訂正有価証券報告書-第160期(平成30年4月1日-平成31年3月31日)
(1)【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレートガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、企業活動を支えている全てのステークホルダーの利益を尊重し、持続的な成長を通じて企業価値を高め社会に貢献するエクセレント・カンパニーを目指しております。この実現のため、当社は、「監査等委員会設置会社」形態を採用し、コーポレート・ガバナンスを通じて経営の効率性、透明性及び公正性の確保とさらなる充実を図ることを重要な課題と捉え、積極的な情報開示、役割と責任の明確化によるスピーディーな意思決定、そして、客観的なチェック機能の強化に取り組んでおります。
② 企業統治の体制の概要
当社は前述のとおり、監査等委員会設置会社制度を採用しております。
当社では、コーポレート・ガバナンスの強化を図るために、取締役会本来の機能を強化するとともに、より効率的な業務執行を行うため、執行役員制度を導入しております。
執行役員は、代表取締役社長(CEO)の指揮命令の下に取締役会で承認された範囲の業務を執行し、当該執行につき責任を負うものとしております。
取締役会は、業務執行の意思決定、取締役の職務執行の監督を行うとともに、執行役員の選解任、執行役員の業務の決定を行うものとしております。また、取締役会は、全社的な経営に関わる事項に専念することにより、意思決定機能の充実化・迅速化を図るとともに、「監査等委員会設置会社」形態を採用することにより、業務執行の監督機能の強化を図り、複数名の社外取締役を招聘することにより、意思決定の妥当性・透明性を高めております。
取締役会の議長は取締役社長井上善雄が務めています。その他の構成員は、社内取締役である三井清治、畑澤敏之、井上雄介、山口正明、林隆一、社外取締役である小森哲郎、鮫島正洋、鈴木健一郎であります。
代表取締役社長(CEO)及び執行役員(事業部長等)による業務執行の適法性・適切性を高めるため、代表取締役社長(CEO)の諮問機関として経営会議、執行役員(事業部長等)の諮問機関として執行会議をそれぞれ設置し、重要事項の決定に際しては、これら会議体での意見を得て判断することとしております。
経営会議の議長は代表取締役社長(CEO)井上善雄、その他の構成員は中本亘、黒越努、岡本圭介、古谷治正、作本征則、能條和彦、井上雄介、畑澤敏之であります。
執行会議は事業部門毎に設置しており、機能紙事業部執行会議の議長は機能紙事業部長中本亘、電子材料事業部執行会議の議長は電子材料事業部長黒越努、画像材料事業部執行会議の議長は執行役員画像材料事業部長岡本圭介、その他の構成員は井上善雄、畑澤敏之、井上雄介、古谷治正、作本征則、能條和彦、加納武司、齊藤秀彰であります。
取締役候補の指名及びCEO、CFO等の経営陣幹部の選任にあたっては、事前に社外独立役員の意見を聴取する機会を設けたり、代表取締役及び執行役員の報酬の決定にあたっては、その業績年俸の算出を、評価軸を予め設定し、CEOと常勤執行役員を兼務していない取締役との審議・合議により行うなど、取締役及び執行役員の人事及び報酬の透明性及び公正性を保つための仕組みを整備しております。
監査等委員会は監査等委員会の職責と心構え、監査等委員会の組織及び運営等、コーポレートガバナンス・コードを踏まえた対応、監査等委員会の監査等の環境整備、業務監査、会計監査、監査の方法等、取締役の人事及び報酬に関する意見、監査等の報告などの項目を定めた監査等基準に基づいて監査を行うものとされております。
当社の取締役(監査等委員)は3名、全員が社外取締役であり、議長は小森哲郎が務めています。その他の構成員は鮫島正洋、鈴木健一郎であります。
当社は、監査等委員会の職務を補助するため、監査等委員会室を設置し、原則として複数名の監査等委員会補助スタッフを配置します。
なお、当社の機関・内部統制等の関係等、企業統治の体制の概要については、コーポレート・ガバナンス体制の模式図として示しております。
③ 企業統治の体制を採用する理由
効率性と迅速性を確保するために執行役員制度を採用する当社は、経営の公正性・透明性を保つため、業務執行の監督強化を重視する「監査等委員会設置会社」の体制を採用しております。このため、複数の社外取締役を選任することに加え、監査等委員会の機能強化を図ることにより、株主を含むすべてのステークホルダーの利益を担保するための経営監視を行っております。
④ 内部統制システムの整備の状況(リスク管理体制の整備の状況、子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況を含む)
当社では、内部統制基本方針を定め、その体制構築を進めております。内部統制基本方針の内容は、次の通りです。
当社は、創業精神の「誠実」「社会貢献」「開拓者精神」を旨とする企業倫理に従って、TOMOEGAWAグループの企業活動を進めていくと共に、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他当社の業務並びに当社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するための体制の整備に関する基本方針を以下の通り定める。当社は、社会環境の変化及び当社の事業・体制等の変更に応じ、この基本方針を見直し、内部統制システムを整備・維持するよう努める。
