有価証券届出書(新規公開時)
(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、経営環境が変化する中において、永続的な発展と成長、持続的な企業価値の最大化を目指し、株主をはじめとする全てのステークホルダーからの信頼を得るため、経営の健全性・効率性・透明性を確保すべく、最適な経営管理体制の構築に努めております。
② 企業統治の体制
ⅰ 企業統治の体制の概要及び当体制を採用する理由
当社は、取締役会及び監査等委員会設置会社であります。当社の経営上の意思決定、執行及び監督に関する機関は、以下のとおりであります。
また、当社の企業規模を鑑み、経営判断の迅速性・効率性を効率的に行える体制とすることを重要視しております。これらの体制を採用する上で、経営の透明性、公正性を確保出来るよう社外取締役2名、監査等委員である社外取締役2名の計4名の社外取締役を選任しており、これらの実効性も有しているとの判断から当体制を採用しております。
ⅱ 取締役会
当社の取締役会は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)6名(うち、社外取締役2名)と監査等委員である取締役3名(うち、社外取締役2名)により構成されております。取締役会は原則月1回の定時取締役会を開催するほか、必要に応じて臨時取締役会を開催し、迅速な経営上の意思決定を行える体制としております。取締役会は、法令・定款に定められた事項のほか、経営に関する重要事項を決定するとともに各取締役の業務執行の状況を監督しております。
ⅲ 監査等委員会
当社は、監査等委員会を設置しており、監査等委員である取締役3名(うち社外取締役2名)で構成され、監査等委員会を毎月1回開催しております。また、常勤の監査等委員は、常勤役員会等の重要な会議への参加等を通じ、取締役の職務執行を監査するとともに、監査室及び会計監査人と緊密な連携をとり、監査の実効性と効率性の向上に努めております。
ⅳ 常勤役員会
当社は、「常勤役員会規程」に基づき、業務執行機能の強化を図るため、常勤役員会を開催しております。常勤役員会は、代表取締役社長を含む常勤取締役及び執行役員で構成されており、原則として毎週1回予め定められた日時に開催しております。常勤役員会は、会社の決定した経営計画に基づき、経営に関する重要事項のうち、「組織規程」に定める社長決裁の分掌事項・決議事項を審議することにより、経営活動の効率化を図っており、また、各種業務の進捗管理、当社の経営課題の共有化及び討議、その他常勤役員相互の連絡・連携を行うことで、業務執行の効率化を図っております。
ⅴ リスクマネジメント・コンプライアンス委員会
当社は、「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」に基づき、リスクマネジメント・コンプライアンス委員会を組織しており、委員長は代表取締役社長、委員は常勤取締役、執行役員及び当社子会社の社長で構成されております。また、同委員会は、原則として年2回及び必要に応じて開催し、リスクマネジメント及びコンプライアンスにかかる体制の構築及び推進を図るための検討、討議を行い、当社の信用度の向上及び企業目的に資することを目的として運営しております。
Ⅵ 監査室
当社は、代表取締役社長直轄の部署として監査の独立性を確保した監査室を設置しており、監査室長1名、担当1名の2名体制にて、全部門を対象に業務監査を計画的に実施しております。
Ⅶ 会計監査人
当社は、有限責任 あずさ監査法人と監査契約を締結し、適切な監査が実施されております。当社と同監査法人及び当社監査に従事する同監査法人の業務執行社員との間には特別な利害関係はありません。
当社の取締役会、常勤役員会等は、以下のメンバーが出席しております。(◎は議長を表す)
③ 内部統制システムの整備の状況
当社は、経営の適正性の確保、透明性の向上及びコンプライアンス遵守の経営を徹底するため、コーポレート・ガバナンス体制の強化に努めております。また、取締役会において以下のような業務の適正性を確保するための体制整備の基本方針として「内部統制システム整備に関する基本方針」を定めております。
ⅰ 取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
a.取締役及び使用人が法令、定款及び社会規範を遵守して行動するため、「行動規範」を含む「企業理念」及び「企業倫理規程」をはじめとし、当社グループのコンプライアンス体制に係る規程を定め、これらを周知し徹底する。
