⑥ 企業統治の体制
(企業統治の体制の概要とその体制を採用する理由)
当社における企業統治の体制は、会社法上の機関(株主総会、代表取締役、取締役会、監査役会、会計監査人)に加え、経営の監督と業務の執行を明確化し経営の意思決定及び業務執行の迅速化を徹底するため、執行役員制度を採用しております。
そして、トップマネジメントの戦略機能を強化するため、取締役を主要メンバーとする経営会議を設け、事業計画の達成状況の把握と事業戦略に関する協議を行っております。
なお、当社は、取締役の経営責任を明確にすべく、取締役の任期を2年から1年に短縮しております。併せて、役員の人事、処遇の透明性と公平性を確保すべく、構成員として社外取締役を含む「役員人事・報酬委員会」を設置し、審議の上取締役会にて決定する体制を採用しております。当委員会は代表取締役社長、及び独立社外取締役2名の計3名により構成されています。(「役員の報酬等」の項をご参照。)
当社は、コンプライアンス体制を確立し、企業倫理、法令遵守、情報セキュリティ、個人情報保護、環境保護等に対する従業員の意識をさらに高め、企業としての社会的責任を果たすために、「コンプライアンス委員会」、「個人情報保護管理委員会」、「リスクマネジメント委員会」の各委員会及び「中央防災会議」、「環境推進会議」等を設けております。そして、その活動内容を定期的に社長以下社内取締役で構成される「CSR会議」にて報告し、内容を共有しています。
(企業統治に関する事項)
・内部統制システムの整備の状況
a 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役の職務の執行に係る文書その他の重要な情報について、総務担当取締役または総務担当執行役員が当社文書管理規程を作成し、それに従い適切に保存及び管理を実施し、必要に応じて運用の検証、各規程の見直し等を行います。
b 損失の危険の管理に関する規程等の体制
当社は、当社を取り巻く様々なリスクからの防衛体制を強固なものとすべく、リスクマネジメント担当取締役を委員長とする「リスクマネジメント委員会」を設置し、経営に重大な影響を及ぼすリスクを横断的に管理し、適切に評価対応しております。また、具体的な事例となるコンプライアンス、安全衛生、災害、環境、情報セキュリティ、輸出管理等に係わるそれぞれのリスクに関しては、「コンプライアンス委員会」、「中央安全衛生委員会」、「中央防災会議」、「環境推進会議」、「情報セキュリティ委員会」、「個人情報保護管理委員会」、「輸出管理委員会」などを設置し、損失及びリスクの管理を行う目的で規則・ガイドライン・マニュアルの作成、研修、啓蒙活動などを実施しております。また、それぞれの管理状況は、取締役会、経営会議、CSR会議などにて適時経営陣に報告されます。
c 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
取締役の職務の執行が効率的に行われる体制として、取締役会を原則毎月開催するほか、必要に応じて適時臨時に開催しております。また、経営方針及び経営戦略に係わる重要事項については、事前に監査役が出席し、担当執行役員を交えた経営会議にて十分に審議し、取締役会の役割である業務執行の監督機能の強化・効率性の向上を図っております。また、取締役及び使用人が共有する全社的な経営計画を定め、この目標達成に向けて取締役を含む各部門が実施すべき具体的な課題や課題達成の為の施策を実施いたします。その後、毎月の経営会議及び年2回の定期的全体会議における業務執行者のレビューにおいて、取締役がその進捗状況を確認し、その中で効率化を阻害する要因を分析し、排除し、改善策を検討することで、目標達成を早め、全社的な業務の効率化を実現する体制を構築しております。
d 使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
当社は、法令・定款の遵守を徹底するため、コンプライアンス担当取締役を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置しており、取締役は重大な法令違反その他コンプライアンスに係る重大な事実を発見した場合には、直ちにコンプライアンス委員長並びに監査役に報告することが徹底されております。「コンプライアンス委員会」は、その実行部門としてのコンプライアンス推進室を設置し、横浜ゴムグループの「行動指針」を制定し、役員及び使用人全員が法令・定款を遵守するための啓蒙活動を行っております。(「行動指針」には、反社会的勢力や団体とは一切の関係を遮断することを定めております。)
e 株式会社並びにその親会社及び子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
当社の業務の適正を確保するために制定した「行動指針」を当社グループすべてに適用し、これを基礎としてグループ各社における諸規定を定め、行動いたします。当社のコンプライアンス推進室は、国内各グループ会社における法令遵守体制に関する権限を有し、各グループ会社においても推進責任者を任命しており、報告を含む毎月のコミュニケーションや研修を通して情報の共有化を図ったり、問題点の把握を行い、定期的にCSR会議にて報告を行っております。監査室においても計画的に子会社及び関連会社における会計監査、業務監査に加えコンプライアンス監査を実施しており、監査状況を取締役・担当部署及び監査役に報告する体制を構築しております。
f 監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役は、代表取締役及び会計監査人とそれぞれ定期的に意見交換を実施しており、協議の場を持つことにより相互の信頼関係を高めております。また、取締役会にて監査役監査基準に基づいた監査方針の説明を行い、経営に対して実施する監査の重点を説明しております。法令違反、コンプライアンス上の問題、内部通報に関する問題及び当社の業務及び業績に影響を与える重要な事項が発生した場合には、監査役にただちに報告する体制を確保しております。
・リスク管理体制の整備の状況
当社グループを取り巻くさまざまなリスクに対する防衛体制を強固なものとすべく、「リスクマネジメント委員会」を設置し、啓発活動、リスク項目の点検等を実施しております。
・子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況
当社グループの決算関連事務は、当社が規定する要領に基づき実施され、当社の経営会議での承認を得たうえで執行され、当社グループの事業内容は、定期的に取締役会及び経営会議に報告されております。
また、当社の内部監査部門は、当社グループに対して、会計監査、業務監査及びコンプライアンス監査を計画的に実施し、その結果を取締役、監査役及び担当部署に報告する体制を構築しているほか、当社グループ会社各社が所属する事業部門には、各グループ会社の内部統制を担当する部署を定め、グループ会社が自ら当該部署に報告する仕組みを構築しております。
・責任限定契約の内容
当社は、社外役員として有能な人材を迎えることができるよう、会社法第427条第1項に基づき、社外取締役及び社外監査役との間において、会社法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。
当該契約に基づく損害賠償責任限度額は、法令が定める額としております。
なお、当該責任限定が認められるのは、当該社外取締役及び社外監査役が責任の原因となった職務の遂行について、善意でかつ重大な過失がないときに限られます。