有価証券報告書-第88期(平成30年4月1日-平成31年3月31日)
(1) 【コーポレート・ガバナンスの概要】
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、企業理念及び経営理念に基づき、ありたい姿として「モノをつくる会社から笑顔をつくる会社」を目指し、持続的な成長と中長期的な企業価値の向上を図ることにより、全てのステークホルダーの皆様の満足と信頼を得るべく、コーポレートガバナンスの強化を経営の最重要課題のひとつとして取り組んでおります。
経営の意思決定・監督機能と業務執行機能を明確にし、意思決定の迅速化を図り、効率的な経営を実現することを目指します。さらに、社外役員によるモニタリング及び助言を通じ、適切な経営の意思決定・監督と業務執行を確保するとともに、コンプライアンスやリスク管理体制の向上を図ります。また、経営の透明性を高めるために、適切かつ適時な開示を実施します。
② 企業統治の体制の概要とその体制を採用する理由
当社は、企業統治体制として監査役会設置会社を選択し、取締役会及び監査役会において、重要な業務執行の決定や監督及び監査を行なっております。取締役会は、2018年12月31日付で取締役1名が辞任し、2019年3月末時点においては7名の取締役により構成され、うち2名が独立性の高い社外取締役でした。2019年6月21日の第88期定時株主総会において、当社は経営の監督機能強化を図るため社外取締役を1名増員し、現在は9名の取締役により構成され、うち3名が独立性の高い社外取締役となっております。また、監査役会は4名の監査役により構成され、うち2名を社外監査役としております。独立性の高い社外取締役及び社外監査役の関与により経営のモニタリングの実効性を高めることなどを通じて、事業の健全性・効率性を高めることが可能な体制としております。
当社は、任意の委員会として「役員指名会議」及び「役員報酬会議」を設置しております。「役員指名会議」は、役員人事の決定における公正性・透明性を確保するため、取締役会の諮問に基づき、独立社外取締役も含めた委員が十分に審議し承認した取締役・監査役候補の指名案及び最高経営責任者(CEO)を含む執行役員の選解任案を取締役会へ答申しており、取締役会がこれを審議・決定しております。「役員報酬会議」は、役員報酬の決定における客観性・透明性を確保するため、取締役会の委任に基づき、独立社外取締役も含めた委員による十分な審議の上、報酬制度を含めた具体的な報酬額を決定しております。報酬制度の改定など全体に関わる事項については、「役員報酬会議」にて承認された案を取締役会にて審議・決定しております。「役員指名会議」及び「役員報酬会議」は代表取締役・秘書室担当取締役・社外取締役により構成され、議長は代表取締役 中村知美が務めております。
業務執行体制については、取締役会の事前審議機関として経営会議を設置し、全社的経営戦略および重要な業務執行の審議を行っております。また、執行役員制度を採用し、事業部門の意思決定機関として執行会議を設置することに加え、航空宇宙事業部門を社内カンパニー制とすることにより、責任の明確化と執行の迅速化を図っております。
③ 企業統治に関するその他の事項
a. 内部統制システムの整備の状況及びリスク管理体制の整備の状況
当社は2018年3月の取締役会において、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務の適正を確保するために必要な体制の整備についての基本方針を以下の内容で決議しております。
(Ⅰ)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役による法令等違反行為の予防措置として、以下の体制を整備する。
ⅰ 取締役は、取締役及び監査役が、各種会議への出席、りん議書の閲覧、執行役員・使用人からの業務報告を受けること等により、他の取締役の職務執行の監督及び監査役の監査を実効的に行うための体制を整備する。
ⅱ コンプライアンス規程を定め、取締役が法令・定款・社内規程を遵守するための体制を整備する。
ⅲ 執行役員・使用人が取締役の職務執行上の法令・定款違反行為等を発見した場合の社内報告体制として内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を定める。
ⅳ 必要に応じて、取締役を対象とした、外部の専門家によるコンプライアンス等に関する研修を行う。
ⅴ 取締役は他の取締役の法令・定款違反行為を発見した場合、直ちに監査役会及び取締役会に報告し是正処置を講じる。
(Ⅱ)その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
ⅰ 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・取締役会議事録、りん議書、その他取締役の職務の執行に係る文書及びその他の情報の保存、管理に関して社内規程を定め、その規程及び法令に従い、適切に当該情報の保存及び管理を行う。