1.当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1)組織
・当社の取締役会の意思決定の妥当性及び透明性を高めるため、当社は社外取締役を招聘する。
・当社の代表取締役社長は、法令・定款及び社内規程に従って業務を遂行し、原則として毎月開催される当社の取締役会において業務執行状況を報告する。
・当社の監査等委員会は、TOMOEGAWAグループ全体及びグループ各社の経営に重大な影響を与えるリスク管理、コンプライアンス、財務報告に係る内部統制事項、その他の内部統制事項に関する施策の妥当性を調査し、調査結果を当社の監査等委員会と代表取締役社長に報告する。
・コンプライアンスの実施責任者として、当社は経営戦略本部長を任命する。同本部長の指揮の下、当社のコンプライアンスグループがTOMOEGAWAグループ全体のコンプライアンスへの取組みを促進する。
(2)施策
・当社の代表取締役社長は、TOMOEGAWAグループの企業活動を進めていく上で、内部統制システムの整備が必要不可欠であると認識している。
・TOMOEGAWAグループのすべての役員並びにパート及び派遣社員を含む従業員は、業務を遂行するに当たり、TOMOEGAWAグループ行動規範及びグループ各社のコンプライアンス行動指針(日本国内においては当社の定めるTOMOEGAWAグループコンプライアンス行動指針を基本とし、国内外を問わず、グループ各社がその適用法令、事業内容、社内規程の整備状況等に応じて別に定める場合には、当社の承認を受けた行動指針をいう)から成るTOMOEGAWAグループ企業倫理に従うものとし、誓約書をグループ各社の代表者に提出して企業倫理の順守を誓約する。
・当社の経営戦略本部長の指揮の下、コンプライアンスのカテゴリーごとの責任部署の責任により、当社の役員及び従業員に対するコンプライアンス教育、TOMOEGAWAグループ各社のコンプライアンス活動の指導、TOMOEGAWAグループのコンプライアンス違反への対策等を実施する。
・内部通報システムの運用によりTOMOEGAWAグループのコンプライアンス問題の早期把握と解決を図る。内部通報システムは当社に限らず、TOMOEGAWAグループに所属する全社の従業員が利用できる。内部通報システムの通報先及び相談先として、当社の経営戦略本部長に加え、当社の監査等委員である取締役及び外部弁護士を指定する。当社は、この内部通報システムに加え、当社の代表取締役社長他への匿名メールシステムあるいはメッセージボックスも設置している。
・TOMOEGAWAグループは、市民生活に脅威を与える反社会的勢力や団体とは一切関係を持たず、これらに対し毅然とした態度で対応する。
(3)監査
・当社の監査等委員会は、法令に基づく権限を行使し、当社の監査等委員会室及び当社の会計監査人と連係して当社の取締役の職務執行の適法性及び妥当性を監査する。
・当社の監査等委員会室が内部統制の活動状況を調査し、その結果を当社の代表取締役社長及び当社の監査等委員会に報告する。
2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・当社の文書管理規程等に基づき、決裁書、議事録、重要な契約書等当社の取締役の職務の執行に関わる文書(電磁的記録を含む)を適切に保存し、管理する。
・当社の取締役(監査等委員である取締役を含む)及び執行役員は、必要なときはいつでも上記の文書を閲覧できる。
・当社の社内情報システムを活用した稟議書ワークフローにより稟議手続を順守させると共に、稟議書のデータベース化を図る。
3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・TOMOEGAWAグループのリスクを体系的に管理するための規程(リスク管理マニュアル)を定め、当社の経営戦略本部長を統括責任者とし、当社のコンプライアンスグループを統括部署として、リスクのカテゴリーごとの責任部署の責任において、リスク管理を実施する。
・当社は、地震や火事などの緊急事態が発生した場合は、緊急時対応マニュアルに基づいて対応する。当社は、関係者が即座に必要な措置を取ることができるように、なすべきことを定め、関係者全員に周知する。
・当社の監査等委員会室が、当社のリスク管理マニュアルの定めに基づいて、リスク管理プログラムの監査を実施する。
4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社は、業務執行権限を執行役員に委譲することにより、取締役会による経営の迅速化、監督機能の強化を図る。
・当社の代表取締役社長は、当社及びTOMOEGAWAグループ各社の重要な経営課題につき担当執行役員及び関係責任者から成る経営会議に諮問する。
・当社は、TOMOEGAWAグループの長期事業目標を達成するために、中期経営計画及び期毎の社長方針を当社の全役員及び従業員に理解させ、各人の具体的な業務計画に反映させる。
5.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・当社は、TOMOEGAWAグループ各社相互間の緊密化を図るため、グループ会社管理規程を定める。