b.コンプライアンス体制の高度化をはかり、業務の健全性を確保するため、「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」を定め、社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会を設置し、全社のコンプライアンス体制を推進するとともに、教育・研修等を継続的に実施する。
c.社長直轄の内部監査部門による監査を実施し、各部門及び当社子会社のコンプライアンス状況を社長に報告するとともに、体制の見直しを随時行う。
d.法令及び定款等の違反行為を未然に防止するとともに、違反行為が発生した場合に、迅速に情報を把握し対処するため、当社子会社も対象にした「内部通報制度規程」を定め、内部通報窓口を設置し運営する。
e.当社グループは、反社会的勢力を断固として排除・遮断するため、「反社会的勢力対策規程」を定め、管理部署が情報収集し、外部専門機関と連携し適正に対応する。
ⅱ 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
a.取締役会及び重要な会議の意思決定に関する記録並びに取締役の職務の執行に係る情報は、法令又は「文書管理規程」及び情報セキュリティ体制に係る規程等に基づき、文書又は電子的媒体(以下、文書等という)に適正に記録、保存又は廃棄する。
b.取締役が必要に応じて文書等を随時閲覧することができる体制を整備する。
ⅲ 当社グループの損失の危険の管理に関する規程その他の体制
a.当社グループを対象とした「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」を定め、社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会にて各部門及び当社子会社のリスクを特定し、各部門長が改善策の提案及びリスクマネジメントにかかる体制を構築することにより当社グループのリスクマネジメント体制の整備を推進する。
b.当社グループは、「情報セキュリティ基本方針」及び「個人情報・特定個人情報保護方針」を制定するとともに、情報管理及び個人情報の保護に関する規程等を整備し、経営情報及び個人情報等のリスク管理を推進する。また、当社はISMS及びプライバシーマーク等の認証を取得する。
c.内部監査部門において各部門及び当社子会社のリスクマネジメント状況を監査し、必要に応じリスクマネジメント・コンプライアンス委員会又は取締役会で損失を最小化するための対策を審議し決定する。
d.自然災害等の突発的な危機が発生した場合は、社長を災害対策統括責任者として緊急体制をとり、迅速かつ適切に対応する。
ⅳ 当社グループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
a.取締役会は、当社グループの目標及び業務執行の重要事項を定め、「組織規程」及び「稟議決裁規程」に基づき各部門及び当社子会社の責任を明確化し、また、常勤の取締役及び執行役員をメンバーとする常勤役員会で重要事項を審議することにより、意思決定の効率化を図る。
b.ITの積極的な活用により、取締役会が業務執行の進捗状況を適時に把握することで、目標の達成の確率を高め、全社的な業務の効率化を実現する。
ⅴ 監査等委員会がその職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項及びその取締役及び使用人の他の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性に関する事項並びに補助すべき取締役及び使用人に対する監査等委員会の指示の実効性の確保に関する事項
a.監査等委員会の職務を補助すべき使用人を任命し、その使用人は監査等委員会の指示により監査等委員会の職務を補助し、当該職務については監査等委員会以外の取締役の指示は受けない。
b.補助すべき使用人の任命、異動、人事評価等は、監査等委員会の意見を聴取し、これを尊重する。
c.取締役(監査等委員である取締役を除く。)は、補助すべき使用人が監査等委員会の職務の補助が円滑に行われるよう、監査環境の整備に協力する。
ⅵ 当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人が監査等委員会に報告するための体制及びその他の監査等委員会への報告に関する体制並びに監査等委員会への報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
a.監査等委員会は、法定の事項に加え、「監査等委員会規程」に基づき、監査計画を策定し、当該計画に従って当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人より報告を受ける。この報告には、内部通報制度による通報状況及びその内容も含む。