ⅱ 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・当社は、リスクの現実化と拡大を防止するため、各部門の業務に応じて、規程、マニュアル、ガイドライン等を定める。
・事業性のリスクについては取締役及び執行役員が一定の決裁ルールに従い精査し、あわせて、各部門・カンパニーそれぞれによる管理と、経営企画部を中心とした本社共通部門による全社横断的な管理を行う。
・全社的な緊急連絡体制を整備し、緊急時における迅速な対応と損失の拡大防止を図る。
ⅲ 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・執行役員制度を導入し、取締役の業務執行の権限を執行役員に対し委譲する。COOは最高執行責任者として、これらの業務執行を統括する。CEOは最高経営責任者として、経営全体を統括する。
・取締役は、各種会議への出席や業務報告を定期的に受けること等を通じて執行役員・使用人の業務執行を監督する。
・取締役会で審議する案件を、事前に経営会議(取締役会の事前審議機関で全社的経営案件を審議する会議)や執行会議(各執行部門の意思決定機関)にて審議し、問題点を整理することで、取締役会における審議の効率化を図る。
・取締役会で中長期の経営目標を定め、その共有を図るとともに、その進捗状況を定期的に検証する。
・取締役会は、定期的に取締役会について評価と分析を行い、業務執行にかかる意思決定及び監督の両面において取締役の役割・責務が効率的に果たせるように取り組む。
ⅳ 執行役員・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンス規程を定め、執行役員・使用人が法令・定款・社内規程を遵守するための体制を整備する。
・コンプライアンスの実践を推進するため、コンプライアンス委員会を設置し、重要なコンプライアンス事項に関する審議・協議、決定、情報交換・連絡を行う。
・執行役員・使用人を対象に、計画的にコンプライアンス講習会等の教育を実施し、コンプライアンス啓発に取り組む。
・執行役員・使用人が業務上の違法行為等を発見した場合の社内報告体制として内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を定める。
・内部監査部門として監査部を設置する。
ⅴ 企業集団における業務の適正を確保するための体制
・子会社管理規程を定め、同規程に基づき、各子会社の業務又は経営について管理を担当する当社の部署を中心に子会社を管理・支援するとともに、子会社から当社に対して、定期的に、及び必要な事項については随時に報告する体制とする。
・当社は、各子会社の事業の特性に応じ、リスクの現実化と拡大を防止するため、子会社において、規程、マニュアル、ガイドライン等を整備することを推進し、各子会社におけるリスクマネジメント体制を構築させる。
・当社は、子会社管理規程に基づき、子会社からその業務内容の報告を受け、重要な事項についてはその業務内容について事前協議を行うこと等により、子会社の取締役の職務の執行の効率性を確保する。
・当社は、内部監査を実施する組織として当社に監査部を設置し、子会社・関連企業を含む関係会社の業務監査を定期的に、及び必要な事項については随時、実施する。
・当社は、国内関係会社の監査役を定期的に招集し、当社監査役を交えて国内関係会社における監査機能強化のための意見交換等を行う。
・当社は、当社の執行役員・使用人に一部国内関係会社の監査役を兼務させ、監査機能の強化を図る。
・当社は、前記(ⅳ)の内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を、国内関係会社にも適用する。
・外国の子会社については、当該国の法令等を遵守させるとともに、可能な範囲で本方針に準じた体制とする。
ⅵ 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
・監査役の求めに応じ、監査役の職務を補助するため、当社の使用人から1名以上のスタッフを配置する。
ⅶ 当該使用人の取締役からの独立性に関する事項及び監査役の当該使用人に対する指示の実行性確保に関する事項
・当該補助スタッフが業務執行を行う役職を兼務する場合において、監査役補助業務の遂行については、取締役及び執行部門は干渉しないこととし、取締役からの独立性を確保するとともに、当該補助スタッフが監査役の指揮命令に従う旨を当社の役員及び従業員に周知する。
・当該補助スタッフの人事については監査役会の同意を得て実施する。
ⅷ 当社及び当社子会社の取締役・執行役員・使用人が当社の監査役に報告するための体制その他の当社の監査役への報告に関する体制及び当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・当社の監査役が当社又は子会社の取締役・執行役員・使用人から定期的に職務の執行状況について報告を受けられる体制を整備する。
・当社の監査役が必要に応じ、各事業部門等に関する当社又は子会社の取締役・執行役員・使用人の職務の執行状況について情報を収集することができる体制を整備する。