・当社の事業部と子会社を連結してひとつの事業体とし、当社の事業部長が当該連結事業の業務管理責任を負い、連結事業部の専属でない機能別子会社は、当社の本部長が業務管理責任を負うことを原則とする。製販を分離し、製造部門が利益責任、販売部門が売上責任を負うことを明確化し、各々の傘下に機能別子会社を連結させる体制を採用する。
・子会社の役員は、当該連結事業に係る責任又は当該業務管理責任を負う当社の事業部長又は本部長を含む関係責任者に対して、定期的に子会社の業務執行状況を報告するとともに、当社又は子会社の運営、業務又は財産に関する重要な事項が発生した場合には、当該関係責任者に対し、直ちにこれを報告する。
・子会社の重要業務案件は、当社の決裁規程の定めに従って決裁される。
・コンプライアンスプログラム及びリスク管理は、子会社も対象に含まれる。当社は、コンプライアンス及びリスクのカテゴリーごとの責任部署を定め、TOMOEGAWAグループのコンプライアンス及びリスクの統括管理を義務付ける。当該連結事業に係る責任又は業務管理責任を負う当社の事業部長又は本部長は、コンプライアンス及びリスクのカテゴリーごとの責任部署と協議のうえ、TOMOEGAWAグループ各社の規模や業態別に、必要に応じて適正数の監査役やコンプライアンス及びリスクの推進担当者を配置するよう、TOMOEGAWAグループ各社の代表者に対して勧告する。TOMOEGAWAグループ各社の代表者は、当社及びTOMOEGAWAグループ各社に重大な損害を及ぼすおそれのある事象が発生した場合には、当該コンプライアンス及びリスクのカテゴリーごとの責任部署(責任部署が不明であれば当社の経営戦略本部長)に対して、直ちにこれを報告する組織体制を自社内に整備する。
・当社は、子会社と共通の有効な情報伝達システムを構築する。
・当社の監査等委員会室は、当社の監査等委員である取締役と連係し、子会社業務の監査を行う。
6.当社の監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制
・当社は、監査等委員会の職務を補助するため、監査等委員会室を設置し、原則として複数名の監査等委員会補助スタッフを配置する。
・当社の取締役会は、当社の監査等委員から監査等委員会補助スタッフの増員等の要請があった場合は、監査等委員会の職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、要請に応じた増員等の措置を講じる。
7.当社の監査等委員会補助スタッフの当社の監査等委員である取締役以外の取締役からの独立性に関する体制
・当社の監査等委員会補助スタッフの人事異動・人事評価・懲戒処分を行うにあたっては、当社の監査等委員会の同意を要する。
8.当社の各監査等委員である取締役の、当社の監査等委員会補助スタッフに対する指示の実効性の確保に関する事項
・当社の監査等委員会補助スタッフへの指揮命令権は、当社の各監査等委員である取締役及び当社の代表取締役社長双方に属する。それぞれによる指揮命令が相互に矛盾する場合、当社の各監査等委員である取締役による指揮命令が優先される。
9.当社の取締役及び使用人、当社の子会社の役員及び使用人、又はこれらの者から報告を受けた者が当社の監査等委員会に報告するための体制
・当社の監査等委員である取締役は、当社の取締役会に自ら出席して当社の取締役及び執行役員から業務執行状況その他重要事項の報告を受ける他、当社の重要な意思決定に関わる経営会議等の会議及び当社の子会社の重要な意思決定に関わる当社の子会社の取締役会等に当社の監査等委員会補助スタッフを出席させ、当該監査等委員会補助スタッフから当該会議の内容の報告を受ける。
・当社の取締役及び執行役員は、当社及びTOMOEGAWAグループ各社に重大な損害を及ぼすおそれのある事実等を発見したときは、直ちに当社の代表取締役社長及び当社の監査等委員会又は監査等委員である取締役全員に報告する。
・当社の監査等委員である取締役は、TOMOEGAWAグループ全社の役員及び従業員に対しいつでも業務執行状況その他重要事項につき報告を求めることができる。
・当社の取締役は、法令の定めに基づく報告事項に加え当社の監査等委員会に報告すべき事項を監査等委員である取締役との協議の上決定する。
・当社の監査等委員会室は、内部監査の実施状況を監査等委員会に報告しなければならない。
・TOMOEGAWAグループに所属する全社の従業員が利用できる内部通報システムの通報先及び相談先の一つとして、当社の監査等委員である取締役を指定する。
・当該内部通報システムのすべての情報は、当社の経営戦略本部長に連絡されて一元的に管理され、経営戦略本部長が当社の監査等委員会に対応を含めた状況報告を行い、さらに当社の監査等委員会は当社の取締役会に対して審議内容を報告する。
10.当社の監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
・当社の定めるTOMOEGAWAグループコンプライアンス行動指針において、コンプライアンス相談・連絡を行った者の身分が保障されるとともに、不利益な取扱いを受けないことを明記する。
11.当社の監査等委員である取締役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