b.監査等委員は、常勤役員会等の業務執行に係る重要会議に出席し報告を受けるとともに監査等委員会の監査に必要な情報を得る。
c.内部監査部門は、内部監査計画を監査等委員会に提示し、監査結果等を適時に監査等委員会に報告する。
d.監査等委員会への報告を行った当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人に周知徹底する。また、「内部通報制度規程」に基づき、通報者に対し通報を理由として不当な取扱いを行うことを禁止する。
ⅶ 監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査等委員会の監査の実効性を担保するため、必要な予算を設けるとともに、監査等委員がその職務の執行について生ずる費用の前払又は支出した費用の償還、負担した債務の弁済を請求したときは、その費用等が監査等委員の職務の執行について生じたものでないことを証明できる場合を除き、これに応じる。
ⅷ その他監査等委員の監査が実効的に行われることを確保するための体制
a.監査等委員会と社長との間の定期的な意見交換会を設定する。
b.監査等委員会は、会計監査人と定期的に協議を行う。
c.内部監査部門は、監査等委員会と定期的に内部監査結果について協議及び意見交換し連携を図る。
d.監査等委員は、業務の執行状況及び財務情報に係る重要情報を適時に閲覧できる。
ⅸ 反社会的勢力への対応
a.当社は、「反社会的勢力対策規程」及び「反社会的勢力対応マニュアル」に基づき、反社会的勢力の排除に向けた体制の整備を強化しております。
b.反社会的勢力からの不当要求に備え、平素から所轄警察署や顧問弁護士など、外部専門機関との密接な連携関係を構築しております。
④ リスク管理及びコンプライアンス体制の整備状況
ⅰ リスク管理体制の整備状況
当社は、信用力の向上及び持続的な成長を確保するため「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」を制定し、全社的なリスク管理体制の強化を図っております。代表取締役社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会を原則として年2回開催し、リスクの抽出、改善策の提案等に関し協議を行い、具体的な対応を検討しております。また、必要に応じて弁護士、公認会計士、弁理士、税理士、社会保険労務士等の外部専門家の助言を受けられる体制を整備しており、リスクの未然防止と早期発見に努めております。
また、当社の内部監査部署である監査室が、リスク管理体制全般の適切性、有効性を検証しております。
ⅱ コンプライアンス体制の整備状況
当社は、企業価値の持続的向上のためには、全社的なコンプライアンス体制の強化・推進が必要不可欠であると認識し、代表取締役社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会を設置し、監督を行っております。また、周知・徹底を図るため、人事部及び経営管理部にて研修等必要な諸活動の推進、管理をしております。さらに、法令違反その他のコンプライアンスに関する社内相談・報告体制として、「内部通報制度規程」に基づき外部通報窓口を設け、内部通報制度を整備しております。
ⅲ 情報セキュリティ、個人情報保護等の体制の整備状況
当社は、全ての顧客企業からお預かりした個人情報を保護することは社会的責務であると考えており、給与計算業務アウトソーシング企業として当社が信頼される企業であり続けられるよう、全ての役職員がこれを理解、徹底し、個人情報保護の実現を図るため継続的な努力をすることを基本方針としております。具体的には、「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項JISQ15001」及び個人情報に関する法令、その他の規範に従い、「個人情報保護規程」を制定しております。経営管理部責任者を個人情報保護管理者に任命し、個人情報の利用目的を明確に定めるとともに、個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めに応じる手続や個人情報の取扱いに関する問合せ窓口を設けております。
また、情報セキュリティについては、顧客企業の情報資産と機密情報の安全性及び信頼性の確保に万全を期し、社会と顧客企業の信頼に応えるため、これを実施し推進することを基本方針とし、内部統制部を中心に情報セキュリティ対策の推進・徹底を図っております。