・当社又は子会社の取締役は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項、重大な法令・定款違反、その他コンプライアンス上重要な事項が生じた場合、当社の監査役へ報告する。
・当社の監査役は、重要なコンプライアンス事項の審議・協議、決定、情報交換・連絡を行う組織であるコンプライアンス委員会に出席することができる。
・当社及び子会社の代表取締役、取締役又は会計監査人は、当社の監査役の求めに応じ、当社の監査役が開催する意見交換会に出席する。
・当社の監査役に報告を行った者が、当該報告を行ったことを理由として不利な取扱いを受けない事を確保するための体制を整備する。
・監査役の職務の執行について生じる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生じる費用又は債務の処理については、監査役の請求等に従い円滑に行い得る体制を整備する。
当社では、各事業の横串機能を担う経営企画部を中心とした全社共通部門が各部門・カンパニーと密接に連携して、リスク管理の強化を図っております。また、監査部が各部門及びグループ各社の業務遂行について計画的に監査を実施しております。
なお、当社群馬製作所における完成検査の不適切な運用に関連して2018年9月28日に公表した調査報告書において、外部専門家(長島・大野・常松法律事務所)より、不適切行為を抑制・察知する内部統制システムの運用に関し、不適切行為を防止するシステム上の牽制機能、検査結果の事後検証プロセス、現場から上位者への通報・報告機能及び監査などのモニタリング機能に脆弱性があるとの指摘を受けました。
当社はこの指摘を真摯に受け止め、既に不適切な性能検査や計測結果の書換えを不可能とする検査システムの導入、完成検査員の生体認証システムの導入及び完成検査ラインへの監視カメラの導入などの対策を実施いたしました。また、完成検査員の教育体制の充実、現場の管理職の増員及びマネジメント層との対話機会の増加など完成検査体制の充実を図ってまいりました。
さらに、既に定期的に取締役会その他の会議体において行ってきている進捗報告に、完成検査業務に関連する経営的課題や完成検査業務の適法性の評価結果の報告を追加する等、現場と経営陣との間で完成検査業務に関わる諸課題の共有化を図り、経営陣による完成検査業務に対する認識・関与を深める等、内部統制システムの運用の見直しを図っております。
以上のほか、業務の適正を確保するための体制の運用状況の概要は以下のとおりであります。
(コンプライアンスに関する取り組みの状況)
当社は、法令、定款、社内規程を遵守するため、各部門にコンプライアンス責任者とコンプライアンス担当者を置き、全社的なコンプライアンス年度方針を基盤として各部門のコンプライアンス計画を立案・実行・報告するというプログラムを運営することにより、全社的なコンプライアンス活動を継続的に行っております。また、2018年4月に法務部より独立させて新設した「コンプライアンス室」(2019年4月よりリスクマネジメント・コンプライアンス室に変更)が、上記活動の全社マネジメント、各部門のコンプライアンス計画の立案・実行を適宜支援しております。
さらに、2018年4月に新設した「正しい会社推進部」の企画・推進のもと、真に「正しい会社」をつくるための全社的な活動を実施し、その中でコンプライアンスの視点からの業務の棚卸し、業務の見直しを行い、経営層との共有を図ってまいりました。なお、2019年4月以降は同部の機能を経営企画本部に移管し、業務の適正確保における重要な取り組みであるとの位置付けのもと、その活動を継続・深化させてまいります。
当社では、かかるコンプライアンス活動を統括する目的で、コンプライアンス規程に則り、取締役会において選任された取締役を委員長とするコンプライアンス委員会を定期的に開催し、重要なコンプライアンス事項に関する審議・協議、決定、情報交換・連絡を行いました。
また、コンプライアンス委員会の効率化及び有効性を確保するために事前協議機関である企画部会で、重要課題の情報交換や意見交換を行い、コンプライアンス年度方針の立案のための協議、当社グループ全体のコンプライアンスのさらなる浸透を図るための協議などを実施しました。
加えて、国内関係会社の経営陣及び実務担当者と、問題事例の情報交換を促進し、当社グループ全体のコンプライアンス遵守レベルの向上を図っております。
さらに、コンプライアンス活動の実効性を高めるため、当社及び国内外の関係会社が設置運営する内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を積極的かつ適正に運用することにより、当社グループ全体での問題の早期発見と是正に努めております。
(リスク管理に関する取り組みの状況)
当社は、リスクの顕在化と拡大を防止するため、各部門の業務に応じて、規程、マニュアル、ガイドラインなどを定めており、整備した規程類の運用にあたっては、法令等との整合性を適宜図りつつ、必要に応じて見直しを行い、規程類の新規追加・改廃を実施しました。事業性リスクについては、りん議規程を厳格に運用し、決裁済のりん議を取締役及び監査役が閲覧し、各決裁内容に問題なきことを精査・確認いたしました。また、重要性に応じて経営会議及び取締役会で審議し、事業性リスクに対処しました。