・当社の監査等委員である取締役の職務執行費用の予算は、監査等委員会が決定する。
・当社の監査等委員である取締役が緊急又は臨時に支出した費用は、事後、当社に償還を請求できる。当該請求については、当該請求にかかる費用が当該監査等委員である取締役の職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、当社はすみやかに当該費用を処理する。
12.その他当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・当社の監査等委員会は、当社の監査等委員会室及び当社の会計監査人に監査計画の提出を求め、また当社の監査等委員会室及び当社の会計監査人とそれぞれ定期的に意見を交換する。
・当社の監査等委員である取締役が必要と認めたときは、弁護士、公認会計士等の外部専門家を任用することができる。
・当社の監査等委員である取締役は、TOMOEGAWAグループ各社の監査役との連絡会を開催し、監査業務についての意見交換を行う。
・当社の取締役は、当社の監査等委員である取締役の意見を尊重して監査等委員会の監査の環境整備に努める。
<内部統制システムの運用状況の概要>当事業年度における主な取組みは次のとおりです。
1.当社及び子会社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンス意識の醸成のため、当事業年度、コンプライアンス研修及び下請法研修を実施いたしました。
・内部通報窓口のインターネット版を作成し、英語及び中国語にも対応させたことで、当社グループ全社で使用できる内部通報システムを構築いたしました。
・内部通報システムの周知を目的に国内の当社グループ会社を対象に体験通報を実施いたしました。
2.当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・当社グループの損失に結びつく特に対策が必要なリスクを影響度と頻度により特定し、年度末に状況モニタリングを実施し、改善活動につなげました。
3.当社及び子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社は月1回以上取締役会を開催し、当事業年度は13回開催しました。また、取締役及び部門長等により構成する経営会議を月2回以上開催し、取締役会審議事項の事前審議及びその他重要事項についての審議・決定を行い、意思決定の迅速化と業務運営の効率化をはかっています。
・当社は、当社グループ会社の管理運営体制を統括する部署を設置し、当社グループ会社の経営の効率性確保に努めています。
・当社は、連結ベースでの経営計画を策定し、経営目標を当社グループで共有し、連結ベースでの経営を推進
しています。
4.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・企業集団における業務の適正を確保するための体制として、グループ会社管理規程を定め、グループ会社の管理は経営戦略本部が行うこととしています。
・グループ会社相互間の緊密化を目的としたグループ会社連絡会を継続しています。
⑤ 取締役(業務執行取締役等である者を除く。)との責任限定契約の内容の概要
当社と取締役(業務執行取締役等である者を除く。)は、会社法第425条第1項に規定する最低責任限度額を限度とする内容の会社法第427条第1項の責任限定契約を締結しております。
⑥ 取締役の定数
当会社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)は、9名以内、当会社の監査等委員である取締役は、5名以内とする旨定款に定めております。
⑦ 取締役の選任及び解任の決議要件
・選任要件
取締役の選任決議は、株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の過半数をもって行い、累積投票によらない旨を定款で定めております。
・解任要件
当社は、取締役の解任決議について、株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。
⑧ 株主総会決議事項を取締役会で決議することができるとしている事項
・当社は、機動的な資本政策及び配当政策の実施と期末配当の早期支払いを可能にするため、剰余金の配当等会社法第459条第1項各号に定める事項については、法令に別段の定めがある場合を除き、株主総会の決議によらず取締役会の決議により定める旨を定款で定めております。
・当社は、取締役の萎縮を回避し活発な活動を担保するため、会社法第426条第1項の規定により、取締役会の決議によって、取締役(取締役であった者を含む。)の会社法第423条第1項の損害賠償責任について法令に定める要件に該当する場合には、損害賠償責任額から法令に定める最低責任限度額を限度としてその責任を免除することができる旨を定款で定めております。
⑨ 株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める決議について、株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を可能とすることを目的とするものであります。
<コーポレート・ガバナンス体制の模式図>
① コーポレートガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、企業活動を支えている全てのステークホルダーの利益を尊重し、持続的な成長を通じて企業価値を高め社会に貢献するエクセレント・カンパニーを目指しております。この実現のため、当社は、「監査等委員会設置会社」形態を採用し、コーポレート・ガバナンスを通じて経営の効率性、透明性及び公正性の確保とさらなる充実を図ることを重要な課題と捉え、積極的な情報開示、役割と責任の明確化によるスピーディーな意思決定、そして、客観的なチェック機能の強化に取り組んでおります。
② 企業統治の体制の概要
当社は前述のとおり、監査等委員会設置会社制度を採用しております。
当社では、コーポレート・ガバナンスの強化を図るために、取締役会本来の機能を強化するとともに、より効率的な業務執行を行うため、執行役員制度を導入しております。
執行役員は、代表取締役社長(CEO)の指揮命令の下に取締役会で承認された範囲の業務を執行し、当該執行につき責任を負うものとしております。
取締役会は、業務執行の意思決定、取締役の職務執行の監督を行うとともに、執行役員の選解任、執行役員の業務の決定を行うものとしております。また、取締役会は、全社的な経営に関わる事項に専念することにより、意思決定機能の充実化・迅速化を図るとともに、「監査等委員会設置会社」形態を採用することにより、業務執行の監督機能の強化を図り、複数名の社外取締役を招聘することにより、意思決定の妥当性・透明性を高めております。
取締役会の議長は取締役社長井上善雄が務めています。その他の構成員は、社内取締役である三井清治、畑澤敏之、井上雄介、山口正明、林隆一、社外取締役である小森哲郎、鮫島正洋、鈴木健一郎であります。
代表取締役社長(CEO)及び執行役員(事業部長等)による業務執行の適法性・適切性を高めるため、代表取締役社長(CEO)の諮問機関として経営会議、執行役員(事業部長等)の諮問機関として執行会議をそれぞれ設置し、重要事項の決定に際しては、これら会議体での意見を得て判断することとしております。
経営会議の議長は代表取締役社長(CEO)井上善雄、その他の構成員は中本亘、黒越努、岡本圭介、古谷治正、作本征則、能條和彦、井上雄介、畑澤敏之であります。
執行会議は事業部門毎に設置しており、機能紙事業部執行会議の議長は機能紙事業部長中本亘、電子材料事業部執行会議の議長は電子材料事業部長黒越努、画像材料事業部執行会議の議長は執行役員画像材料事業部長岡本圭介、その他の構成員は井上善雄、畑澤敏之、井上雄介、古谷治正、作本征則、能條和彦、加納武司、齊藤秀彰であります。
取締役候補の指名及びCEO、CFO等の経営陣幹部の選任にあたっては、事前に社外独立役員の意見を聴取する機会を設けたり、代表取締役及び執行役員の報酬の決定にあたっては、その業績年俸の算出を、評価軸を予め設定し、CEOと常勤執行役員を兼務していない取締役との審議・合議により行うなど、取締役及び執行役員の人事及び報酬の透明性及び公正性を保つための仕組みを整備しております。
監査等委員会は監査等委員会の職責と心構え、監査等委員会の組織及び運営等、コーポレートガバナンス・コードを踏まえた対応、監査等委員会の監査等の環境整備、業務監査、会計監査、監査の方法等、取締役の人事及び報酬に関する意見、監査等の報告などの項目を定めた監査等基準に基づいて監査を行うものとされております。
当社の取締役(監査等委員)は3名、全員が社外取締役であり、議長は小森哲郎が務めています。その他の構成員は鮫島正洋、鈴木健一郎であります。
当社は、監査等委員会の職務を補助するため、監査等委員会室を設置し、原則として複数名の監査等委員会補助スタッフを配置します。
なお、当社の機関・内部統制等の関係等、企業統治の体制の概要については、コーポレート・ガバナンス体制の模式図として示しております。
③ 企業統治の体制を採用する理由
効率性と迅速性を確保するために執行役員制度を採用する当社は、経営の公正性・透明性を保つため、業務執行の監督強化を重視する「監査等委員会設置会社」の体制を採用しております。このため、複数の社外取締役を選任することに加え、監査等委員会の機能強化を図ることにより、株主を含むすべてのステークホルダーの利益を担保するための経営監視を行っております。
④ 内部統制システムの整備の状況(リスク管理体制の整備の状況、子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況を含む)
当社では、内部統制基本方針を定め、その体制構築を進めております。内部統制基本方針の内容は、次の通りです。
当社は、創業精神の「誠実」「社会貢献」「開拓者精神」を旨とする企業倫理に従って、TOMOEGAWAグループの企業活動を進めていくと共に、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他当社の業務並びに当社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するための体制の整備に関する基本方針を以下の通り定める。当社は、社会環境の変化及び当社の事業・体制等の変更に応じ、この基本方針を見直し、内部統制システムを整備・維持するよう努める。
1.当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1)組織