さらに、当社が保有する情報資産にかかわる全ての従業者が、情報資産を保護する重要性を認識し、「ISMS基本方針」及びISMSに関連する各種規程を制定し、顧客企業及び情報資産をあらゆる脅威から保護するために、厳重なセキュリティ対策を講じ保管・運用を行うことで、情報資産に要求される機密性・完全性・可用性を維持しております。
⑤ 取締役の定数
当社の取締役(監査等委員であるものを除く。)は7名以内とし、当社の監査等委員である取締役は、5名以内とする旨、定款に定めております。
⑥ 取締役選任の決議要件
当社の取締役は、監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とを区別して、株主総会において選任いたします。また、取締役の選任決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行い、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとする旨、定款に定めております。
⑦ 取締役、監査等委員である取締役の責任免除及び責任限定
当社は、会社法第427条第1項の規定に基づき、取締役(業務執行等取締役であるものを除く。)及び監査等委員である取締役との間に、任務を怠ったことによる損害賠償責任を限定する契約を締結できる旨を定款に定め、当該契約に基づく責任の限度額は法令が規定する額としております。
なお、当社は当該定款の規定に基づき、取締役(業務執行等取締役であるものを除く。)2名及び監査等委員である取締役3名と責任限定契約を締結しております。
⑧ 中間配当
当社は、会社法第454条第5項の規定により、取締役会の決議によって毎年9月30日を基準日として、中間配当を行うことができる旨定款に定めております。これは、株主への機動的な利益還元を可能にするためであります。
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社グループは、経営環境が変化する中において、永続的な発展と成長、持続的な企業価値の最大化を目指し、株主をはじめとする全てのステークホルダーからの信頼を得るため、経営の健全性・効率性・透明性を確保すべく、最適な経営管理体制の構築に努めております。
② 企業統治の体制
ⅰ 企業統治の体制の概要及び当体制を採用する理由
当社は、取締役会及び監査等委員会設置会社であります。当社の経営上の意思決定、執行及び監督に関する機関は、以下のとおりであります。
また、当社の企業規模を鑑み、経営判断の迅速性・効率性を効率的に行える体制とすることを重要視しております。これらの体制を採用する上で、経営の透明性、公正性を確保出来るよう社外取締役2名、監査等委員である社外取締役2名の計4名の社外取締役を選任しており、これらの実効性も有しているとの判断から当体制を採用しております。
ⅱ 取締役会当社の取締役会は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)6名(うち、社外取締役2名)と監査等委員である取締役3名(うち、社外取締役2名)により構成されております。取締役会は原則月1回の定時取締役会を開催するほか、必要に応じて臨時取締役会を開催し、迅速な経営上の意思決定を行える体制としております。取締役会は、法令・定款に定められた事項のほか、経営に関する重要事項を決定するとともに各取締役の業務執行の状況を監督しております。
ⅲ 監査等委員会
当社は、監査等委員会を設置しており、監査等委員である取締役3名(うち社外取締役2名)で構成され、監査等委員会を毎月1回開催しております。また、常勤の監査等委員は、常勤役員会等の重要な会議への参加等を通じ、取締役の職務執行を監査するとともに、監査室及び会計監査人と緊密な連携をとり、監査の実効性と効率性の向上に努めております。
ⅳ 常勤役員会
当社は、「常勤役員会規程」に基づき、業務執行機能の強化を図るため、常勤役員会を開催しております。常勤役員会は、代表取締役社長を含む常勤取締役及び執行役員で構成されており、原則として毎週1回予め定められた日時に開催しております。常勤役員会は、会社の決定した経営計画に基づき、経営に関する重要事項のうち、「組織規程」に定める社長決裁の分掌事項・決議事項を審議することにより、経営活動の効率化を図っており、また、各種業務の進捗管理、当社の経営課題の共有化及び討議、その他常勤役員相互の連絡・連携を行うことで、業務執行の効率化を図っております。
ⅴ リスクマネジメント・コンプライアンス委員会