加えて、2018年3月に実施した取締役会実効性評価の結果等を踏まえ、取締役会において、これまで以上に当社グループのリスク管理状況等、内部統制に関する報告・議論の充実を図ることを決議いたしました。
全社的な緊急連絡体制については、整備状況を定期的に点検しており、当社に影響を及ぼすおそれのある災害発生時には緊急連絡網を使用した情報共有を随時行っております。
なお、2019年4月より、CRMO(最高リスク管理責任者:新設)が統轄する「リスクマネジメントグループ」を新たに設置し、当該グループを適切に機能させていくことで、さらなるリスク管理の徹底を図ってまいる所存です。
(職務の執行の効率性の確保に関する取り組みの状況)
当社は、執行役員制度を導入しており、取締役の業務執行の権限を執行役員へ委譲する一方、取締役が各種会議に出席することや執行役員から業務報告を定期的に受けることで監督し、取締役の職務執行の迅速化を図っております。
当期は取締役と執行役員の役割及び責任を一層明確化するために、社長をはじめとする役位の位置付けを、取締役に付するものではなく、執行役員に付するものとする定款変更を行うとともに、関連する取締役会規程や執行役員規程の改訂を行いました。加えて、取締役会による監督機能の一層の強化を図るため、社外取締役の増員及びダイバーシティにさらに配慮した役員体制への移行を決議いたしました。
また、取締役会に諮る必要のある重要案件については、経営会議で議論を深め、方向付けをするとともに、必要に応じて資料の早期展開と事前説明を行うことで、取締役会における議論の深化と効率化を図っております。
取締役の職務の執行に係る文書及びその他の情報は、社内規程に則り、適切に保存・保管しております。
(当社及びその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための取り組みの状況)
当社は、当社の執行役員及び使用人に国内関係会社の取締役あるいは監査役を兼務させることにより監査・監督機能を強化するとともに、子会社ごとに定められた管理責任部署を通じて、子会社から定期的及び随時に報告を受け、必要に応じて協議し、当社に重大な影響を及ぼすものは経営会議に報告されました。
また、子会社管理規程に則った運用を徹底するため、子会社案件で当社との事前協議を行うべき案件と子会社判断で決議する案件とを明確に区分し、各々について各子会社から当社への情報伝達ルートを確認するとともに、国内子会社の規程類の整備状況についても継続的に確認を行っております。
さらに、内部監査規程に基づき、当社の内部監査部門が当社及び関係会社の業務監査を実施し、その監査結果は経営会議において報告され、必要に応じて是正措置が取られました。
なお、欧州一般データ保護規則(GDPR)施行対応として当社及び主要子会社において関係規程の整備を完了させ、運用を開始しております。
b. 責任限定契約の内容の概要
当社は、取締役(当会社又はその子会社の業務執行取締役又は支配人その他の使用人である者を除く。)及び監査役との間において、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく責任の限度額は、同法第425条第1項が規定する額としております。
c. 取締役及び監査役の責任免除
当社は、会社法第426条第1項の規定により、取締役会の決議によって、同法第423条第1項の取締役(取締役であった者を含む。)及び監査役(監査役であった者を含む。)の損害賠償責任を、法令の限度において免除することができる旨を定款に定めております。これは、取締役及び監査役が職務を遂行するにあたり、期待される役割を十分に果たすことができる環境を整える目的であります。
d. 取締役の定数
当社の取締役は15名以内とする旨を定款に定めております。
e. 取締役の選解任の決議要件
当社は取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上有する株主が出席しその議決権の過半数をもって行う旨及び累積投票によらない旨を、定款に定めております。
f. 中間配当
当社は、株主への機動的な利益還元を行なうため、会社法第454条第5項の規定により、取締役会の決議によって毎年9月30日を基準日として、中間配当を行なうことができる旨定款に定めております。
g. 自己の株式の取得
当社は、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議によって自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。これは、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、市場取引等により自己の株式を取得することを目的とするものであります。
h. 株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上に当たる多数をもって行う旨定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