・当社の取締役会の意思決定の妥当性及び透明性を高めるため、当社は社外取締役を招聘する。
・当社の代表取締役社長は、法令・定款及び社内規程に従って業務を遂行し、原則として毎月開催される当社の取締役会において業務執行状況を報告する。
・当社の監査等委員会は、TOMOEGAWAグループ全体及びグループ各社の経営に重大な影響を与えるリスク管理、コンプライアンス、財務報告に係る内部統制事項、その他の内部統制事項に関する施策の妥当性を調査し、調査結果を当社の監査等委員会と代表取締役社長に報告する。
・コンプライアンスの実施責任者として、当社は経営戦略本部長を任命する。同本部長の指揮の下、当社のコンプライアンスグループがTOMOEGAWAグループ全体のコンプライアンスへの取組みを促進する。
(2)施策
・当社の代表取締役社長は、TOMOEGAWAグループの企業活動を進めていく上で、内部統制システムの整備が必要不可欠であると認識している。
・TOMOEGAWAグループのすべての役員並びにパート及び派遣社員を含む従業員は、業務を遂行するに当たり、TOMOEGAWAグループ行動規範及びグループ各社のコンプライアンス行動指針(日本国内においては当社の定めるTOMOEGAWAグループコンプライアンス行動指針を基本とし、国内外を問わず、グループ各社がその適用法令、事業内容、社内規程の整備状況等に応じて別に定める場合には、当社の承認を受けた行動指針をいう)から成るTOMOEGAWAグループ企業倫理に従うものとし、誓約書をグループ各社の代表者に提出して企業倫理の順守を誓約する。
・当社の経営戦略本部長の指揮の下、コンプライアンスのカテゴリーごとの責任部署の責任により、当社の役員及び従業員に対するコンプライアンス教育、TOMOEGAWAグループ各社のコンプライアンス活動の指導、TOMOEGAWAグループのコンプライアンス違反への対策等を実施する。
・内部通報システムの運用によりTOMOEGAWAグループのコンプライアンス問題の早期把握と解決を図る。内部通報システムは当社に限らず、TOMOEGAWAグループに所属する全社の従業員が利用できる。内部通報システムの通報先及び相談先として、当社の経営戦略本部長に加え、当社の監査等委員である取締役及び外部弁護士を指定する。当社は、この内部通報システムに加え、当社の代表取締役社長他への匿名メールシステムあるいはメッセージボックスも設置している。
・TOMOEGAWAグループは、市民生活に脅威を与える反社会的勢力や団体とは一切関係を持たず、これらに対し毅然とした態度で対応する。
(3)監査
・当社の監査等委員会は、法令に基づく権限を行使し、当社の監査等委員会室及び当社の会計監査人と連係して当社の取締役の職務執行の適法性及び妥当性を監査する。
・当社の監査等委員会室が内部統制の活動状況を調査し、その結果を当社の代表取締役社長及び当社の監査等委員会に報告する。
2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・当社の文書管理規程等に基づき、決裁書、議事録、重要な契約書等当社の取締役の職務の執行に関わる文書(電磁的記録を含む)を適切に保存し、管理する。
・当社の取締役(監査等委員である取締役を含む)及び執行役員は、必要なときはいつでも上記の文書を閲覧できる。
・当社の社内情報システムを活用した稟議書ワークフローにより稟議手続を順守させると共に、稟議書のデータベース化を図る。
3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・TOMOEGAWAグループのリスクを体系的に管理するための規程(リスク管理マニュアル)を定め、当社の経営戦略本部長を統括責任者とし、当社のコンプライアンスグループを統括部署として、リスクのカテゴリーごとの責任部署の責任において、リスク管理を実施する。
・当社は、地震や火事などの緊急事態が発生した場合は、緊急時対応マニュアルに基づいて対応する。当社は、関係者が即座に必要な措置を取ることができるように、なすべきことを定め、関係者全員に周知する。
・当社の監査等委員会室が、当社のリスク管理マニュアルの定めに基づいて、リスク管理プログラムの監査を実施する。
4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社は、業務執行権限を執行役員に委譲することにより、取締役会による経営の迅速化、監督機能の強化を図る。
・当社の代表取締役社長は、当社及びTOMOEGAWAグループ各社の重要な経営課題につき担当執行役員及び関係責任者から成る経営会議に諮問する。
・当社は、TOMOEGAWAグループの長期事業目標を達成するために、中期経営計画及び期毎の社長方針を当社の全役員及び従業員に理解させ、各人の具体的な業務計画に反映させる。
5.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・当社は、TOMOEGAWAグループ各社相互間の緊密化を図るため、グループ会社管理規程を定める。
・当社の事業部と子会社を連結してひとつの事業体とし、当社の事業部長が当該連結事業の業務管理責任を負い、連結事業部の専属でない機能別子会社は、当社の本部長が業務管理責任を負うことを原則とする。製販を分離し、製造部門が利益責任、販売部門が売上責任を負うことを明確化し、各々の傘下に機能別子会社を連結させる体制を採用する。