当社は、「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」に基づき、リスクマネジメント・コンプライアンス委員会を組織しており、委員長は代表取締役社長、委員は常勤取締役、執行役員及び当社子会社の社長で構成されております。また、同委員会は、原則として年2回及び必要に応じて開催し、リスクマネジメント及びコンプライアンスにかかる体制の構築及び推進を図るための検討、討議を行い、当社の信用度の向上及び企業目的に資することを目的として運営しております。
Ⅵ 監査室
当社は、代表取締役社長直轄の部署として監査の独立性を確保した監査室を設置しており、監査室長1名、担当1名の2名体制にて、全部門を対象に業務監査を計画的に実施しております。
Ⅶ 会計監査人
当社は、有限責任 あずさ監査法人と監査契約を締結し、適切な監査が実施されております。当社と同監査法人及び当社監査に従事する同監査法人の業務執行社員との間には特別な利害関係はありません。
当社の取締役会、常勤役員会等は、以下のメンバーが出席しております。(◎は議長を表す)
| 役職 | 氏名 | 取締役会 | 監査等委員会 | 常勤役員会 | リスクマネジメント・コンプライアンス委員会 |
| 代表取締役社長 | 湯浅 哲哉 | ◎ | ― | ◎ | ◎ |
| 取締役 | 前田 有美 (旧姓:菅野) | ○ | ― | ○ | ○ |
| 取締役 | 益田 美貴 | ○ | ― | ○ | ○ |
| 取締役 | 畠山 清治 | ○ | ― | ○ | ○ |
| 取締役 | 浅野 靖成 | ○ | ― | ― | ― |
| 取締役 | 馬島 薫 | ○ | ― | ― | ― |
| 取締役 (監査等委員) | 平井 成人 | ○ | ◎ | ○ | ○ |
| 取締役 (監査等委員) | 青井 博之 | ○ | ○ | ― | ― |
| 取締役 (監査等委員) | 堀内 雅生 | ○ | ○ | ― | ― |
| 執行役員 | 山﨑 雅敏 | ― | ― | ○ | ― |
| 執行役員 | 穂坂 英 | ― | ― | ○ | ― |
| 執行役員 | 木村 嵩 | ― | ― | ○ | ― |
| 執行役員 | 浅井 周嗣 | ― | ― | ○ | ― |
| 執行役員 | 石橋 裕一郎 | ― | ― | ○ | ― |
| 執行役員 | 徳野 貴信 | ― | ― | ○ | ― |
③ 内部統制システムの整備の状況
当社は、経営の適正性の確保、透明性の向上及びコンプライアンス遵守の経営を徹底するため、コーポレート・ガバナンス体制の強化に努めております。また、取締役会において以下のような業務の適正性を確保するための体制整備の基本方針として「内部統制システム整備に関する基本方針」を定めております。
ⅰ 取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
a.取締役及び使用人が法令、定款及び社会規範を遵守して行動するため、「行動規範」を含む「企業理念」及び「企業倫理規程」をはじめとし、当社グループのコンプライアンス体制に係る規程を定め、これらを周知し徹底する。
b.コンプライアンス体制の高度化をはかり、業務の健全性を確保するため、「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」を定め、社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会を設置し、全社のコンプライアンス体制を推進するとともに、教育・研修等を継続的に実施する。
c.社長直轄の内部監査部門による監査を実施し、各部門及び当社子会社のコンプライアンス状況を社長に報告するとともに、体制の見直しを随時行う。
d.法令及び定款等の違反行為を未然に防止するとともに、違反行為が発生した場合に、迅速に情報を把握し対処するため、当社子会社も対象にした「内部通報制度規程」を定め、内部通報窓口を設置し運営する。
e.当社グループは、反社会的勢力を断固として排除・遮断するため、「反社会的勢力対策規程」を定め、管理部署が情報収集し、外部専門機関と連携し適正に対応する。
ⅱ 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
a.取締役会及び重要な会議の意思決定に関する記録並びに取締役の職務の執行に係る情報は、法令又は「文書管理規程」及び情報セキュリティ体制に係る規程等に基づき、文書又は電子的媒体(以下、文書等という)に適正に記録、保存又は廃棄する。
b.取締役が必要に応じて文書等を随時閲覧することができる体制を整備する。
ⅲ 当社グループの損失の危険の管理に関する規程その他の体制