① コーポレート・ガバナンスに関する基本的な考え方
当社は、企業理念及び経営理念に基づき、ありたい姿として「モノをつくる会社から笑顔をつくる会社」を目指し、持続的な成長と中長期的な企業価値の向上を図ることにより、全てのステークホルダーの皆様の満足と信頼を得るべく、コーポレートガバナンスの強化を経営の最重要課題のひとつとして取り組んでおります。
経営の意思決定・監督機能と業務執行機能を明確にし、意思決定の迅速化を図り、効率的な経営を実現することを目指します。さらに、社外役員によるモニタリング及び助言を通じ、適切な経営の意思決定・監督と業務執行を確保するとともに、コンプライアンスやリスク管理体制の向上を図ります。また、経営の透明性を高めるために、適切かつ適時な開示を実施します。
② 企業統治の体制の概要とその体制を採用する理由
当社は、企業統治体制として監査役会設置会社を選択し、取締役会及び監査役会において、重要な業務執行の決定や監督及び監査を行なっております。取締役会は、2018年12月31日付で取締役1名が辞任し、2019年3月末時点においては7名の取締役により構成され、うち2名が独立性の高い社外取締役でした。2019年6月21日の第88期定時株主総会において、当社は経営の監督機能強化を図るため社外取締役を1名増員し、現在は9名の取締役により構成され、うち3名が独立性の高い社外取締役となっております。また、監査役会は4名の監査役により構成され、うち2名を社外監査役としております。独立性の高い社外取締役及び社外監査役の関与により経営のモニタリングの実効性を高めることなどを通じて、事業の健全性・効率性を高めることが可能な体制としております。
当社は、任意の委員会として「役員指名会議」及び「役員報酬会議」を設置しております。「役員指名会議」は、役員人事の決定における公正性・透明性を確保するため、取締役会の諮問に基づき、独立社外取締役も含めた委員が十分に審議し承認した取締役・監査役候補の指名案及び最高経営責任者(CEO)を含む執行役員の選解任案を取締役会へ答申しており、取締役会がこれを審議・決定しております。「役員報酬会議」は、役員報酬の決定における客観性・透明性を確保するため、取締役会の委任に基づき、独立社外取締役も含めた委員による十分な審議の上、報酬制度を含めた具体的な報酬額を決定しております。報酬制度の改定など全体に関わる事項については、「役員報酬会議」にて承認された案を取締役会にて審議・決定しております。「役員指名会議」及び「役員報酬会議」は代表取締役・秘書室担当取締役・社外取締役により構成され、議長は代表取締役 中村知美が務めております。
業務執行体制については、取締役会の事前審議機関として経営会議を設置し、全社的経営戦略および重要な業務執行の審議を行っております。また、執行役員制度を採用し、事業部門の意思決定機関として執行会議を設置することに加え、航空宇宙事業部門を社内カンパニー制とすることにより、責任の明確化と執行の迅速化を図っております。
③ 企業統治に関するその他の事項
a. 内部統制システムの整備の状況及びリスク管理体制の整備の状況
当社は2018年3月の取締役会において、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務の適正を確保するために必要な体制の整備についての基本方針を以下の内容で決議しております。
(Ⅰ)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役による法令等違反行為の予防措置として、以下の体制を整備する。
ⅰ 取締役は、取締役及び監査役が、各種会議への出席、りん議書の閲覧、執行役員・使用人からの業務報告を受けること等により、他の取締役の職務執行の監督及び監査役の監査を実効的に行うための体制を整備する。
ⅱ コンプライアンス規程を定め、取締役が法令・定款・社内規程を遵守するための体制を整備する。
ⅲ 執行役員・使用人が取締役の職務執行上の法令・定款違反行為等を発見した場合の社内報告体制として内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を定める。
ⅳ 必要に応じて、取締役を対象とした、外部の専門家によるコンプライアンス等に関する研修を行う。
ⅴ 取締役は他の取締役の法令・定款違反行為を発見した場合、直ちに監査役会及び取締役会に報告し是正処置を講じる。
(Ⅱ)その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
ⅰ 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
・取締役会議事録、りん議書、その他取締役の職務の執行に係る文書及びその他の情報の保存、管理に関して社内規程を定め、その規程及び法令に従い、適切に当該情報の保存及び管理を行う。
ⅱ 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
・当社は、リスクの現実化と拡大を防止するため、各部門の業務に応じて、規程、マニュアル、ガイドライン等を定める。