・子会社の役員は、当該連結事業に係る責任又は当該業務管理責任を負う当社の事業部長又は本部長を含む関係責任者に対して、定期的に子会社の業務執行状況を報告するとともに、当社又は子会社の運営、業務又は財産に関する重要な事項が発生した場合には、当該関係責任者に対し、直ちにこれを報告する。
・子会社の重要業務案件は、当社の決裁規程の定めに従って決裁される。
・コンプライアンスプログラム及びリスク管理は、子会社も対象に含まれる。当社は、コンプライアンス及びリスクのカテゴリーごとの責任部署を定め、TOMOEGAWAグループのコンプライアンス及びリスクの統括管理を義務付ける。当該連結事業に係る責任又は業務管理責任を負う当社の事業部長又は本部長は、コンプライアンス及びリスクのカテゴリーごとの責任部署と協議のうえ、TOMOEGAWAグループ各社の規模や業態別に、必要に応じて適正数の監査役やコンプライアンス及びリスクの推進担当者を配置するよう、TOMOEGAWAグループ各社の代表者に対して勧告する。TOMOEGAWAグループ各社の代表者は、当社及びTOMOEGAWAグループ各社に重大な損害を及ぼすおそれのある事象が発生した場合には、当該コンプライアンス及びリスクのカテゴリーごとの責任部署(責任部署が不明であれば当社の経営戦略本部長)に対して、直ちにこれを報告する組織体制を自社内に整備する。
・当社は、子会社と共通の有効な情報伝達システムを構築する。
・当社の監査等委員会室は、当社の監査等委員である取締役と連係し、子会社業務の監査を行う。
6.当社の監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制
・当社は、監査等委員会の職務を補助するため、監査等委員会室を設置し、原則として複数名の監査等委員会補助スタッフを配置する。
・当社の取締役会は、当社の監査等委員から監査等委員会補助スタッフの増員等の要請があった場合は、監査等委員会の職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、要請に応じた増員等の措置を講じる。
7.当社の監査等委員会補助スタッフの当社の監査等委員である取締役以外の取締役からの独立性に関する体制
・当社の監査等委員会補助スタッフの人事異動・人事評価・懲戒処分を行うにあたっては、当社の監査等委員会の同意を要する。
8.当社の各監査等委員である取締役の、当社の監査等委員会補助スタッフに対する指示の実効性の確保に関する事項
・当社の監査等委員会補助スタッフへの指揮命令権は、当社の各監査等委員である取締役及び当社の代表取締役社長双方に属する。それぞれによる指揮命令が相互に矛盾する場合、当社の各監査等委員である取締役による指揮命令が優先される。
9.当社の取締役及び使用人、当社の子会社の役員及び使用人、又はこれらの者から報告を受けた者が当社の監査等委員会に報告するための体制
・当社の監査等委員である取締役は、当社の取締役会に自ら出席して当社の取締役及び執行役員から業務執行状況その他重要事項の報告を受ける他、当社の重要な意思決定に関わる経営会議等の会議及び当社の子会社の重要な意思決定に関わる当社の子会社の取締役会等に当社の監査等委員会補助スタッフを出席させ、当該監査等委員会補助スタッフから当該会議の内容の報告を受ける。
・当社の取締役及び執行役員は、当社及びTOMOEGAWAグループ各社に重大な損害を及ぼすおそれのある事実等を発見したときは、直ちに当社の代表取締役社長及び当社の監査等委員会又は監査等委員である取締役全員に報告する。
・当社の監査等委員である取締役は、TOMOEGAWAグループ全社の役員及び従業員に対しいつでも業務執行状況その他重要事項につき報告を求めることができる。
・当社の取締役は、法令の定めに基づく報告事項に加え当社の監査等委員会に報告すべき事項を監査等委員である取締役との協議の上決定する。
・当社の監査等委員会室は、内部監査の実施状況を監査等委員会に報告しなければならない。
・TOMOEGAWAグループに所属する全社の従業員が利用できる内部通報システムの通報先及び相談先の一つとして、当社の監査等委員である取締役を指定する。
・当該内部通報システムのすべての情報は、当社の経営戦略本部長に連絡されて一元的に管理され、経営戦略本部長が当社の監査等委員会に対応を含めた状況報告を行い、さらに当社の監査等委員会は当社の取締役会に対して審議内容を報告する。
10.当社の監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
・当社の定めるTOMOEGAWAグループコンプライアンス行動指針において、コンプライアンス相談・連絡を行った者の身分が保障されるとともに、不利益な取扱いを受けないことを明記する。
11.当社の監査等委員である取締役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
・当社の監査等委員である取締役の職務執行費用の予算は、監査等委員会が決定する。
