟議制度、契約書類の法務審査制度、社内教育研修及び法律顧問による助言等の諸制度を通じて、コンプライアンスの維持向上を図ります。
d.内部監査において、法令、定款及び社内規定の遵守状況を監査し、問題点の指摘及び改善策の提案を行うとともに、代表取締役及び監査等委員会に報告します。
e.法令上疑義のある行為等について使用人が直接情報提供を行う手段として、社内通報窓口を設け、「内部通報制度規程」に基づき適切な運用を行います。
f.必要に応じて弁護士、税理士、監査法人等の外部専門機関と緊密に連携し、適正な判断や意思決定を確保します。
ロ.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
a.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理については、「文書管理規程」「内部情報管理規程」等の社内規程に基づき、文書または電磁的媒体に記録し、適切に保存及び管理します。
b.取締役は、必要に応じてこれらの文書等を閲覧できるものとします。
ハ.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
a.当社は、多様化するリスクに備えて、「リスク管理規程」により経営活動上のリスク管理に関する基本方針を定めます。また、リスク管理担当者を管理部長とし、各種社内規程の定期的な見直しを実施するとともに、リスク管理の適正な体制を整備します。
b.取締役会や経営会議において当社の課題について情報共有を行い、リスクの早期発見と未然防止に努めます。
c.不測の事態が発生した場合には、代表取締役を統括責任者として、全社的な対策を検討する体制を確保します。
ニ.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
a.取締役会は、原則として毎月1回開催するほか、必要に応じて臨時に開催し、機動的な意思決定を行います。
b.取締役会決議により、取締役の担当職務を明確化するとともに、「組織管理規程」及び、「職務権限規程」を制定し、取締役の役割分担、指揮命令関係等を明確化して、取締役の効率的な職務執行を図ります。
c.決裁やデータ管理を電子化することにより、長期出張等においても職務執行が滞ることのないよう、業務の効率化を図ります。
ホ.当社における業務の適正を確保するための体制
a.諸規程等に基づき、適正な業務運営のための体制を整備するとともに、内部監査人は内部監査を実施し、法令、規程等の遵守状況を確認するとともに、改善策については助言を行います。
b.代表取締役は、当社役職員の職務執行に係る事項について定期的に報告を受けます。
c.監査等委員である取締役は、当社役職員の職務の執行状況について監査、指導を行います。
へ.監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
監査等委員会からその職務を補助する使用人を置くことの求めがあった場合は、可及的速やかに適切な使用人を配置します。また、その選任については、取締役会において社員の中から適任者を決定します。
ト.監査等委員会の職務を補助すべき使用人の独立性及び当該使用人に対する監査等委員会の指示の実効性の確保に関する事項
a.取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性を強化するため、監査等委員会を補助すべき使用人の業績考課、人事異動、賞罰の決定については事前に監査等委員会の同意を得なければならないものとします。
また、監査等委員会より監査業務に必要な命令を受けた使用人は、その命令に関して、取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び上長等の指揮命令を受けないものとします。
b.監査等委員会の職務を補助する使用人は、他部門へ協力体制の確保を依頼できるものとします。また、その他必要な情報収集権限を付与します。
チ.取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人が監査等委員会へ報告をするための体制
a.当社は、経営会議等の重要会議に監査等委員である取締役が出席することを求めるとともに、業績等会社の業務の状況を監査等委員会へ定期的に報告します。
b.「内部通報制度規程」に基づき、内部通報窓口として監査等委員である取締役への専用アドレスを設置します。
c.監査等委員会は必要に応じて内部監査人に内部監査等の状況等の説明を求めることができるものとします。
リ.監査等委員会へ報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
当社は、「内部通報制度規程」において、通報者が当該報告を理由に不利な取扱いを受けることを禁止し、報復行為や差別行為から通報者を保護するものとします。
ヌ.監査等委員である取締役の職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
監査等委員である取締役がその職務の執行について生ずる費用の前払または償還等の請求をしたときは、職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理するものとします。
ル.その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
a.代表取締役は、監査等委員会と定期的に情報交換を行うものとし、経営状況に関する情報の共有化を図るものとします。
b.監査等委員会より稟議書その他の重要文書の閲覧の要請がある場合は、当該要請に基づき、担当部門が直接対応し、その詳細につき報告を行います。
c.内部監査人や会計監査人とも三様監査等を通じて情報の共有化を図ります
ヲ.反社会的勢力を排除する管理体制
a.当社は反社会的勢力と一切の関係を持たないこと、及び会社の利益あるいは自己保身のために、反社会的勢力を利用しないことを基本方針とします。
b.反社会的勢力から不当要求を受けた場合には、組織全体で毅然とした態度で臨み、反社会的勢力による被害の防止に努めます。具体的な対応方法としては、「反社会的勢力対策規程」を制定し、上記基本方針を明示するとともに、排除体制並びに対応方法を定めます。
c.所轄警察署並びに関係団体と連絡を密にして情報収集に努め、反社会的勢力の事前排除ができる体制作りを進めていくとともに、社内研修等において規程の内容について周知徹底を図り、実効性をもって運用できるよう、社員教育に努めます。
ワ.財務報告の信頼性を確保するための体制
財務報告の信頼性確保のため、金融商品取引法ならびにその他関係法令の定めに則した内部統制システムの構築に努めます。また、その有効性を継続的に評価し、必要な是正を行います。