・事業性のリスクについては取締役及び執行役員が一定の決裁ルールに従い精査し、あわせて、各部門・カンパニーそれぞれによる管理と、経営企画部を中心とした本社共通部門による全社横断的な管理を行う。
・全社的な緊急連絡体制を整備し、緊急時における迅速な対応と損失の拡大防止を図る。
ⅲ 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・執行役員制度を導入し、取締役の業務執行の権限を執行役員に対し委譲する。COOは最高執行責任者として、これらの業務執行を統括する。CEOは最高経営責任者として、経営全体を統括する。
・取締役は、各種会議への出席や業務報告を定期的に受けること等を通じて執行役員・使用人の業務執行を監督する。
・取締役会で審議する案件を、事前に経営会議(取締役会の事前審議機関で全社的経営案件を審議する会議)や執行会議(各執行部門の意思決定機関)にて審議し、問題点を整理することで、取締役会における審議の効率化を図る。
・取締役会で中長期の経営目標を定め、その共有を図るとともに、その進捗状況を定期的に検証する。
・取締役会は、定期的に取締役会について評価と分析を行い、業務執行にかかる意思決定及び監督の両面において取締役の役割・責務が効率的に果たせるように取り組む。
ⅳ 執行役員・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・コンプライアンス規程を定め、執行役員・使用人が法令・定款・社内規程を遵守するための体制を整備する。
・コンプライアンスの実践を推進するため、コンプライアンス委員会を設置し、重要なコンプライアンス事項に関する審議・協議、決定、情報交換・連絡を行う。
・執行役員・使用人を対象に、計画的にコンプライアンス講習会等の教育を実施し、コンプライアンス啓発に取り組む。
・執行役員・使用人が業務上の違法行為等を発見した場合の社内報告体制として内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を定める。
・内部監査部門として監査部を設置する。
ⅴ 企業集団における業務の適正を確保するための体制
・子会社管理規程を定め、同規程に基づき、各子会社の業務又は経営について管理を担当する当社の部署を中心に子会社を管理・支援するとともに、子会社から当社に対して、定期的に、及び必要な事項については随時に報告する体制とする。
・当社は、各子会社の事業の特性に応じ、リスクの現実化と拡大を防止するため、子会社において、規程、マニュアル、ガイドライン等を整備することを推進し、各子会社におけるリスクマネジメント体制を構築させる。
・当社は、子会社管理規程に基づき、子会社からその業務内容の報告を受け、重要な事項についてはその業務内容について事前協議を行うこと等により、子会社の取締役の職務の執行の効率性を確保する。
・当社は、内部監査を実施する組織として当社に監査部を設置し、子会社・関連企業を含む関係会社の業務監査を定期的に、及び必要な事項については随時、実施する。
・当社は、国内関係会社の監査役を定期的に招集し、当社監査役を交えて国内関係会社における監査機能強化のための意見交換等を行う。
・当社は、当社の執行役員・使用人に一部国内関係会社の監査役を兼務させ、監査機能の強化を図る。
・当社は、前記(ⅳ)の内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を、国内関係会社にも適用する。
・外国の子会社については、当該国の法令等を遵守させるとともに、可能な範囲で本方針に準じた体制とする。
ⅵ 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
・監査役の求めに応じ、監査役の職務を補助するため、当社の使用人から1名以上のスタッフを配置する。
ⅶ 当該使用人の取締役からの独立性に関する事項及び監査役の当該使用人に対する指示の実行性確保に関する事項
・当該補助スタッフが業務執行を行う役職を兼務する場合において、監査役補助業務の遂行については、取締役及び執行部門は干渉しないこととし、取締役からの独立性を確保するとともに、当該補助スタッフが監査役の指揮命令に従う旨を当社の役員及び従業員に周知する。
・当該補助スタッフの人事については監査役会の同意を得て実施する。
ⅷ 当社及び当社子会社の取締役・執行役員・使用人が当社の監査役に報告するための体制その他の当社の監査役への報告に関する体制及び当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
・当社の監査役が当社又は子会社の取締役・執行役員・使用人から定期的に職務の執行状況について報告を受けられる体制を整備する。
・当社の監査役が必要に応じ、各事業部門等に関する当社又は子会社の取締役・執行役員・使用人の職務の執行状況について情報を収集することができる体制を整備する。
・当社又は子会社の取締役は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項、重大な法令・定款違反、その他コンプライアンス上重要な事項が生じた場合、当社の監査役へ報告する。