・当社の監査等委員である取締役が緊急又は臨時に支出した費用は、事後、当社に償還を請求できる。当該請求については、当該請求にかかる費用が当該監査等委員である取締役の職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、当社はすみやかに当該費用を処理する。
12.その他当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・当社の監査等委員会は、当社の監査等委員会室及び当社の会計監査人に監査計画の提出を求め、また当社の監査等委員会室及び当社の会計監査人とそれぞれ定期的に意見を交換する。
・当社の監査等委員である取締役が必要と認めたときは、弁護士、公認会計士等の外部専門家を任用することができる。
・当社の監査等委員である取締役は、TOMOEGAWAグループ各社の監査役との連絡会を開催し、監査業務についての意見交換を行う。
・当社の取締役は、当社の監査等委員である取締役の意見を尊重して監査等委員会の監査の環境整備に努める。
<内部統制システムの運用状況の概要>当事業年度における主な取組みは次のとおりです。
1.当社及び子会社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンス意識の醸成のため、当事業年度、コンプライアンス研修及び下請法研修を実施いたしました。
・内部通報窓口のインターネット版を作成し、英語及び中国語にも対応させたことで、当社グループ全社で使用できる内部通報システムを構築いたしました。
・内部通報システムの周知を目的に国内の当社グループ会社を対象に体験通報を実施いたしました。
2.当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・当社グループの損失に結びつく特に対策が必要なリスクを影響度と頻度により特定し、年度末に状況モニタリングを実施し、改善活動につなげました。
3.当社及び子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・当社は月1回以上取締役会を開催し、当事業年度は13回開催しました。また、取締役及び部門長等により構成する経営会議を月2回以上開催し、取締役会審議事項の事前審議及びその他重要事項についての審議・決定を行い、意思決定の迅速化と業務運営の効率化をはかっています。
・当社は、当社グループ会社の管理運営体制を統括する部署を設置し、当社グループ会社の経営の効率性確保に努めています。
・当社は、連結ベースでの経営計画を策定し、経営目標を当社グループで共有し、連結ベースでの経営を推進
しています。
4.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
・企業集団における業務の適正を確保するための体制として、グループ会社管理規程を定め、グループ会社の管理は経営戦略本部が行うこととしています。
・グループ会社相互間の緊密化を目的としたグループ会社連絡会を継続しています。
⑤ 取締役(業務執行取締役等である者を除く。)との責任限定契約の内容の概要
当社と取締役(業務執行取締役等である者を除く。)は、会社法第425条第1項に規定する最低責任限度額を限度とする内容の会社法第427条第1項の責任限定契約を締結しております。
⑥ 取締役の定数
当会社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)は、9名以内、当会社の監査等委員である取締役は、5名以内とする旨定款に定めております。
⑦ 取締役の選任及び解任の決議要件
・選任要件
取締役の選任決議は、株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の過半数をもって行い、累積投票によらない旨を定款で定めております。
・解任要件
当社は、取締役の解任決議について、株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。
⑧ 株主総会決議事項を取締役会で決議することができるとしている事項
・当社は、機動的な資本政策及び配当政策の実施と期末配当の早期支払いを可能にするため、剰余金の配当等会社法第459条第1項各号に定める事項については、法令に別段の定めがある場合を除き、株主総会の決議によらず取締役会の決議により定める旨を定款で定めております。
・当社は、取締役の萎縮を回避し活発な活動を担保するため、会社法第426条第1項の規定により、取締役会の決議によって、取締役(取締役であった者を含む。)の会社法第423条第1項の損害賠償責任について法令に定める要件に該当する場合には、損害賠償責任額から法令に定める最低責任限度額を限度としてその責任を免除することができる旨を定款で定めております。
⑨ 株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める決議について、株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の3分の2以上をもって行う旨を定款で定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を可能とすることを目的とするものであります。
<コーポレート・ガバナンス体制の模式図>
10年以上蓄積したファイナンスデータとAIを掛け合わせて、投資の意思決定を加速させるポジションです。