a.当社グループを対象とした「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」を定め、社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会にて各部門及び当社子会社のリスクを特定し、各部門長が改善策の提案及びリスクマネジメントにかかる体制を構築することにより当社グループのリスクマネジメント体制の整備を推進する。
b.当社グループは、「情報セキュリティ基本方針」及び「個人情報・特定個人情報保護方針」を制定するとともに、情報管理及び個人情報の保護に関する規程等を整備し、経営情報及び個人情報等のリスク管理を推進する。また、当社はISMS及びプライバシーマーク等の認証を取得する。
c.内部監査部門において各部門及び当社子会社のリスクマネジメント状況を監査し、必要に応じリスクマネジメント・コンプライアンス委員会又は取締役会で損失を最小化するための対策を審議し決定する。
d.自然災害等の突発的な危機が発生した場合は、社長を災害対策統括責任者として緊急体制をとり、迅速かつ適切に対応する。
ⅳ 当社グループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
a.取締役会は、当社グループの目標及び業務執行の重要事項を定め、「組織規程」及び「稟議決裁規程」に基づき各部門及び当社子会社の責任を明確化し、また、常勤の取締役及び執行役員をメンバーとする常勤役員会で重要事項を審議することにより、意思決定の効率化を図る。
b.ITの積極的な活用により、取締役会が業務執行の進捗状況を適時に把握することで、目標の達成の確率を高め、全社的な業務の効率化を実現する。
ⅴ 監査等委員会がその職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項及びその取締役及び使用人の他の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性に関する事項並びに補助すべき取締役及び使用人に対する監査等委員会の指示の実効性の確保に関する事項
a.監査等委員会の職務を補助すべき使用人を任命し、その使用人は監査等委員会の指示により監査等委員会の職務を補助し、当該職務については監査等委員会以外の取締役の指示は受けない。
b.補助すべき使用人の任命、異動、人事評価等は、監査等委員会の意見を聴取し、これを尊重する。
c.取締役(監査等委員である取締役を除く。)は、補助すべき使用人が監査等委員会の職務の補助が円滑に行われるよう、監査環境の整備に協力する。
ⅵ 当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人が監査等委員会に報告するための体制及びその他の監査等委員会への報告に関する体制並びに監査等委員会への報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
a.監査等委員会は、法定の事項に加え、「監査等委員会規程」に基づき、監査計画を策定し、当該計画に従って当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人より報告を受ける。この報告には、内部通報制度による通報状況及びその内容も含む。
b.監査等委員は、常勤役員会等の業務執行に係る重要会議に出席し報告を受けるとともに監査等委員会の監査に必要な情報を得る。
c.内部監査部門は、内部監査計画を監査等委員会に提示し、監査結果等を適時に監査等委員会に報告する。
d.監査等委員会への報告を行った当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人並びに当社子会社の取締役及び使用人に周知徹底する。また、「内部通報制度規程」に基づき、通報者に対し通報を理由として不当な取扱いを行うことを禁止する。
ⅶ 監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査等委員会の監査の実効性を担保するため、必要な予算を設けるとともに、監査等委員がその職務の執行について生ずる費用の前払又は支出した費用の償還、負担した債務の弁済を請求したときは、その費用等が監査等委員の職務の執行について生じたものでないことを証明できる場合を除き、これに応じる。
ⅷ その他監査等委員の監査が実効的に行われることを確保するための体制
a.監査等委員会と社長との間の定期的な意見交換会を設定する。
b.監査等委員会は、会計監査人と定期的に協議を行う。
c.内部監査部門は、監査等委員会と定期的に内部監査結果について協議及び意見交換し連携を図る。
d.監査等委員は、業務の執行状況及び財務情報に係る重要情報を適時に閲覧できる。
ⅸ 反社会的勢力への対応