・当社の監査役は、重要なコンプライアンス事項の審議・協議、決定、情報交換・連絡を行う組織であるコンプライアンス委員会に出席することができる。
・当社及び子会社の代表取締役、取締役又は会計監査人は、当社の監査役の求めに応じ、当社の監査役が開催する意見交換会に出席する。
・当社の監査役に報告を行った者が、当該報告を行ったことを理由として不利な取扱いを受けない事を確保するための体制を整備する。
・監査役の職務の執行について生じる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生じる費用又は債務の処理については、監査役の請求等に従い円滑に行い得る体制を整備する。
当社では、各事業の横串機能を担う経営企画部を中心とした全社共通部門が各部門・カンパニーと密接に連携して、リスク管理の強化を図っております。また、監査部が各部門及びグループ各社の業務遂行について計画的に監査を実施しております。
なお、当社群馬製作所における完成検査の不適切な運用に関連して2018年9月28日に公表した調査報告書において、外部専門家(長島・大野・常松法律事務所)より、不適切行為を抑制・察知する内部統制システムの運用に関し、不適切行為を防止するシステム上の牽制機能、検査結果の事後検証プロセス、現場から上位者への通報・報告機能及び監査などのモニタリング機能に脆弱性があるとの指摘を受けました。
当社はこの指摘を真摯に受け止め、既に不適切な性能検査や計測結果の書換えを不可能とする検査システムの導入、完成検査員の生体認証システムの導入及び完成検査ラインへの監視カメラの導入などの対策を実施いたしました。また、完成検査員の教育体制の充実、現場の管理職の増員及びマネジメント層との対話機会の増加など完成検査体制の充実を図ってまいりました。
さらに、既に定期的に取締役会その他の会議体において行ってきている進捗報告に、完成検査業務に関連する経営的課題や完成検査業務の適法性の評価結果の報告を追加する等、現場と経営陣との間で完成検査業務に関わる諸課題の共有化を図り、経営陣による完成検査業務に対する認識・関与を深める等、内部統制システムの運用の見直しを図っております。
以上のほか、業務の適正を確保するための体制の運用状況の概要は以下のとおりであります。
(コンプライアンスに関する取り組みの状況)
当社は、法令、定款、社内規程を遵守するため、各部門にコンプライアンス責任者とコンプライアンス担当者を置き、全社的なコンプライアンス年度方針を基盤として各部門のコンプライアンス計画を立案・実行・報告するというプログラムを運営することにより、全社的なコンプライアンス活動を継続的に行っております。また、2018年4月に法務部より独立させて新設した「コンプライアンス室」(2019年4月よりリスクマネジメント・コンプライアンス室に変更)が、上記活動の全社マネジメント、各部門のコンプライアンス計画の立案・実行を適宜支援しております。
さらに、2018年4月に新設した「正しい会社推進部」の企画・推進のもと、真に「正しい会社」をつくるための全社的な活動を実施し、その中でコンプライアンスの視点からの業務の棚卸し、業務の見直しを行い、経営層との共有を図ってまいりました。なお、2019年4月以降は同部の機能を経営企画本部に移管し、業務の適正確保における重要な取り組みであるとの位置付けのもと、その活動を継続・深化させてまいります。
当社では、かかるコンプライアンス活動を統括する目的で、コンプライアンス規程に則り、取締役会において選任された取締役を委員長とするコンプライアンス委員会を定期的に開催し、重要なコンプライアンス事項に関する審議・協議、決定、情報交換・連絡を行いました。
また、コンプライアンス委員会の効率化及び有効性を確保するために事前協議機関である企画部会で、重要課題の情報交換や意見交換を行い、コンプライアンス年度方針の立案のための協議、当社グループ全体のコンプライアンスのさらなる浸透を図るための協議などを実施しました。
加えて、国内関係会社の経営陣及び実務担当者と、問題事例の情報交換を促進し、当社グループ全体のコンプライアンス遵守レベルの向上を図っております。
さらに、コンプライアンス活動の実効性を高めるため、当社及び国内外の関係会社が設置運営する内部通報制度(コンプライアンス・ホットライン)を積極的かつ適正に運用することにより、当社グループ全体での問題の早期発見と是正に努めております。
(リスク管理に関する取り組みの状況)
当社は、リスクの顕在化と拡大を防止するため、各部門の業務に応じて、規程、マニュアル、ガイドラインなどを定めており、整備した規程類の運用にあたっては、法令等との整合性を適宜図りつつ、必要に応じて見直しを行い、規程類の新規追加・改廃を実施しました。事業性リスクについては、りん議規程を厳格に運用し、決裁済のりん議を取締役及び監査役が閲覧し、各決裁内容に問題なきことを精査・確認いたしました。また、重要性に応じて経営会議及び取締役会で審議し、事業性リスクに対処しました。
加えて、2018年3月に実施した取締役会実効性評価の結果等を踏まえ、取締役会において、これまで以上に当社グループのリスク管理状況等、内部統制に関する報告・議論の充実を図ることを決議いたしました。
全社的な緊急連絡体制については、整備状況を定期的に点検しており、当社に影響を及ぼすおそれのある災害発生時には緊急連絡網を使用した情報共有を随時行っております。
なお、2019年4月より、CRMO(最高リスク管理責任者:新設)が統轄する「リスクマネジメントグループ」を新たに設置し、当該グループを適切に機能させていくことで、さらなるリスク管理の徹底を図ってまいる所存です。
(職務の執行の効率性の確保に関する取り組みの状況)
当社は、執行役員制度を導入しており、取締役の業務執行の権限を執行役員へ委譲する一方、取締役が各種会議に出席することや執行役員から業務報告を定期的に受けることで監督し、取締役の職務執行の迅速化を図っております。
当期は取締役と執行役員の役割及び責任を一層明確化するために、社長をはじめとする役位の位置付けを、取締役に付するものではなく、執行役員に付するものとする定款変更を行うとともに、関連する取締役会規程や執行役員規程の改訂を行いました。加えて、取締役会による監督機能の一層の強化を図るため、社外取締役の増員及びダイバーシティにさらに配慮した役員体制への移行を決議いたしました。
また、取締役会に諮る必要のある重要案件については、経営会議で議論を深め、方向付けをするとともに、必要に応じて資料の早期展開と事前説明を行うことで、取締役会における議論の深化と効率化を図っております。
取締役の職務の執行に係る文書及びその他の情報は、社内規程に則り、適切に保存・保管しております。
(当社及びその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための取り組みの状況)
当社は、当社の執行役員及び使用人に国内関係会社の取締役あるいは監査役を兼務させることにより監査・監督機能を強化するとともに、子会社ごとに定められた管理責任部署を通じて、子会社から定期的及び随時に報告を受け、必要に応じて協議し、当社に重大な影響を及ぼすものは経営会議に報告されました。
また、子会社管理規程に則った運用を徹底するため、子会社案件で当社との事前協議を行うべき案件と子会社判断で決議する案件とを明確に区分し、各々について各子会社から当社への情報伝達ルートを確認するとともに、国内子会社の規程類の整備状況についても継続的に確認を行っております。
さらに、内部監査規程に基づき、当社の内部監査部門が当社及び関係会社の業務監査を実施し、その監査結果は経営会議において報告され、必要に応じて是正措置が取られました。
なお、欧州一般データ保護規則(GDPR)施行対応として当社及び主要子会社において関係規程の整備を完了させ、運用を開始しております。
b. 責任限定契約の内容の概要
当社は、取締役(当会社又はその子会社の業務執行取締役又は支配人その他の使用人である者を除く。)及び監査役との間において、会社法第427条第1項の規定に基づき、同法第423条第1項の損害賠償責任を限定する契約を締結しております。当該契約に基づく責任の限度額は、同法第425条第1項が規定する額としております。
c. 取締役及び監査役の責任免除
当社は、会社法第426条第1項の規定により、取締役会の決議によって、同法第423条第1項の取締役(取締役であった者を含む。)及び監査役(監査役であった者を含む。)の損害賠償責任を、法令の限度において免除することができる旨を定款に定めております。これは、取締役及び監査役が職務を遂行するにあたり、期待される役割を十分に果たすことができる環境を整える目的であります。
d. 取締役の定数
当社の取締役は15名以内とする旨を定款に定めております。
e. 取締役の選解任の決議要件
当社は取締役の選任決議について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上有する株主が出席しその議決権の過半数をもって行う旨及び累積投票によらない旨を、定款に定めております。
f. 中間配当
当社は、株主への機動的な利益還元を行なうため、会社法第454条第5項の規定により、取締役会の決議によって毎年9月30日を基準日として、中間配当を行なうことができる旨定款に定めております。
g. 自己の株式の取得
当社は、会社法第165条第2項の規定により、取締役会の決議によって自己の株式を取得することができる旨を定款に定めております。これは、経営環境の変化に対応した機動的な資本政策の遂行を可能とするため、市場取引等により自己の株式を取得することを目的とするものであります。
h. 株主総会の特別決議要件
当社は、会社法第309条第2項に定める株主総会の特別決議要件について、議決権を行使することができる株主の議決権の3分の1以上を有する株主が出席し、その議決権の3分の2以上に当たる多数をもって行う旨定款に定めております。これは、株主総会における特別決議の定足数を緩和することにより、株主総会の円滑な運営を行うことを目的とするものであります。
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