a.当社は、「反社会的勢力対策規程」及び「反社会的勢力対応マニュアル」に基づき、反社会的勢力の排除に向けた体制の整備を強化しております。
b.反社会的勢力からの不当要求に備え、平素から所轄警察署や顧問弁護士など、外部専門機関との密接な連携関係を構築しております。
④ リスク管理及びコンプライアンス体制の整備状況
ⅰ リスク管理体制の整備状況
当社は、信用力の向上及び持続的な成長を確保するため「リスクマネジメント・コンプライアンス規程」を制定し、全社的なリスク管理体制の強化を図っております。代表取締役社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会を原則として年2回開催し、リスクの抽出、改善策の提案等に関し協議を行い、具体的な対応を検討しております。また、必要に応じて弁護士、公認会計士、弁理士、税理士、社会保険労務士等の外部専門家の助言を受けられる体制を整備しており、リスクの未然防止と早期発見に努めております。
また、当社の内部監査部署である監査室が、リスク管理体制全般の適切性、有効性を検証しております。
ⅱ コンプライアンス体制の整備状況
当社は、企業価値の持続的向上のためには、全社的なコンプライアンス体制の強化・推進が必要不可欠であると認識し、代表取締役社長を委員長とするリスクマネジメント・コンプライアンス委員会を設置し、監督を行っております。また、周知・徹底を図るため、人事部及び経営管理部にて研修等必要な諸活動の推進、管理をしております。さらに、法令違反その他のコンプライアンスに関する社内相談・報告体制として、「内部通報制度規程」に基づき外部通報窓口を設け、内部通報制度を整備しております。
ⅲ 情報セキュリティ、個人情報保護等の体制の整備状況
当社は、全ての顧客企業からお預かりした個人情報を保護することは社会的責務であると考えており、給与計算業務アウトソーシング企業として当社が信頼される企業であり続けられるよう、全ての役職員がこれを理解、徹底し、個人情報保護の実現を図るため継続的な努力をすることを基本方針としております。具体的には、「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項JISQ15001」及び個人情報に関する法令、その他の規範に従い、「個人情報保護規程」を制定しております。経営管理部責任者を個人情報保護管理者に任命し、個人情報の利用目的を明確に定めるとともに、個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めに応じる手続や個人情報の取扱いに関する問合せ窓口を設けております。
また、情報セキュリティについては、顧客企業の情報資産と機密情報の安全性及び信頼性の確保に万全を期し、社会と顧客企業の信頼に応えるため、これを実施し推進することを基本方針とし、内部統制部を中心に情報セキュリティ対策の推進・徹底を図っております。
さらに、当社が保有する情報資産にかかわる全ての従業者が、情報資産を保護する重要性を認識し、「ISMS基本方針」及びISMSに関連する各種規程を制定し、顧客企業及び情報資産をあらゆる脅威から保護するために、厳重なセキュリティ対策を講じ保管・運用を行うことで、情報資産に要求される機密性・完全性・可用性を維持しております。
⑤ 取締役の定数
当社の取締役(監査等委員であるものを除く。)は7名以内とし、当社の監査等委員である取締役は、5名以内とする旨、定款に定めております。
⑥ 取締役選任の決議要件
当社の取締役は、監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とを区別して、株主総会において選任いたします。また、取締役の選任決議は、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の過半数をもって行い、取締役の選任決議は、累積投票によらないものとする旨、定款に定めております。
⑦ 取締役、監査等委員である取締役の責任免除及び責任限定
当社は、会社法第427条第1項の規定に基づき、取締役(業務執行等取締役であるものを除く。)及び監査等委員である取締役との間に、任務を怠ったことによる損害賠償責任を限定する契約を締結できる旨を定款に定め、当該契約に基づく責任の限度額は法令が規定する額としております。
なお、当社は当該定款の規定に基づき、取締役(業務執行等取締役であるものを除く。)2名及び監査等委員である取締役3名と責任限定契約を締結しております。
⑧ 中間配当
当社は、会社法第454条第5項の規定により、取締役会の決議によって毎年9月30日を基準日として、中間配当を行うことができる旨定款に定めております。これは、株主への機動的な利益還元を可能にするためであります。